「社内の雰囲気をよくしたい」

「社外ともっとつながりを持ちたい」

そんな想いから“交流会”を検討し始めたものの

「そもそも交流会って何をするの？」

「会場や準備ってどうすればいい？」

と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、社内イベントを企画する人事・総務の方や、ネットワーキングを通じてビジネスチャンスを広げたいイベント担当者に向けて、交流会の基本的な知識から企画・準備のステップ、さらに会場選びのポイントまでをわかりやすく解説します。 
ただの「飲み会」で終わらせず、関係性を深めるきっかけになるような交流会を実現するための実践的なヒントをお届けします。
目的に合った会場をスムーズに探せる方法も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

職場の人間関係を深めたい、社外のネットワークを広げた。

そのようなニーズに応えるのが交流会です。

しかし、一言で交流会といっても、その目的や形式は多岐にわたります。

この章では、交流会の基本的な定義と目的、社内と社外での違い、そして代表的な形式について整理します。

交流会とは、共通のテーマや目的を持った人々が集まり、意見や情報を交換する場を指します。

ビジネスの場では、社内のコミュニケーション活性化や、新たな人脈の形成など、具体的な目的を持って開催されるケースが多く見られます。

たとえば、部署をまたいだ懇親会では、普段接点の少ない社員同士が関係を築くきっかけとなり、チーム間の連携もスムーズになります。

社外の異業種交流会では、これまで接点のなかった人との出会いが新たな事業機会に発展する可能性もあります。

このように、交流会は人とつながるための手段であると同時に、組織の成長を支える重要な取り組みです。

交流会には、大きく分けて「社内向け」と「社外向け」の2種類があります。

それぞれの目的やメリットを理解することで、開催目的に合った形式を選びやすくなります。

社内交流会の主な目的は、社員同士の信頼関係構築やエンゲージメントの向上です。

たとえば、あるIT企業では月1回のランチ会を実施することで、部署間の会話が活発になり、離職率の低下につながったという事例もあります。

一方、社外交流会は異業種のビジネスパーソンとのつながりを目的としたネットワーキングの場です。

業界を超えた情報交換や、新規顧客の開拓、採用活動における企業PRなど、企業にとって多角的なメリットが期待できます。

代表的な交流会の種類には以下のようなものがあります。

形式ごとに目的や必要な設営が異なるため、事前に種類ごとの特徴を把握することが重要です。

たとえば、自由に移動しやすいレイアウトが求められる交流型イベントでは、立食スタイルの会場が好まれる傾向にあります。

目的に合った会場を選ぶと、より効果的な交流会を開催可能です。

交流会は人と人とをつなぐ場として機能するだけでなく、企業活動全体にも大きな効果をもたらします。

ここでは、社内におけるチームビルディング、社員の定着促進、さらに社外における営業機会や人脈形成といった多角的なメリットについて具体的に解説します。

日々の業務において、円滑なコミュニケーションは不可欠です。

交流会は、社員同士がリラックスした状態で関係性を築く場として、チームワークの強化に大きく貢献します。

例えば、あるIT企業では、部門を横断したランチ会を月1回開催。これにより、業務上の相談や連携が自然と生まれやすくなり、プロジェクトの進行がスムーズになったと報告されています。特にテレワークが増えている今だからこそ、リアルな交流の場は、組織力の底上げに欠かせない要素となります。

交流会は、働きやすい職場づくりの一環としても重要です。

社員同士が自然な形でコミュニケーションを取ることで、帰属意識が高まり、結果として離職率の低下にもつながります。

また、採用活動の一環として行う内定者懇親会や若手社員との交流イベントは、企業文化を「体感」してもらう絶好の機会です。

交流会を導入したことで、内定辞退率が改善するなどの事例もあり、結果的に採用コストの削減にも貢献できる可能性があります。

異業種交流会や業界イベントに参加することで、普段接点のない分野の人々と出会える機会が広がります。

これは、営業活動だけでなく、新たなビジネスの種や業界情報を得る上でも非常に価値のある場です。

営業職にとっては、見込み顧客との最初の接点をつくる場として、また経営者や新規事業担当にとっては、他社の実践例を参考にする場として活用されています。

重要なのは、その場限りで終わらせず、次の商談や連絡へと関係性を継続させることです。

そのためには、交流の目的設計とアフターフォローの仕組みづくりが不可欠です。

交流会はうまくいくかどうかは、企画段階の準備に大きく左右されます。

ただ人を集めるだけではなく、明確な目的と対象に基づいた設計が重要です。

この章では、実務担当者が押さえておきたい企画のステップを順を追って解説します。

まず着手すべきは、「何のために、誰のために」交流会を開くのかをはっきりさせることです。

目的と対象が不明瞭なままでは、コンテンツがぶれやすく、参加者の満足度を下げる原因となります。

例えば、新入社員の歓迎を目的とするなら、既存社員との交流を促す形式が求められます。

一方、外部の取引先との関係構築を目的とする場合には、自社紹介や共創を促すようなワークなどの時間が効果的です。

目的と参加者像が明確になれば、会場選びからコンテンツ設計まで、全体設計に一貫性が生まれます。

交流を活性化させるには、自然な流れで会話が生まれるような進行管理が必要です。

そのためには、時間ごとのプログラムを明確にし、各パートに目的を持たせるのが良いでしょう。

一般的な、交流会での進行例は以下の通りです。

単なる立食や名刺交換だけでは交流が深まりにくいため、グループ分けやテーマ提示など、話しやすい仕掛けを用意すると良い結果が得られます。

交流会を盛り上げるには、会場の雰囲気も重要です。

早めに準備すべき事項を洗い出し、実施までのスケジュールに落とし込んでおくことが重要です。

主な準備内容は、以下のとおりです。

なかでも「会場の選定」は、イベント全体の雰囲気と交流のしやすさを左右します。

次章では、交流会に適した会場の特徴や、選定時に見落としやすいポイントについて詳しく解説していきます。

交流会の質は、会場選びによって大きく左右されます。

どんなに企画や進行が優れていても、空間が適切でなければ、参加者のコミュニケーションは思うように進みません。

この章では、交流会に適した会場の特徴や、開催形式別の選び方、そして見落としがちな注意点を整理してご紹介します。

都内で会場をお探しの方は「【渋谷駅チカ】規模別イベントホール5選｜セミナー・展示会に最適な会場を紹介」もご参照ください。

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参加者が自然に会話を始められるような会場だと、参加者も居心地よく過ごすことができるでしょう。

立食形式が可能な広々としたレイアウト、ゆとりのあるテーブル配置などは、快適な時間を過ごすうえで重要です。

また、適度な照明とBGMが場の緊張を和らげる効果もあるため、音響設備や映像機器の充実、控室や休憩スペースの有無といった付加価値も、イベント全体の質を底上げしてくれます。

