「予算内で適切な会場が見つかるだろうか」
「必要な設備は全て揃っているのか」
「人数規模に合った会場を効率的に探すにはどうしたらいいのか」
初めてイベントの企画を任されて会場を探す際に、このような不安を感じる方も多いでしょう。
本記事では、イベントの規模や目的に応じた会場選びのポイントを、実例を交えながら詳しく解説していきます。
セミナーや講演会、パーティー、展示会など、イベントの種類別に押さえるべきポイントや、規模に応じた会場の選び方、さらには契約時の注意点まで網羅してご紹介。
「失敗しない会場選び」のためのノウハウを、10年以上の会場運営での経験を基に徹底的にお伝えします。
最後まで読めば、これから会場を探す方はもちろん、すでに会場探しを始めている方にとっても、必ず役立つ情報が見つかるはずです。
いきなりイベント会場を探す前に、イベントの条件を洗い出す必要があります。
事前準備をしっかりとするかどうかで、会場の選び方も大きく変わってくるからです。
適切な準備を行えば、会場探しの時間や、予算やスケジュールの無駄を省けます。
特に初めてイベントを担当する方は、必ずこの準備段階を丁寧に行うのがおすすめです。
イベント会場を探す際は、まずは開催日時の候補を複数決めておくのが大切です。
特に人気なエリアや大規模な会場は、1年前～半年前には予約が埋まってしまうケースも少なくありません。
第一候補の日程を中心に、代替日も含めて3つほど設定しておくと探しやすくなるでしょう。
また、平日と週末とでは料金を変えている会場や、ダイナミックプライシングを採用している所もあるため、シーズンも含めて考慮するのがおすすめです。
価格差を設けている会場の場合、週末より平日のほうが20～30％程度安くなる傾向にあります。
参加者の集まりやすさだけでなく、予算とのバランスも考慮して、適切な日程を検討していきましょう。
会場の広さは、参加人数だけでなく、イベントの内容や必要な設備によっても大きく変わってきます。
スペースを検討する際は、以下の点にも考慮する必要があるでしょう。
また、消防法の観点から必要な通路幅の確保や、参加者が快適に過ごせる十分なスペースがあるかも重要です。
特に展示会などでは、出典ブースと通路幅のバランスを考慮しないと、人が滞留してしまうなどの懸念もあります。
トークショーやライブコンサートなどの場合はステージや機材置き場など、設置物のスペースも確保が必要になるでしょう。
イベントの目的や性質に併せて、適切な広さを検討しましょう。
会場費の予算設定では、純粋な会場利用料だけでなく、付帯設備や人件費なども考慮する必要があります。<div>
一般的なイベントにかかる費用は以下の通りです。
このうちイベント会場の費用は、全体の60％ほどと言われています。
例えば、100名規模の会議室等のレンタルスペースでは、1日当たり30万円前後が相場となります。
加えて備品代や機材費が上乗せされるケースが多く、実際にはそれ以上の金額がかかるのが一般的です。
当社の運営している施設の渋谷キャスト スペースでは、100名規模の多目的ホールで、基本的な備品や音響設備の利用を含めて40万円（税抜き）と料金体系がシンプルでわかりやすくなっています。
※映像機材の利用は別途料金
イベントの内容や目的によって、会場選びで重視すべきポイントは大きく異なります。
ここでは、代表的なイベントタイプ別に、会場選びで特に注意すべきポイントを解説します。
ポイントを押さえれば、参加者の満足度を高め、イベントの目的を確実に達成することができます。
セミナーや講演会では、参加者全員が快適に講演を聴講できる環境が最も重要です。
具体的には、以下のようなポイントに注目して会場を選びましょう。
基本的には来場者の視点に立って選んでいくのが重要ですが、登壇者の人数に応じたマイクの本数や、飲食の手配可否など、関係者への配慮も大切です。
パーティーや懇親会では、参加者同士が自由に交流できる空間作りが重要です。
会場を決めるときは、次のような点に気を配ると良いでしょう。
基本的には、参加者が快適に過ごせる環境を提供できるかを重視するとよいでしょう。
さらに、ケータリング業者を外部から入れるような場合、作業スペースがあるかどうかも大切です。
会場内ですべて完結させる必要がある場合、その分参加者が過ごすためのスペースが縮小されてしまいます。
展示会や商談会を実りあるものにするには、出展者が使いやすく、来場者が快適に見学できる会場作りが欠かせません。
会場探しでは、以下のような項目を念頭に置くと良いでしょう。
展示会や商談会は、出展者と来場者の双方が満足できる場所であることが大切です。
展示品の大きさや形状に合わせた十分なスペース、電源やインターネットといった設備面の充実、そして快適な空調環境など、細かな要素にも目を配る必要があります。
出展者が展示や商談に集中でき、来場者が快適に見学できる環境を整えることで、ビジネスチャンスを最大限に引き出すことができるでしょう。
