「初めて外部の貸会議室の予約を任されたけど、何を確認すればいいのかわからない…」

「予約の具体的な手順を知りたい」

「キャンセル料っていつからかかるの？」

会議室の予約の際に、このように考える方も多いのではないでしょうか。

全国各地に様々な貸会議室が展開されていますが、基本的な流れや手順を押さえておけば、初めての方でも安心して予約できます。

この記事では、貸会議室予約の際に確認すべき3つのポイントと、具体的な予約手順を解説します。

ぜひ最後まで読んで、スムーズに会議室を借りましょう。

貸会議室予約前に確認すべき5つの重要事項

外部の貸会議室を予約する際は、事前に確認しておくべき点が主に5つあります。

これらのポイントを押さえれば、会議の目的に合った最適な会場を選べます。

順番に見ていきましょう。

①参加人数が入れる十分なスペースか

会場選びで最も重要なのが、参加人数に適したスペースの確認です。

会議室を利用する目的や実施内容によって、必要な広さも変わってきます。

参加人数が確定していない段階では、最大人数と最小人数の想定を立てましょう。

また、レイアウトによって必要なスペースは大きく変わります。

例えば、着席形式であれば、机椅子の必要なスクール型レイアウトよりも、椅子のみのシアター形式のほうが収容できる人数は増えてきます。

出典：会場探しコーディネーター｜ヒカリエカンファレンス Room A

さらに、受付スペースや荷物置き場、休憩スペースなども考慮に入れる必要があります。

会議の形式や内容に応じて、余裕を持ったスペース設定を心がけましょう。

②貸会議室レンタルにかかる費用はいくらか

貸会議室の料金体系は、基本料金に加えて、様々な追加料金が発生する可能性があります。

主な料金項目は、以下の通りです。

貸会議室は多くの場合、午前・午後・夜間などの時間枠で貸出しており、時間帯ごとに基本料金が異なります。

また、時間枠を超えての延長が発生する場合は、延長料金がかかります。

机やいすなどの備品は基本料金に含まれている場合がほとんどですが、プロジェクターなどの機材は別途料金としているケースも多いです。

そのほかに、会議室によってオプションで様々なサービスを展開しています。

予約の際は、実施内容と料金表を照らし合わせて料金項目を事前に確認すれば「後で追加精算になって予算を超えてしまった…」といったトラブルを防げます。

また、予約のキャンセルや日程の変更に伴うキャンセル料についても、事前に確認しておくことをお勧めします。

③必要なレイアウト・備品が揃っているか

会議を円滑に進行するためには、必要な設備・備品をもれなくリストアップしましょう。

基本的な設備・備品には、プロジェクター、スクリーン、マイク、ホワイトボード、Wi-Fi環境などがあります。

これらが標準で備わっている会場もあれば、別途料金が必要な場合もあります。

リスト作成時のポイントは、会議の目的や進行方法に応じて必要な設備を具体的にイメージすることです。

例えば、グループワークを行う場合は、移動可能な机や椅子、ホワイトボード、付箋などの文具が必要になるかもしれません。

オンライン参加者がいる場合は、安定したインターネット環境や音響設備が重要になります。

また、予備の設備・備品についても検討しましょう。

プロジェクターのケーブル類や電源タップなど、予備があると安心な備品もあります。

④希望する日程は空いているか

広さや条件が整っていた場合、希望する日程が空いているかどうかが重要でしょう。

実施したい会場が空いていなければ、予約自体ができません。

空き状況は会場によって随時変わってくるため、最新情報はHPや電話等で確認しましょう。

複数の部屋を持つ会議室であれば、希望条件に合った会場を複数教えてもらえます。

なお、仮押さえができる施設と、できない施設があるため、注意が必要です。

⑤利用料の支払い方法やキャンセル可否

貸会議室の予約で多いトラブルが、利用料金の支払いやキャンセル料についてです。

会議室の利用料金は、原則として事前払いになっています。

支払い方法はクレジットカード決済に対応している施設と、請求書払いのみの施設など、会場によって対応が異なるため、詳細は施設に問い合わせてみてください。

なお、飲食手配関係などのオプション料金は事後精算となるケースもあります。

また、予約確定後のキャンセルについても、施設ごとに料金発生タイミングが異なるため、必ず事前に確認するのをおすすめします。

仮予約を伴う施設であれば、仮予約中のキャンセルは無料です。

一方、本予約以降はどの施設も原則としてキャンセル料が発生します。

