「イベント会場を探すのに時間がかかりすぎる」

「理想の会場が見つからない」

「予算オーバーが心配」

このようなお悩みは、イベント担当者の方々からよく聞きます。

本記事では、効率的な会場検索の方法から、目的に応じた選び方、さらには会場選びの失敗を防ぐポイントまで解説します。

この記事を読むことで、理想の会場を見つけるためのノウハウが身につきます。

イベント会場を検索する際、思ったように希望する会場が見つけられず苦労している方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本章では、会場検索でよくある悩みについて紹介しつつ、解決策もお伝えします。

それぞれ確認していきましょう。

都内の人気会場は、とくに年度末や年度始めに予約が殺到します。

希望通りの日程を確保するには、3か月前、場合によっては半年前から動き出す必要があります。

大規模ホールなどになってくると、1年前～3年前から動き出すケースもあるほどです。

新入社員研修や株主総会など、日にちを変更しづらい行事では、早めの会場確保が欠かせません。

第一希望の日程が取れない可能性も考え、前後1週間ほどの予備日を設定しておくと安心です。

「駅から近い」「100名収容可能」「プロジェクター完備」など、求める条件が増えるほど、選べる会場は限られてきます。

特に、都心での大人数のイベントや、特殊な設備が必要なケースでは、理想通りの会場を見つけることが困難です。

条件の優先順位を明確にし、譲れない条件と妥協可能な条件を分けることが、効率的な会場探しのコツと言えます。

東京都内には数多くのイベント会場が存在します。

ホテルの宴会場、貸し会議室、レンタルスペース、複合施設内のホールなど、選択肢は豊富です。

しかし、情報が多すぎると比較に時間がかかり、かえって決めにくくなってしまいます。

まず目的や規模から会場の種類を絞り、その中から具体的な候補を探していくと、効率よく選べます。

会場費は基本料金だけでなく、様々な追加費用が発生します。

設備利用料、延長料金、清掃費、オペレーター費用など、想定外の支出で予算オーバーとなるケースが少なくありません。

見積もりの時点で、こうした追加費用も含めた総額を確認しておくことが大切です。

会場検索の中で、希望条件の会場が複数ヒットした場合、不明点などがあった場合は個別に連絡する必要があるでしょう。

複数の会場担当者に個別に連絡を取るのは、時間と労力がかかる大きな負担です。

会場を決めるまでには、空き状況の確認、見学の日程調整、見積もりの依頼、細かい条件の確認など、たくさんのやり取りが必要になります。

これらの作業を会場ごとに行うと、膨大な時間を費やすことになります。

このような手間を省くには、一度の問い合わせで複数の会場を比較できる予約サイトや仲介サービスの利用が効果的です。

会場探しの時間を大幅に短縮でき、より本質的な検討に時間を使えるようになります。

本メディアを運営する当社（株式会社シアターワークショップ）が運営する会場であれば、複数会場を同時に空き状況の紹介や見積もり取得、仮予約や内覧対応などは専任の営業担当者が横断してご案内可能です。