イベント会場の探し方として、インターネットで検索をする人がほとんどではないでしょうか。
検索の際は、以下のポイントを押さえると効率的に探せます。
イベントの条件に合う会場が複数出てきた場合は、エクセルなどで比較表を作成すると、検討する際に役立ちます。
また、以下のような会場検索サイトを活用するのが効率的でおすすめです。
加えて、本メディアを運営している「会場探しコーディネーター」サイトでは、当社（株式会社シアターワークショップ）が運営しているイベントホールや会議室、イベントスペース等を中心に紹介しています。
掲載している会場は当社が直接運営に携わるホールばかりの為、各会場に詳しい専任のコーディネーターが、イベントの目的や内容・規模など、ご希望に併せた最適な会場をご提案可能です。
会場の見積もりを依頼する際は、具体的な情報を正確に伝えることで、適切な料金と会場を提案してもらえます。
具体的には、以下のような情報を伝えましょう。
会場の見積もりを依頼する際には、利用内容を詳細に伝えることが重要です。
まず、会場の利用時間は準備や片付けの時間も含めて明確に伝えましょう。
また、参加予定人数やイベントの具体的な内容も、会場の対応可否やケータリングなど関連する手配の費用に大きく影響するため、正確に伝える必要があります。
会場内での具体的な利用方法も重要な情報です。
椅子やテーブルのレイアウト変更の有無、音響機材や照明の使用方法、インターネット利用の要否など、細かな利用内容をあらかじめ伝えることで、より正確な見積もりを取得できます。
特にケータリングについては、会場によって利用できる業者が限定されていたり、持ち込みの場合は追加料金が発生したりする場合があるため、早めの確認が必要です。
このように必要な情報を見積もり依頼時に詳しく伝えることで、予算に合った会場を効率的に見つけることができ、後からの追加料金や予期せぬトラブルを防ぐことができます。
イベントを円滑に進めるためにも、見積もり依頼の段階で必要な情報を整理しておきましょう。
会場予約は「仮押さえ」「内覧・見積もり取得」「契約（本決定）」という3つの段階で進めていきます。
それぞれの段階で確認すべきポイントをおさえ、慎重に進めることが大切です。
まずは、候補となる会場を複数仮押さえできるか確認しましょう。
会場によって、仮押さえの可能件数が異なる場合があるためです。
また、仮押さえの期限やキャンセルポリシーも必ず確認しましょう。
仮予約期限を過ぎると自動的にキャンセルとなる会場も多いため、期限管理は慎重に行うのがおすすめです。
実際に会場を下見し、イベントの実施に適しているか確認します。
設備や備品の状態、搬入出の経路、空調の効き具合なども実際に見ておくと安心です。
見積もりでは、基本料金だけでなく、設備利用料や人件費、時間外料金など、想定される費用を漏れなく確認しましょう。
契約書の内容を細かく確認します。
特に利用時間や料金、キャンセル料、原状回復義務などの重要事項は入念にチェックしましょう。
また、本決定の意思表示をする前に、どの段階からキャンセルポリシーが適用されるかは、改めて確認しておくのがおすすめです。
支払いのスケジュールも確認し、予納金や残金の支払い期限を守れるよう計画を立てます。
特記事項がある場合は、契約書への記載漏れがないか確かめることも忘れないようにしましょう。
会場選びは慎重に進めないと、思わぬトラブルに見舞われることがあります。
ここでは、実際によくある失敗事例とその対策をご紹介します。
定員だけを見て会場を決めてしまうと、実際の設備レイアウトでは人が入りきらないことがあります。
セミナー等でレイアウトが決まる前に参加者の募集開始を焦ってスタートさせてしまい、思った以上に申し込みがあり、客席が不足してしまうなどの事例がよくあります。
また、配信や収録がある場合は、思った以上に客席が減る原因となります。
机やイス、展示物などの配置を実測図面で確認し、ゆとりを持った人数設定が大切です。
今まで使っていた会場の経験から、「あるはず」と思い込んでいた設備や備品が実はなく、当日走って手配しに行くなどの事例もあります。
必要な備品や機材は事前にリストアップし、下見の際に会場から借りられるかどうかをあらかじめ確認しておくのが大切です。
不足する分は持ち込むか、会場に依頼して追加での手配をしてもらいましょう。
展示会などのイベントで大きな機材や展示物がある場合、搬入口やエレベーターに入らず、当日あわてることがあります。
また、荷捌きスペースが広いからと、同時に何台も車を手配していたら、１台ずつしか入れられないなどのトラブルも発生しがちです。
搬入物の大きさ、搬入経路や時間帯の制限も把握しておき、搬入出がある関係者には事前に周知しておくと安心でしょう。
契約書の内容は、以下の項目を必ず確認しましょう。
特に注意が必要なのは、利用時間と原状回復の範囲です。
準備や片付けにかかる時間を見落として追加料金が発生したり、原状回復の範囲認識の違いでトラブルになったりするケースが多いためです。