キャンセル料は、使用開始日から起算して〇日前は〇％など、HPに明記されています。

予約前にルールをよく確認して、トラブルが発生しないように注意が必要です。

貸会議室の予約手順と具体的な流れ

貸会議室の予約は複数のステップに分かれています。

ここでは、スムーズな予約のための具体的な手順を説明します。

1.空室状況を確認する

貸会議室を決める際、まずは条件に合う会場を複数リストアップしましょう。

各会場の空室状況を確認して、空きがある施設を見つけます。

電話やメールで問い合わせる際は、以下の情報を伝えましょう。

また、料金体系や予約の締め切り、キャンセルポリシーなども併せて確認しておくと安心です。

なお、会場検索サイトや予約サイトを利用すれば、希望条件で絞り込み検索したり、該当会場の空き状況をまとめて照会できたりと、効率よく会議室を探せます。

2.会場の下見をする

特に重要な会議や初めて利用する会場の場合は、実際に下見をしたほうが良いです。

下見時の主な確認ポイントは以下の通りです。

実施したい内容がスムーズに実現できるかどうかが、確認すべきポイントです。

特に株主総会や役員会議などを検討している場合、VIP動線や遮音性・セキュリティ面などは入念に確認するのがおすすめです。

資料には細かく記載されていない細かなルールなども存在するため、施設担当者とコミュニケーションを取りながら、疑問点を解消していきましょう。

会場スタッフへの質問例としては、「当日の入室・退室可能時間」「機材の操作サポート体制」「緊急時の対応方法」「荷物の事前送付の可否」などが挙げられます。

スタッフの対応の様子も、会場選びの重要な判断材料となります。

3.予約申し込みする

希望日時に空きがあり、会場の下見も終えて利用を決定する場合は、予約手続きを進めましょう。

利用日時に間違いがないか、希望のレイアウトが実現できるかなど、条件が整っているかを最終確認して、利用申し込みを行います。

申し込みは申し込み書の提出が必要なケースと、Web予約に対応しているケースに分かれます。

日時・利用会場・人数・希望レイアウト・使用備品・その他オプションの利用など、申込書の内容に従い記入していきます。

また、会社で申し込む場合は社判や代表印の押印が必要になるケースもあるため、余裕をもって対応するのがおすすめです。

支払い方法に関しては、当日現金払い、事前振込、請求書払いなど、対応可能な支払い方法は会場によって異なります。

支払い期限や請求書の宛名、領収書の発行方法なども確認しておきましょう。

4.予約内容を確認する

予約申し込みが完了したら、貸会議室の担当より予約内容の確認メールが送られてきます。

会議室予約システムを利用している場合は、システムにログインして予約一覧やスケジュールから確認しましょう。

必要に応じて、内容を保存しておくと後で見返すときに便利です。

5.会場費を支払う

会議室の予約が完了したら、事前に会場費の支払いを行います。

室料の支払い方法は、主にクレジットカードもしくは請求書払いから選択可能です。

支払いのタイミングは請求書が発行されてから2週間以内など、施設によって条件が異なります。

なお、追加の備品やケータリング費用などは事後精算となるケースが多いです。

期日までに支払いを完了させないと、キャンセル扱いとなる場合もあるため、余裕を持った手続きをおすすめします。

6.レイアウトを確定する

会場予約が確定したら、具体的なレイアウトと使用する備品を決めます。

レイアウト図を作成し、机や椅子の配置、プロジェクターやスクリーンの位置、受付の設置場所などを明確にします。

希望の人数が収容できるかなど、会場担当者と相談して、レイアウトを作成しましょう。

会場側で図面を作成してもらえる施設もあるため、確認するのがおすすめです。

多くの会場では、マイクの位置や必要な備品の配置など、詳細に伝えておくことで、当日にセッティングされた状態で利用開始できます。

なお、会場に常備されていない物がある場合は別途手配するか、持ち込みの準備を進めましょう。

キャンセル・変更があった場合の対処法

会議やイベントは、様々な理由で中止や予定の変更がつきものです。

基本的には、貸会議室を予約した後はキャンセル料が発生します。

具体的なキャンセル料については、各施設のキャンセルポリシーに基づいて請求されます。

例えば、利用日の60日前までのキャンセルなら30％、30日前までで50％、1週間前以降は100％など、タイミングによってキャンセル費用を削減できる可能性があります。

予約前にキャンセルポリシーを確認しておけば、変更が生じそうになったらいつまでに判断すればいいのかが明確になるため、スピーディに対応可能です。

日程変更の場合は、会場によってはスライド対応してもらえるケースも存在するため、変更の可能性が出てきたタイミングで会場担当者へ早めに相談しましょう。

貸会議室の予約時によくある3つのトラブル

貸会議室の予約や利用時には、様々なトラブルが発生する可能性があります。

このセクションでは、特に多く見られる3つのトラブル事例と、その具体的な対処法および予防策について解説します。

トラブルの発生を最小限に抑え、万が一の場合でも適切に対応できるようにしておきましょう。

①予約が重複・日程間違いをしてしまった

日々の業務を行いながら、会場予約なども行うと、複数会場予約したままになっていた、予約する日程を間違えてしまった、などのトラブルは起こりがちです。

予約の際の確認メールをよく確認したり、カレンダーに予約した会場の情報を登録するなどの対策が有効でしょう。

万が一、予約の重複や日程間違いが発覚した場合は、すぐに会場に連絡して対応を相談するのがおすすめです。

早めの対応により、代替日程や他の会場を手配できる可能性が高まります。

②想定外の追加費用がかかってしまった

利用日当日に備品を追加したり時間延長したりすると、基本使用料に加えて費用が追加で加算されます。

終了後の追加請求で、想定していたよりも金額がかかってしまうケースもあるでしょう。

このようなトラブルを防ぐには、あらかじめ使用備品をリストアップしたり、準備から撤収まで含めたスケジュールをつくるのが重要です。

また、利用想定の内容で会場に見積を依頼するのも、予算超過を防ぐ対策につながるため、必要に応じて会場担当者へ相談しましょう。

③写真のイメージと実態が違っていた

レンタルした会場の実際の印象が、HP等にアップされている写真と異なるケースは少なくありません。

室内の広さや設備の状態は、写真だけでは正確に把握するのは難しいからです。

例えば、写真では広々と見えた部屋が実際には細長かったり、明るく撮影された会場が実際にはやや暗めだったり...。

このような「想定外」は、会議の雰囲気や成果に大きく影響してしまいます。

そのため、重要な会議や大規模なイベントをお考えの方は、必ず事前見学をおすすめします。

たった1回の下見でも、想像と現実のギャップを無くし、理想的な環境を確保できます。

事前の確認を怠らず、具体的なイメージを持って会場を選べば、当日のトラブルを防ぎ、期待通りの会議を実現可能です。

会場探しの負担を軽減！「会場探しコーディネーター」の活用法

会議やイベントの成功には適切な会場選びが不可欠ですが、時間と手間がかかる作業でもあります。

ここでは、会場探しの負担を大幅に軽減できる「会場探しコーディネーター」のサービスについてご紹介します。

会場コーディネーターに相談するメリット

「会場探しコーディネーター」は、株式会社シアターワークショップの運営するイベントホールや貸会議室を中心に、都内から全国まで幅広いイベント会場を掲載した会場検索サイトです。

会場探しコーディネーターにご相談いただければ、ご自身で会場を探す手間をを大幅に削減できます。

各会場に詳しい専任のコーディネーターが、会議や発表会など様々な用途やご希望に併せた会場をご提案いたします。

また、会場の空き状況も一括で確認できるため、複数の会場に個別に問い合わせる手間が省けるのもポイントです。

無料相談から会場予約までの流れ

空き状況の照会から、見積作成、ご相談事項を専用フォームから送信いただくだけで、順次コーディネーターよりご連絡させていただきます。

会場探しコーディネーターを利用することで、効率的かつ最適な会場選びが可能になります。

特に初めての会場予約や、重要な会議・イベントの際には、ぜひ活用を検討してみてください。

貸し会議室の予約方法を理解して、スムーズな会場予約をしましょう

会議やイベントの成功は、適切な会場選びから始まります。

イベント会場や貸会議室の魅力は、HPの情報や写真だけではわかりません。

実際に会場の下見をすることで、雰囲気や使い勝手を直接確認でき、魅力を最大限に感じていただけます。

また、会場選びから予約までの流れは意外と複雑で、見落としがちなポイントも多いものです。

そこで、私たち「会場探しコーディネーター」が、豊富な経験を活かしてベストな会場をご提案させていただきます。

貸会議室やイベント会場をお探しの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。