「懇親会の幹事を任されたけれど、そもそも何をすればいいのか、親睦会や飲み会と何が違うのかイマイチわからない」
同じように迷う方も少なくありません。
懇親会（こんしんかい）とは、食事や歓談を通じて参加者同士が打ち解け、仕事上の関係を深めるための会です。
会社の懇親会は開会から中締めまでの5ステップで進み、流れを先に決めておけば初めての幹事でも迷いません。
この記事では、親睦会・交流会との違い、当日の流れ5ステップ、案内文・服装・マナー、会場選びの考え方を紹介します。
懇親会とは、食事や歓談を通じて参加者同士が打ち解け、仕事上の関係を深めるための会です。
会社の懇親会には、関係づくりの目的と、開会から締めまである程度決まった進行があります。
懇親会の幹事に選ばれたら、誰と誰の距離を縮めたい会なのかを決めてから準備を始めると、案内文も進行も組み立てやすくなります。
まずは言葉の意味、開かれる目的、当日にする内容の3つを確認しましょう。
懇親会（こんしんかい）は、参加者同士が打ち解けて親しくなるための集まりです。
辞書でも、懇親会は親しみを深めるための会合として説明されています。
会社の懇親会に置き換えると、普段の業務では話す機会の少ない相手と、肩の力を抜いて話せる場です。
部署をまたいだメンバーや新しく加わった社員、取引先の担当者と顔を合わせる場として開かれます。
会話の中心は雑談でも、仕事上の関係を深める目的があるため、場の性格は仕事の延長にあります。
会社の懇親会は、社員同士や取引先との関係を深め、仕事を進めやすくする目的で開かれます。
普段の会議やメールだけでは、相手の人柄や考え方までは見えにくい面があります。
食事の席で顔を合わせて話すと相談しやすい関係ができ、仕事の連携もスムーズになるでしょう。
| 開催シーン | 主な目的 | 主な参加者 |
|---|---|---|
| 歓迎会 | 新メンバーを迎え、顔と名前を覚えてもらう | 部署・チームのメンバー、新入社員、異動者 |
| 送別会 | 異動・退職するメンバーへ感謝を伝える | 部署・チームのメンバー |
| 打ち上げ | プロジェクトの完了を祝い、関係者を労う | プロジェクトの関係者 |
| 忘年会・新年会 | 1年の労いと、翌年に向けた関係づくり | 部署・全社の社員 |
| 表彰式の後の懇親会 | 受賞者をたたえ、部署をまたいで交流する | 受賞者、社員、経営陣 |
| 取引先を招く会 | 日頃の感謝を伝え、関係を強める | 取引先の担当者、自社の担当者 |
会場探しの相談の現場では、プロジェクトの表彰式の後に続けて開く懇親会の相談が多く寄せられます。
表彰式と懇親会を同じ日に開く場合の段取りは、「社内表彰式の企画と会場選び」が参考になります。
年末に開く場合は、「忘年会はいつ開催する？予約のベストタイミングと会場選びのコツを紹介」で日程と予約の時期を確認しておくと安心です。
懇親会では食事をしながら参加者同士で歓談し、開会と締めに挨拶を入れる形が基本です。
会の中心は料理や飲み物を楽しみながら、自由に話す歓談の時間です。
乾杯の後は席を移りながら、普段の仕事では接点の少ない相手とも言葉を交わします。
人数が多い会では、新メンバーの紹介や短いスピーチ、ゲームを挟んで会場全体を温める場合もあります。
なお、進行の型は会社や規模が違っても大きくは変わりません。
基本的な流れに沿って、5つの場面ごとに担当者と時間を決めておけば当日に慌てずに済みます。
各ステップの詳しい進め方は、後半の「会社の懇親会の流れ5ステップ」で紹介します。
懇親会は新しい関係を築く会、親睦会は今ある関係を深める会で、どちらも飲み会より目的がはっきりしています。
4つの会は、目的と参加者の関係、進行の有無で見分けられます。
| 会の名前 | 主な目的 | 参加者の関係 | 進行の有無 | 会社での例 |
|---|---|---|---|---|
| 懇親会 | 打ち解けて新しい関係を築く | 初対面や接点の少ない相手を含む | 開会・乾杯・中締めの進行がある | 歓迎会、取引先を招く会、表彰式の後の会 |
| 親睦会 | 今ある関係をさらに深める | 普段から顔を合わせる仲間 | 簡単な進行を入れる場合が多い | 部署の定例の食事会、社員旅行の夕食会 |
| 飲み会 | 気軽に飲食を楽しむ | 親しい同僚や友人 | 決まった進行を設けない場合が多い | 仕事帰りの少人数の集まり |
| 交流会 | 業種や会社をまたいで出会う | 初対面の社外の人が中心 | 名刺交換や自己紹介の時間がある | 異業種交流会、業界団体の会 |
案内文での呼び名は、参加者に初対面の人がいるかどうかで決めると、迷わず使い分けられます。