複数の窓口担当と個別のやり取りが不要なため、手間なく複数の会場を比較検討できます。

サービスの資料請求・ご相談はこちらから

今すぐ無料で問い合わせる

ネットで会場を探すときは、検索方法を工夫することで、欲しい情報にたどり着きやすくなります。

目的に合った会場を見つけるには、地域名、使用目的、必要な広さなどを組み合わせて検索すると良いでしょう。

具体的には、以下のようなキーワードを入れて探します。

さらに細かい条件で絞り込みたい場合は、「会場の検索に特化した」ウェブサイトを使うと便利です。

イベントの内容によって、会場選びで重視したい点は変わってきます。

以下では、イベント別に見るべきポイントについて解説します。

それぞれの特徴を見ていきましょう。

セミナー・講演会では、参加者が話に集中できる環境を整えることが大切です。

外の音が聞こえにくい会場で、スクリーン前の照明の調整や、室温が適切に管理できる場所を選びましょう。

また、参加者全員がスクリーンを見られるよう、天井が高く、柱のない広い空間であるのが望ましいです。

パーティーや懇親会では、参加者同士が交流しやすい雰囲気が大切です。

都心の夜景が見える会場や、印象的な内装があると、自然と会話が生まれやすくなります。

また、料理の持ち込みができるか、受付や荷物置き場のスペースは十分かなども、事前に確認しておきましょう。

展示会・商談会は、商品やサービスを魅力的に見せられる環境が必要です。

天井が高く、スポットライトが使用できたり、電源が使いやすい位置にあることがポイントです。

ブースを多く設ける場合は、来場者が快適に過ごせる通路幅が確保できるレイアウトを組めるかも意識しましょう。

大きな展示物がある場合は、運び入れる通路に問題がないかも確認が欠かせません。

イベント会場を効率的に探すために、会場検索サイトの活用は欠かせません。

ここでは、用途や規模に応じて使い分けたい、おすすめの検索サイトをご紹介します。

スペースマーケットは、国内最大級の多目的レンタルスペースのプラットフォームです。

20,000件以上の会場を掲載しており、15分単位で直接予約が可能となっています。

小規模のワークショップやパーティ、動画配信や撮影スタジオ、テレワーク向けの個室まで、少人数で使える会場を見つけられるのがポイントです。

また、アプリで予約から支払いまで一元管理しており、利用までの手続きがスムーズなのは、個人利用の方にとっては利便性が高いと言えます。

加えて、口コミや実際の利用写真も豊富で、会場の雰囲気を事前に把握しやすいのが特徴です。

小規模なワークショップや撮影会などにも使いやすい会場が見つかります。

インスタベースは、Rebaseが運営する国内最大手のレンタルスペース予約サイトです。

39,000件以上の会場を掲載しており、幅広い用途のイベント会場を探せます。

短期のポップアップストアやクリエイター向け撮影スタジオ、オフィス会議室から劇場ホールまで、幅広い会場が登録されています。

即時予約が可能な会場も多く、急なイベントの場合でも会場確保がしやすいのが特徴です。

また、用途別での絞り込み機能も充実しており、目的に合った会場を見つけやすくなっています。

Plateと呼ばれるサービスもあり、飲食のデリバリーやケータリングサービスの手配も可能なため、パーティ利用などではまとめて手配ができるため、手間なくイベントを実施できます。

会議室.COMは、アスノシステムが運営する法人向けビジネス系イベント会場の特化サイトです。

全国5,000件以上の会議室やイベントホールを掲載しています。

100名以上のセミナーや研修、学会や株主総会、ハイブリッド配信会場など、会議・セミナー利用の会場に特に強みを持っています。

エリア・人数・広さの他、利用目的に応じて22項目から詳細検索できるのが特徴で、目的に合った会場を探しやすくなっています。

ビジネス利用に特化した会場を探すなら、会議室.COMが便利です。

VENUE LINKは、電通ライブが運営するビジネスイベント特化型の会場検索サイトです。

首都圏を中心に厳選された会場データベースを備えており、イベント主催者の多様なニーズにこたえています。

VIP動線や荷捌き場有無など、イベントのプロ目線での検索項目や、「利用イメージ」での検索機能など、より利用イメージが膨らみやすい利用者視点での検索方法を導入しています。

また、イベント制作のプロに直接相談もできるため、会場探しからイベント制作まで一気通貫でサポートが受けられるのが特徴です。

首都圏のビジネスイベント会場を網羅しているため、一からイベント制作までお願いしたい人には特におすすめです。

出典：https://kaijosagashi.theatre-workshop.co.jp/

会場探しコーディネーターは、総合劇場プロデュース会社であるシアターワークショップが運営する会場検索サイトです。

劇場の設計から運営支援まで、一気通貫でサポートをしているイベント会場運営の専門チームが、会場選びから運営まで伴走支援します。

コンサートや演劇公演ができる会場から、展示会・展覧会、会議・セミナーなど、幅広いジャンルのイベントに対応する会場を複数運営しており、会場に詳しい専門スタッフによって、イベントの目的に合わせて最適な会場を一括で提案してもらえるのが特徴です。

見積もりや空き状況の一括取得や会場下見のアテンドなど、きめ細かいサポートを受けられるため、初めてイベントを担当する方でも安心です。

「いくつか検索サイトを見たけれど、結局どれを選べばいいか分からない…」
そんな方におすすめなのが、プロが最適な会場を提案してくれる「会場探しコーディネーター」です。

💡 無料で希望条件を伝えるだけで、最適な会場を一括提案。
💡 空き状況や見積もりの取得も代行してくれるので、手間なく会場探しが完了。

イベント会場探しにお困りでしたら、まずは無料でご相談ください。

イベント会場探しなら
「会場探しコーディネーター」へまるっとお任せ

今すぐ無料で問い合わせる

会場選びは、時間に余裕を持って進めれば、特別難しい作業ではありません。

以下の点に気をつけることで、理想の会場が見つかりやすくなります。

特に初めてイベントを担当する方は、経験豊富な会場スタッフやイベントのプロに相談すると安心です。

「会場探しコーディネーター」なら、当社の専門スタッフが皆様の理想のイベント実現に向けて伴走いたします。

イベント会場探しのお問い合わせは、完全無料です。

まずは気軽にご相談ください。

サービスの資料請求・ご相談はこちらから

今すぐ無料で問い合わせる

Author Profile

梶田　臨

梶田　臨

テストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテストテスト