「オフサイトミーティングって普通の会議と何が違うの？」

「オフサイトミーティングを実施したいけど、どう準備すればいいんだろう...」

「せっかく開催するなら、チームにとって意味のある会にしたい」

そんな悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。

この記事では、オフサイトミーティングの基本的な考え方から、具体的な準備の進め方、当日の効果的な運営方法まで、4つのステップに沿って解説します。

ポイントを押さえれば、初めてのオフサイトミーティング開催でも効果的な会議を実現可能です。

普段の会議とは一味違う、オフサイトミーティング。

オフィスを離れて行う特別な集まりには、通常の会議では得られない大きな価値があります。

本章では、オフサイトミーティングの定義や通常の会議との違いについて解説します。

場所や時間の使い方から、期待される効果まで、順を追って見ていきましょう。

オフサイトミーティングは、通常のオフィスから離れた場所で開催する特別な会議を指します。

「オフサイト（off-site）」には「現場から離れる」意味があり、普段の業務環境を離れて新たな視点や発想を生み出すのが目的です。

オフサイトミーティングの最大の特徴は「非日常性」です。

リゾートホテルの会議室やレンタルスペース、自然豊かなロッジなど、日常の業務環境とは異なる場所で実施します。

開放的な空間でのミーティングは、通常の会議とくらべて参加者の意識や行動に変化が生まれやすくなります。

また、フラットでオープンな場となるため、普段の会議では見られない活発な意見交換を促し、新しいアイデアも生まれやすくなるでしょう。

通常の会議とオフサイトミーティングには、目的、時間、コミュニケーションの3つの面で大きな違いが見られます。

目的の観点では、通常の会議は日々の業務課題解決や情報共有が中心なのに対し、オフサイトミーティングは、長期戦略の策定やチームビルディング、組織の重要課題解決など、本質的なテーマに焦点を当てます。

また、通常の会議は1時間前後で終了するのが一般的ですが、オフサイトミーティングは半日から1日、時には宿泊を伴い複数実にわたり時間をかけて実施するため、テーマを深く掘り下げた議論が可能です。

コミュニケーションの面では、通常の会議では効率的な情報共有や意思決定に重きを置きますが、オフサイトミーティングでは、参加者間の深い対話やお互いの理解を促す仕掛けを用意することで、チームの一体感を作り出せます。

オフサイトミーティングは通常の会議とは異なる特性を活かし、組織やチームの本質的な課題解決と向き合うことが可能な手段の1つです。

オフサイトミーティングは、以下のようなタイミングで特に効果を発揮します。

まず、新年度や四半期の開始時期がおすすめです。

チーム全体で新しいビジョンや目標を共有でき、チームとしての戦略や方向性を明確に定められます。

また、大規模なプロジェクトやキャンペーンの終了後もよいでしょう。

成果の振り返りや次のステップに向けたブレインストーミングなどを実施すれば、新たなアイデアを生み出す絶好の機会になります。

他にも、大幅な組織改編や新規事業の立ち上げ、業績低迷時など、会社組織として大きな変革期にも効果を発揮するでしょう。

チーム単位でも課題解決や新しいアイデアが必要な時期には、オフサイトミーティングが有効です。

ただし、年度末や四半期の締め、重要なプロジェクトのデッドライン直前など、業務がピークを迎える時期は避けましょう。

多忙な状態で実施してしまうと、参加者が業務に気を取られ十分に集中できず、期待していた効果が得られない可能性があるためです。

オフサイトミーティングの目的達成と効果を意識して、参加者がリラックスした状態で集中して臨める時期での開催を検討しましょう。

オフサイトミーティングには、通常の会議では得られない大きなメリットがあります。

具体例を交えながら詳しく解説していきます。

多くの企業では、新チーム発足時や組織改編後のチームビルディングにオフサイトミーティングを活用しています。

オフサイトミーティングでは、日常業務から離れた環境で長時間を共に過ごすため、普段は見られない深い対話に広がりやすいからです。

特に、部署やチームのビジョンを考える場面で効果を発揮しやすいでしょう。
普段の会議室では「効率性」や「数値目標」など表面的な話で終わりがちですが、オフサイトミーティングでは「目標の本質的な意味」や「生み出したい価値」といった深い議論へと発展していきます。

さらに、休憩時間や食事の時間には、普段接点の少ないメンバー同士の交流も活発になります。

自然な会話を通じてお互いの理解が深まり、チームの一体感も着実に強まっていくでしょう。

普段と異なる環境で過ごすと、人の思考や発想は大きく変化するものです。

オフサイトミーティングは普段とは違う場所で行うからこそ、新しいアイデアや解決策を見つけやすくなります。

自然豊かな場所や開放的な空間でのミーティングでは、参加者の心身がリラックスする効果を与えてくれるからです。

さらに、オフサイトミーティングでは参加者が普段の役職や立場を離れ、フラットな関係で意見交換ができます。

緊張や焦りから解放された状態だからこそ、大胆な提案も自然と口に出せるようになり、既存の考え方にとらわれない発想も生まれやすくなるでしょう。

多くの企業では長年解決できなかった組織の課題も、オフサイトミーティングを通じて新たな打開策を見出しています。

組織の壁を超えた自由な議論が、画期的なアイデアを生み出すきっかけになっているのです。

オフサイトミーティングの最大の強みは、誰にも邪魔されない時間を十分に確保できる点にあります。

通常のオフィスでは電話や来客、急な業務対応に追われがちですが、外部と切り離された環境では議論に没頭できるでしょう。

年間計画の策定や新規プロジェクトの立ち上げなど、重要な意思決定には全員が集中して取り組む時間が必要です。

十分な時間を確保できるオフサイトミーティングなら、メンバー全員でじっくりと意見を交わし、一つの課題を様々な角度から検討することも可能なため、本質的な議論を深められます。

通常の会議では時間に追われて結論を急いでしまいがちですが、オフサイトミーティングでは落ち着いて議論を重ねられるため、質の高い結論を導き出せます。

オフサイトミーティングには大きなメリットがある一方で、実施する際には避けられないデメリットも存在します。

ここでは上記の3つのデメリットと、その対処法について解説します。

うまく対処することで、オフサイトミーティングの効果を最大化させていきましょう。

オフサイトミーティングを実施する際、会社から離れて実施するために大きなコストがかかります。

会場のレンタル料、参加者の交通費や飲食代、宿泊を伴う場合は宿泊費など、通常の会議では発生しない費用が必要になります。

特に参加人数が多い場合や、遠方での開催を検討する場合は、予算が大きく膨らむ可能性があるため、注意が必要です。

コストを検討する際は、費用対効果を明確にすることが重要でしょう。

例えば、チームビルディングを目的とする場合、離職率の低下や生産性の向上といった長期的なメリットを試算し、経営層に提示することで理解を得やすくなります。

また、近郊での日帰り開催や、オフシーズンの利用など、日数や場所、時期などを考慮してコストを抑える工夫も効果的です。

通常業務から離れて長時間のミーティングを実施する際には、参加者の業務調整が大きな課題となるでしょう。

複数の部署からメンバーが集まる場合や、顧客対応部署からの参加者がいる場合は、特に入念な準備が必要です。

参加メンバーに関係する業務への影響を最小限に抑えるため、事前のバックアップ体制や緊急連絡の方法も確立しなければなりません。

さらに、関連部署への協力を得るためには、早めの情報共有が重要です。

例えば、日程は2か月後などに設定し、業務調整や各部署との連携を十分にできるよう、余裕を持ったスケジューリングをしたほうが安心でしょう。

また、各部署の繁忙期を把握しておき、参加しやすい時期を選ぶのも大切です。

必要に応じて、参加者が業務から外れる期間中のバックアップ体制を整えたり、通常業務の前倒しをするなど、当日メンバーが気兼ねなくオフサイトミーティングに参加できる状況づくりが望ましいです。

部署責任者とも早めに相談し、全面的な協力を得られる体制を整えていきましょう。

オフサイトミーティングは、フラットな関係で自由な議論をかわせるのがメリットである一方で、議論がまとまらない可能性もあります。

「話は盛り上がったけど、結局ただの楽しい雑談会になってしまった」「いつもの会議とあまり変わらなかった」「具体的な成果が見いだせなかった」などと不発に終わってしまう可能性も否定できません。

成果が出ない原因は、目的やゴールが不明確だったり、参加者が当事者意識が低いままだったり、議論がうまく進行できていない可能性が挙げられます。

このようなリスクを回避するためには、事前の準備が不可欠です。

特に、具体的な目標設定や、適切な参加者の選定、実施後のフォローアップまで含めた綿密な計画を立てることで、期待した成果を得られる可能性が高まります。

適切な準備と当日の進行を行えば、デメリットを解消して効果を最大限に発揮できるでしょう。

オフサイトミーティングの効果を最大限に発揮して成功させるには、事前の準備とスムーズな実施が大切です。

ここでは、初めて実施する方でも成功に導けるよう、4つの重要なステップを詳しく解説していきます。

順番に見ていきましょう。

オフサイトミーティングを充実した内容にするためには、まず目的を明確に定める必要があるでしょう。

「チームビルディング」や「新規プロジェクトの立ち上げ」だけでは漠然としているため、達成したい内容をより具体的に描き出さなければなりません。

たとえば、チームビルディングの場合なら「部署間の情報共有における課題を3つ特定し、解決策を策定する」「今後半年間で取り組む共通目標を設定し、実行計画を立てる」といった明確な目標設定が効果的です。

具体的な目標があれば、当日のプログラム内容も細かく組み立てやすく、成果も測りやすくなるでしょう。

また、参加人数の設定も重要です。

活発な議論を生むには、6〜8名程度のグループ単位が望ましいです。

また、役職や経験年数の組み合わせにも気を配る必要があり、意思決定者が必要か、活発な議論をするために様々な立場のメンバーを入れるなど、目的に応じて選ぶ必要があるでしょう。

会場選びは、オフサイトミーティングの成果を左右する大切な要素の一つです。

最適な場所を選ぶには、目的、アクセス、予算の3つの観点から慎重に検討していく必要があります。

目的に合った環境を選ぶのが第一のポイントです。

斬新なアイデアを生み出したい場合には、自然豊かな環境や大きな窓がある開放的な空間が適しているでしょう。

一方で、重要な議論に臨む際には、適度な緊張感のある会議室タイプの空間が効果的かもしれません。

設備面ではホワイトボードやW-Fiなどの環境やび人が揃っているかも見ておきたいポイントです。

また、空間だけでなく、参加者全員が集まりやすい場所を選ぶのも大切です。

なお、移動時間が長すぎると疲労で集中力が低下してしまうため、非日常感は大切にしつつも、アクセスの良さも考慮に入れましょう。

予算面では会場費、交通費、宿泊費、飲食費など、必要なコストを細かく見積もり、費用対効果を見極めながら最適な会場を決めていきます。

目的を達成できるかどうかから逆算して、参加者の属性や予算に応じて決めていくのが良いでしょう。

効果的なオフサイトミーティングを実現するには、綿密なアジェンダの作成が不可欠です。

ただし、通常の会議とは異なり、より柔軟性を持たせた設計が重要になります。

各議題の時間配分は45分から2時間以内を目安として、集中力が持続できる無理のない範囲で設定しましょう。

また、目的と整合性がとれているかどうかも重要です。

アジェンダができたら、事前に参加者へ共有しましょう。

共有の際に、参加に対する期待値や要望も確認しておくと、内容のブラッシュアップができ、かつメンバーの参加意識も高められます。

当日の進行をスムーズにするためには、ファシリテーターを決めておき、進行の段取りを打ち合わせておくと安心です。

当日は、計画通りの進行を心がけながらも、参加者の様子や議論の展開に応じて柔軟に対応することが大切です。

特にファシリテーターの存在が重要で、よりミーティングを効果的にするために重要な役割を担います。

具体的には、発言が少ない人へ配慮して全員が発言できる機会を作ったり、議論が特定の人に偏らないようにまんべんなく意見が出るように調整したりします。

また、議論が脱線しそうな場合は軌道修正するのもファシリテーターの役目です。

ミーティング終了後は、そのままで終わりにせず、24時間以内には議論の要点や決定事項、次のアクションをメンバー全員で共有しましょう。

その後、参加者全員にアンケートを取り、満足度や目的の達成度合など確認し、次回の改善につなげます。

ミーティングで決まった次のアクションプランは、具体的なものに落とし込み、実際に実行に移すのが大切です。

これらの４つのステップを意識して、オフサイトミーティングをより意義のあるものにしましょう。

オフサイトミーティングの成功には、目的に合った適切な会場選びが欠かせません。

「会場探しコーディネーター」では、お客様のニーズに合わせて最適な会場をご提案いたします。

眺望環境に優れた会場など、都心にありながらもオフサイトミーティングに効果的な「非日常感」を演出できる会場もご紹介可能です。

初めての開催で不安な方も、経験豊富なコーディネーターが親身になってサポートいたします。

会場の選定から当日の運営アドバイスまで、トータルでサポートいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください。

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会場探しコーディネーターメディア編集部

会場探しコーディネーターメディア編集部

運営会社：株式会社シアターワークショップ
“劇場・ホールに関することはなんでもやっている”、トータル・シアタープロデュースカンパニー。40年にわたり構想・計画づくり、設計・施工にも携わる劇場づくりのノウハウをもとに、劇場・ホール・イベントスペース運営の専門家集団として、全国20以上の施設管理を支援。年間1,000件以上のイベントを会場管理者の立場からサポート。企業の新商品発表会、展示会、コンサート、セミナー、企業研修など、幅広い用途に対応する会場選定の実績を持つ。

最適な会場探しのノウハウを発信し、イベント主催者や企業担当者の課題解決をサポート している。

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