ただし、交流が目的のイベントである以上、演出ばかりにこだわるのではなく「話しやすさ」を生み出す空間かどうかを重視しましょう。

近年、交流会は開催形式の多様化が進んでおり、それぞれに適した会場環境が求められます。

主な形式とその特徴は以下の通りです。

たとえば、支社が全国に点在する企業では、なかなか全員が一堂に会する機会を設けるのは難しいです。

そのような場合は、主要拠点で対面交流を行いながら、それ以外の拠点とオンラインでつなぐハイブリッド開催が有効です。

参加者の特性や交流の目的に応じて、最適な形式を選定しましょう。

会場を選ぶ際、広さやアクセスだけで判断してしまうのはもったいないです。

実際の運営で支障が出やすい、見落としがちな点も確認しておきましょう。

また、可能な限り下見を行い、当日の動線や雰囲気を確認しましょう。

写真や間取り図だけでは把握できない「現場感」が、イベントの満足度を左右することも少なくありません。

交流会を成功させるには、空間や進行管理も重要ですが、何より「雰囲気づくり」が大切です。

とくに初対面の場では、参加者が緊張せずに会話できる工夫が重要です。

この章では、アイスブレイクの具体例、交流の“その後”につなげる方法を紹介します。

交流会の開始直後は、場が固くなりがちです。

その緊張を解くために効果的なのが「アイスブレイク」。

参加者が安心して話せる雰囲気を短時間でつくる手段として、多くの企業で取り入れられています。

たとえば、以下のような形式があります。

こうした仕掛けは、笑いや共感を誘うと同時に、「話すこと」への心理的ハードルを下げてくれます。

短時間で参加者同士の距離を縮められるため、会の雰囲気を柔らかくするには非常に有効です。

会話が盛り上がっても、イベントが終わった瞬間に関係が途切れてしまっては意味がありません。

交流を一過性にせず、継続的な関係につなげるためには「フォロー設計」が欠かせません。

こうした仕掛けがあることで、参加者同士の関係がイベント後も続きやすくなります。

特に営業や採用が目的の場合、信頼構築のきっかけとして有効です。

交流会の成功を左右する要素のひとつが「会場選び」です。

しかし、すべてを自力で手配するとなると、膨大な時間と手間がかかり、業務との両立に悩む担当者も少なくありません。

そんなときに頼りになるのが、会場手配に特化したプロのサポートです。

最後に、自分で探す場合との違いや、専門サービスを活用するメリットを解説します。

自力で会場を探す場合、情報収集から問い合わせ、下見の調整まで、すべてを自分で行う必要があります。

一見すると柔軟に動けるようにも思えますが、以下のような課題がつきまといます。

• 会場ごとの条件や設備を把握するのに手間がかかる
  
  
• 見積もりや空き状況の確認で複数の連絡を取る必要がある
  
  
• 音響やレイアウトなど、「交流しやすさ」の判断が難しい
  
  

結果として、調整負担が増え、通常業務に支障をきたすリスクもあります。

特に初めて担当する場合は、会場選びに思った以上の時間を取られてしまうことが少なくありません。

こうした課題を解消できるのが、当社の運営する「会場探しコーディネーター」などの会場マッチングやコーディネートの専門サービスです。

利用者の目的や予算、人数に応じて、条件に合った複数の会場をプロが提案し、見積もりや下見まで代行してくれます。

• イベント目的に応じた最適な会場を比較・提案してくれる
  
  
• 設備・飲食・空間演出まで含めて一括で確認・手配が可能
  
  
• 専門スタッフによる「交流しやすさ」への配慮も加味されている
  
  

そのため、担当者は本来注力すべき交流内容や進行設計に集中できるようになります。

業務効率の向上とイベント品質の両立を図るうえで、非常に心強い存在です。

会場選びに迷ったら、まずはプロの目で最適な選択肢を提案してもらうのがおすすめです。

たとえば当社では、以下のようなサービスを提供しています。

交流会の目的にぴったり合った空間を、一緒に見つけてみませんか？
まずは以下よりお気軽に、会場の一例をご覧いただけます。

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会場探しコーディネーターメディア編集部

会場探しコーディネーターメディア編集部

運営会社：株式会社シアターワークショップ
“劇場・ホールに関することはなんでもやっている”、トータル・シアタープロデュースカンパニー。40年にわたり構想・計画づくり、設計・施工にも携わる劇場づくりのノウハウをもとに、劇場・ホール・イベントスペース運営の専門家集団として、全国20以上の施設管理を支援。年間1,000件以上のイベントを会場管理者の立場からサポート。企業の新商品発表会、展示会、コンサート、セミナー、企業研修など、幅広い用途に対応する会場選定の実績を持つ。

最適な会場探しのノウハウを発信し、イベント主催者や企業担当者の課題解決をサポート している。

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