記者発表会とは？準備から当日の流れまで7ステップで解説

「記者発表会を任されたけれど、何から準備すればいいかわからない」「記者会見との違いは？」「司会や質疑応答の進め方は？」

そうお悩みの方もいるかもしれません。

記者発表会は準備項目が多く、初めて担当する方にとってはハードルが高く感じられるものです。

しかし、7つのステップで整理すれば、初めてでもスムーズに進められます。

この記事では、記者発表会の基本から記者会見との違い、準備の流れ、当日の司会進行や質疑応答のコツまでを詳しく紹介します。

記者発表会とは？目的と開催するメリット

記者発表会とは、企業や団体が新商品・新サービス・経営方針などの情報をメディア関係者に向けて発信するイベントです。

「プレス発表会」と呼ばれることもありますが、基本的には同じ意味で使われています。

新商品のローンチ、新規事業の発表、業務提携の発表、周年記念イベントなど、さまざまなシーンで開催されています。

記者発表会を開催する3つのメリット

記者発表会を開催することで、プレスリリースの配信だけでは得られないメリットがあります。

ここでは、記者発表会ならではの3つのメリットを紹介します。

メリット1：映像やデモンストレーションで訴求力を高められる

プレスリリースはテキストと画像が中心となるため、伝えられる情報には限界があります。

一方、記者発表会では映像を流したり、実際に製品のデモンストレーションを行ったりできます。

新商品の使用感やサービスの魅力を、五感に訴える形でメディア関係者に伝えられるのが大きな強みです。

特に、文章だけでは伝わりにくい製品の質感や操作性をアピールしたい場合に効果を発揮します。

メリット2：メディア関係者と良好な関係を構築できる

記者発表会は、メディア関係者と直接顔を合わせてコミュニケーションを取れる貴重な機会です。

発表後の質疑応答や名刺交換、個別取材対応を通じて、記者やライターとの関係を深められます。

良好な関係を築いておくことで、今後のプレスリリース配信時にも取り上げてもらいやすくなります。

継続的な広報活動を見据えると、人脈づくりの場としても記者発表会は有効です。

メリット3：複数のメディアに同時に情報を届けられる

記者発表会では、一度の開催で複数のメディア関係者に情報を届けられます。

個別に取材対応を行う場合と比べて、効率的に露出を獲得できるのがメリットです。

新聞、テレビ、Webメディア、業界専門誌など、さまざまな媒体に同じタイミングで情報を届けられます。

発表のインパクトを最大化したい場合には、記者発表会の開催が効果的な選択肢となります。

記者発表会と記者会見の違い

記者発表会と記者会見は混同されがちですが、開催の目的や性質に違いがあります。

記者発表会は企業側が能動的に情報を発信するのに対し、記者会見はメディアや社会からの要請に応じて開催されるケースが多いのが特徴です。

記者発表会は新商品発表や新規事業の告知など、ポジティブな内容が中心となります。

一方、記者会見は不祥事への説明や謝罪、緊急事態への対応など、受動的に開かれることが多くなっています。

記者発表会は華やかな演出を取り入れることもありますが、記者会見はシンプルで厳粛な雰囲気で行われるのが一般的です。

記者発表会の準備7ステップ

記者発表会を成功させるには、計画的な準備が欠かせません。

ここでは、準備段階で押さえておくべき7つのステップを順番に解説します。

ステップ1：開催日時を決定する

メディア関係者が参加しやすい日時を選ぶことが重要です。

一般的には平日の11時〜14時での開催が多い傾向にあります。

曜日は火曜・水曜・木曜がおすすめです。

月曜は週明けの業務対応、金曜は翌週の準備で忙しいメディアが多いため、避けたほうが無難でしょう。

早朝からの準備で午後には終わっているケースも多く、専用プランを用意している会場もあります。

ステップ2：会場を手配する

会場選びでは「アクセスの良さ、必要な設備、発表内容に合った雰囲気」の3つを重視するとよいでしょう。

都心部のターミナル駅から徒歩圏内であれば、多くのメディアが参加しやすくなります。

また、マイク、プロジェクター、照明など、発表に必要な機材が揃っているかも事前に確認してください。

ステップ3：発表者・司会者を決定する

発表者は、発表内容に精通した役員や事業責任者が務めるケースが一般的です。

司会者は社内の広報担当者が担うこともあれば、プロの司会者に依頼することもあります。

発表内容の重要度やイベントの規模に応じて検討しましょう。

ステップ4：メディアリストを作成し案内状を送付する

自社の業界やテーマに関連するメディアをリストアップし、案内状を送付します。

送付のタイミングは、開催日の2週間前が目安とされています。

また、出欠の締め切りは1週間前に設定しておくと、当日の準備がスムーズに進みます。

ステップ5：プレスリリース・配布資料を準備する

当日配布するプレスリリースや補足資料を作成します。

発表内容の要点、製品やサービスの詳細、登壇者のプロフィールなどを盛り込みましょう。

写真やデータを添付すると、記事化の際に活用してもらいやすくなります。

ステップ6：司会台本・タイムスケジュールを作成する

当日の進行をスムーズにするため、司会台本とタイムスケジュールを作成します。

開会挨拶、発表、質疑応答、閉会挨拶など、各パートの時間配分を明確にしておきましょう。

想定外の事態にも対応できるよう、予備の時間を設けておくと安心です。

ステップ7：リハーサルを実施する

本番前には必ずリハーサルを行いましょう。

発表者のプレゼンテーション、映像や音響の動作確認、司会の進行確認など、本番と同じ流れで通しておくことで、当日のトラブルを防げます。

あらかじめ当日のスケジュールに入れておくと安心です。

記者発表会当日の流れ

準備が整ったら、いよいよ本番です。

当日の流れを把握しておけば、落ち着いて対応できます。

開場・受付対応

開始時刻の30分〜1時間前には会場を開け、受付を開始します。

来場したメディア関係者には名刺を受け取り、配布資料を渡しましょう。

座席への案内もスムーズに行えるよう、スタッフの配置を事前に決めておいてください。

開会〜発表〜質疑応答

司会者の開会挨拶からスタートし、発表者によるプレゼンテーションへと進みます。

発表後は質疑応答の時間を設け、メディアからの質問に丁寧に回答しましょう。

質疑応答はメディアにとって貴重な取材機会となるため、十分な時間を確保するとよいでしょう。

閉会後のフォローアップ

閉会後は、個別取材を希望するメディアへの対応を行います。

当日参加できなかったメディアには、プレスリリースや資料を送付してフォローアップしましょう。

後日、掲載された記事のクリッピングを行い、効果測定に活用してください。

司会進行と質疑応答を成功させるコツ

記者発表会の印象を左右するのが、司会進行と質疑応答です。

ここでは、それぞれを成功させるためのポイントを紹介します。

司会進行で押さえるべき3つのポイント

司会進行では、「時間管理」「雰囲気づくり」「トラブル対応」の3点が大切です。

タイムスケジュールに沿って進行しつつ、会場全体の雰囲気を見ながらの柔軟な対応が必要です。

機材トラブルなど想定外の事態が起きた際も、落ち着いて対処することが求められます。

質疑応答を円滑に進めるための準備

質疑応答を円滑に進めるには、事前に想定質問リストを作成しておくことが欠かせません。

発表内容に対してどのような質問が出るかを予測し、回答を準備しておきましょう。

ネガティブな質問への対応も事前にシミュレーションしておくと安心です。

質問が出ないときの対処法

質疑応答で質問が出ない場合は、司会者から「よくいただく質問として〜」と話題を振る方法があります。

また、事前に親しいメディア関係者に最初の質問を依頼しておくのも有効です。

沈黙が続くと会場の雰囲気が重くなるため、あらかじめ対策を講じておきましょう。

記者発表会の会場選びで押さえたいポイント

記者発表会の成功には、適切な会場選びも重要な要素です。

アクセスの良さ、必要な設備が揃っていること、想定人数に合った収容規模の3点を基準に検討しましょう。

会場探しに不安がある場合は、会場探しコーディネーターに相談するのも一つの方法です。

イベントの目的や条件に合った会場を提案してもらえるため、初めての方でも安心して準備を進められます。

会場選びの詳細については、以下の記事も参考にしてください。

▶ 発表会会場の選び方｜確実に押さえておきたい5つのポイントとは？

まとめ

記者発表会は、自社の情報をメディアに向けて発信する貴重な機会です。

記者会見との違いを理解し、7つのステップで計画的に準備を進めれば、初めての方でも成功に導けます。

開催日時の決定から会場手配、案内状の送付、リハーサルまで、一つひとつ丁寧に進めていきましょう。

当日は司会進行と質疑応答がスムーズに進むよう、事前準備を徹底してください。

会場探しや準備でお困りの際は、会場探しコーディネーターにお気軽にご相談ください。