また、付帯設備の利用料金は、基本料金に含まれると思い込んでいたものが別料金だった、ということがよくあります。
事前に細かく確認し、予算管理をしっかり行いましょう。
これらの契約条件は、イベントの円滑な運営に直結します。
不明な点は必ず確認し、関係者全員で認識を合わせておくことが大切です。
キャンセルポリシーについては、以下の項目を必ず確認しましょう。
特に重要なのは、キャンセル料の発生時期です。
会場によって大きく異なり、利用日の2週間前から発生する場合もあれば、2か月前や半年前など、早い段階から発生する場合もあります。
また、天災や感染症の流行など、不測の事態への対応も確認が必要です。
なお、感染症によるイベントの中止などについては、一時期は特別なキャンセル規定を設けている会場も増えていましたが、世情によって変更をしているケースもあるため、あらかじめ確認しておいた方が安心です。
最後に、当社が運営する都内の人気イベント会場をご紹介します。
劇場運営の専門企業が設計段階から関与した、「伴走型支援」が強みのイベントスペースです。
一流企業から選ばれ続ける充実の設備と、経験豊富なスタッフによるきめ細やかなサポートで、思い出に残るイベントを実現します。
出典：https://kaijosagashi.theatre-workshop.co.jp/hikariehall/hallab/
渋谷の新たなランドマークとして2012年に開業した「ヒカリエ」内に位置する大型イベントホール。
渋谷駅直結という抜群のアクセスと、1000名を収容できる開放的な空間が魅力です。
平土間でカスタマイズしやすい空間は、企業の周年記念パーティーや大規模展示会でもご好評をいただいています。
劇場級設備の大型搬入エレベーターと広々とした荷捌きで、10tトラックでの搬入も可能で、空間演出の幅を最大限に広げます。
出典：https://kaijosagashi.theatre-workshop.co.jp/scramblehall/
スクランブルホールは、渋谷の象徴であるスクランブル交差点を一望できる贅沢なロケーションを持つイベントホールです。
ガラス張りの開放的な空間は、記憶に残るパーティー会場として人気です。
大型スクリーンと高品質な音響設備を完備し、企業セミナーやプレス発表会でも多数の実績があります。
渋谷スクランブルスクエアの15階、会員制共創施設「SHIBUYA QWS（渋谷キューズ）」の中に位置し、渋谷から世界への発信拠点として、様々なプロジェクトの発表の場としても機能しています。
出典：https://kaijosagashi.theatre-workshop.co.jp/risestudiohall/
東急田園都市線「二子玉川」駅のショッピングモールにある開放感あるイベントホール。
車両9台の同時展示が可能な広々とした空間は、新車発表会や展示商談会に最適です。
天井高7.5mの開放的な空間は、大型展示物はもちろん、多彩な演出にも対応。
展示会、新商品発表会、ブランド体験イベントなど、用途に合わせて柔軟にアレンジできます。
お客様の想いに寄り添った空間づくりで、商品やサービスの魅力を最大限に引き出します。
二子玉川駅直結の好立地も魅力です。
出典：https://kaijosagashi.theatre-workshop.co.jp/shibuyacast/space/
渋谷キャスト スペースは、約190インチ相当のスペース正面いっぱいに広がる圧巻のLEDディスプレイを備えた特別感のある空間です。
記者発表会やVIP向けレセプションのほか、NFT・デジタルアート展示にも最適な空間となっています。
また、屋外広場の「ガーデン」との一体利用で、「体験価値と購買行動を連動させる複合型プロモーション」が実現できます。
明治通り沿いの通行量が多いロケーションで、話題性のあるイベントを実施可能です。
出典：https://kaijosagashi.theatre-workshop.co.jp/po-hall/
P.O.南青山ホールは、洗練された内装と優れた音響設備を備えた、250名収容可能な多目的ホールです。
2024年4月オープンの新施設ながら、既にファッションショーや企業パーティなどで実績を重ねています。
他にもライブイベントから企業セミナーまで、幅広い用途に対応可能です。
青山という街の魅力と、洗練された空間設計が魅力のホール。
ブランドイメージに相応しい会場で、上質なイベントを実現しませんか。
これまでご紹介してきたように、イベント会場選びには様々な検討ポイントがあります。特に初めてイベントを担当する方にとっては、どこから手をつければよいのか悩ましいものです。
当社の「会場探しコーディネーター」は、年間1000件以上のイベントをサポートしてきた経験を活かし、お客様のご要望に最適な会場をご提案いたします。
以下のような方は、ぜひ一度ご相談ください。
経験豊富なコーディネーターが、会場探しから当日の運営まで、トータルでサポートいたします。まずはお気軽にご相談ください。