懇親会と親睦会の違いは、新しい関係を築くか、すでにある関係を深めるかにあります。
懇親会は、新しく加わった社員や他部署のメンバー、取引先の担当者と打ち解けるための会です。
一方の親睦会は、普段から一緒に働く仲間の結びつきを、さらに強めるために開かれます。
親しくなる目的は同じでも、参加者同士のスタートの距離感が違います。
案内文でどちらの言葉を使うか迷ったら、新メンバーや社外の人が加わるなら懇親会を選びましょう。
いつもの顔ぶれで開く定例の会なら、親睦会のほうが自然です。
たとえば4月に異動者を迎える会は懇親会、年に数回開く部署の食事会は親睦会と呼ぶと、案内を受け取った側にも会の性格が伝わります。
呼び名をそろえておけば、次に幹事を引き継ぐ人も迷いにくくなるでしょう。
懇親会と飲み会の違いは、会の目的と、開会から締めまでの進行が用意されているかどうかです。
飲み会は、親しい相手と気軽にお酒や食事を楽しむ集まりで、決まった始まりや終わりの形はありません。
一方で会社の懇親会は「関係づくり」の目的をもって開く、業務の延長にある会です。
開会の挨拶で目的を伝え、乾杯で始まり、中締めで区切る進行が入ります。
「懇親会はただの飲み会」と考えて準備を省くと、目的が伝わらないまま時間だけが過ぎるおそれがあります。
新メンバーが誰とも話せずに終わったり、終わりの時刻が曖昧で会場の退出が遅れたりする原因にもなるでしょう。
幹事は、会の目的を一文で言えるようにしてから、進行を組み立てていきましょう。
懇親会は社内や取引先との関係づくり、交流会は業種や会社をまたいだ新しい出会いが中心の会です。
会社の懇親会は、同じ会社の社員や、すでに取引のある相手が主な参加者です。
交流会は、異業種交流会のように初対面の社外の人が集まり、名刺交換や自己紹介を通じて人脈を広げます。
どちらも打ち解ける場ですが、参加者がすでにつながっているかどうかで会の組み立てが変わります。
交流会は、初対面の人同士が話すきっかけを主催者側で用意する場面の多い会です。
懇親会は顔見知りを含むメンバーが中心のため、歓談の時間を長めに取る進行が向いています。
交流会の目的やメリットは「交流会とは？目的・メリット・会場選びのコツを解説」で詳しく紹介しています。
会社の懇親会は、開会、乾杯、歓談と食事、余興やスピーチ、中締めと閉会の5ステップで進みます。
開会
乾杯
歓談と食事
余興やスピーチ
中締めと閉会
幹事が最初に決めるのは、各ステップの担当者と中締めの時刻です。
終わりの時刻から逆算して進行を組むと、会場の利用時間内に無理なく収まります。
2時間の懇親会なら、歓談と食事に1時間以上を取り、挨拶と余興は短くまとめる配分が目安です。
下の表は、平日の夜に2時間で開く会社の懇親会を想定した進行例です。
| 時間の目安 | ステップ | 担当 | 幹事の役割 |
|---|---|---|---|
| 0:00〜0:05 | 1 開会の挨拶 | 幹事 | 開始を告げ、会の目的と進行を伝える |
| 0:05〜0:10 | 2 乾杯 | 役職者や主賓 | 乾杯の発声役を紹介し、飲み物が行き渡ったか確かめる |
| 0:10〜1:20 | 3 歓談と食事 | 参加者全員 | 料理の出方を見ながら、輪に入れない人へ声をかける |
| 1:20〜1:45 | 4 余興・スピーチ | 幹事、指名された人 | マイクや景品を準備し、時間どおりに進める |
| 1:45〜1:55 | 5 中締めと閉会 | 役職者、幹事 | 締めの挨拶を頼み、退出と忘れ物の案内をする |
残りの5分は、参加者の退出と片付けにあてると安心です。
会場の退出時刻は、参加者が全員会場を出る時刻として考えると、時間を超える心配が減ります。
開会の挨拶は幹事が担当し、参加へのお礼と会の目的、進行の流れを1分ほどで伝えます。
長い挨拶は乾杯を待つ参加者の負担になるため、お礼・目的・進行の3つに絞って短くまとめましょう。
本日はお忙しいなか、お集まりいただきありがとうございます。
今日は、4月から新しく加わった〇〇さんを歓迎し、部署の垣根を越えて交流する会です。
20時50分ごろに中締めを予定していますので、最後までごゆっくりお楽しみいただければ幸いです。
乾杯の発声は参加者の中で役職が高い人や、会の主役となる人に頼むのが一般的です。
取引先を招く会なら先方の代表者にお願いする形もあります。
また、依頼は当日ではなく、案内を出す段階で本人に伝えておくと、相手も一言を準備できます。
乾杯の前には全員のグラスに飲み物が行き渡ったかを確かめ「乾杯のご発声を〇〇部長にお願いいたします」と紹介しましょう。
歓談と食事は懇親会の中心で、2時間の会なら1時間以上を参加者同士の会話にあてます。
立食なら自然に人が動き、着席なら近くの席の人と話す時間が長くなります。
幹事は会場全体を見渡し、一人で過ごしている参加者に声をかけて輪へ誘う役目も担いましょう。
料理を出すタイミングや飲み物の追加は会場スタッフと調整するため、会場との窓口役を決めておくと安心です。
余興やスピーチは、歓談が落ち着いたころに入れると、会場に一体感が生まれやすくなります。
歓迎会なら新メンバーの自己紹介、打ち上げなら責任者からの労いの言葉が定番です。
全員で楽しむゲームを入れる場合は、1つの余興を15〜20分以内に収めると、中締めの時刻に響きません。
余興の種類と準備物は、次の見出しで表にまとめました。
中締めは、上司や役職者に締めの挨拶を頼み、会に区切りをつけて閉会へ移る最後の場面です。
締めの挨拶は、会へのお礼と今後への一言を短くまとめ、一本締めや三本締めで終える形がよく見られます。
閉会の後は、幹事が退出時刻と忘れ物の確認を伝え、二次会がある場合は集合場所も案内しましょう。
本日は皆さま、ありがとうございました。
〇〇さんを迎え、チームとして新しいスタートを切れたと感じています。
会場の退出は21時を予定しています。
お忘れ物のないよう、お気をつけてお帰りいただければ幸いです。
懇親会のゲームは、ビンゴやクイズのように、人数が多くても全員が同時に参加できるものが定番です。
人数と会場の設備によって向き不向きがあるため、目安を表で整理しました。
| ゲーム | 向いている人数の目安 | 準備物 | 会場への確認事項 |
|---|---|---|---|
| ビンゴ | 20名以上 | ビンゴカード、抽選機、景品 | 景品の持ち込み、マイクの使用 |
| クイズ | 10名以上 | 問題、回答用紙や投票の仕組み、景品 | プロジェクターとスクリーンの使用、音量 |
| 自己紹介ゲーム | 30名前後まで | お題カード | 着席か立食か |
| チーム対抗戦 | 20名以上 | チーム分け表、得点表、景品 | 机の配置換えの可否、音量 |
会場運営の現場でよく起きるのが、本番中の音響・映像のトラブルです。
マイクが入らない、スライドが映らない状況になると、余興の時間が丸ごと削られてしまいます。
マイクやプロジェクターを使う余興は、開始前に会場の機材で音と映像を試しておきましょう。
音量の上限や景品の持ち込み料は会場ごとに決まりがあるため、事前の相談が欠かせません。
会場運営の現場で詰まりやすいのは、準備の遅れと、盛り上がりすぎによる進行の遅れの2つです。
準備の遅れは、会場に入ってから受付や名札、景品を整え始めるときに起こりがちです。
開会の時刻になっても受付が終わらず、乾杯までの待ち時間が延びてしまいます。
受付の備品と名簿は前日までにまとめ、会場入りから開会までの作業を担当ごとに割り振りましょう。
もう1つは、会が盛り上がりすぎて余興や歓談が押し、中締めが予定より遅れる場面です。
楽しい時間ほど区切りにくく、気づくと退出時刻が迫っています。
対策は、中締めの時刻を先に決め、逆算して各ステップを組む方法です。
延長になりそうな場合に備え、延長の可否と料金を事前に会場へ確かめておくと、当日も落ち着いて判断できます。
懇親会の案内文には、目的・日時・場所・会費・服装・出欠の締切の6項目を入れると、過不足なく伝わります。
案内文は、参加者が当日までに知りたい情報を1通で届けるための文書です。
項目が欠けると、幹事のもとへ個別の問い合わせが集まり、準備の手が止まります。
6項目を先にそろえてから文面を書く順番にすると、社内向けにも取引先向けにも応用できます。
案内文の6項目は目的・日時・場所・会費・服装・出欠の締切で、場所と会費の書き方が特に抜けやすくなります。
| 項目 | 書き方の例 | 抜けやすいポイント |
|---|---|---|
| 目的 | 新メンバーの歓迎と部署間の交流 | 誰のための会かを一文で添える |
| 日時 | 〇月〇日（〇）19時〜21時（受付18時45分〜） | 受付開始と終了の時刻 |
| 場所 | 会場名、住所、最寄り駅からの道順、地図のURL | ビル内の階数と受付の場所 |
| 会費 | 〇,〇〇〇円（当日受付で現金、または事前の振込） | 支払い方法と支払いの期限 |
| 服装 | 平服でお越しいただけます／仕事帰りの服装で構いません | 会場の雰囲気に合わせた一言 |
| 出欠の締切 | 〇月〇日（〇）までに返信 | 返信の方法と宛先 |
会場の住所だけを書くと、ビルの入口や受付のフロアが分からず、開会の直前に幹事への電話が増えがちです。
会費は金額に加えて、現金か事前振込か、おつりの用意が要るかまで書くと、受付がスムーズに進みます。
紙で郵送する場合は「案内状」、メールやチャットで送る場合は「案内文」と呼び分けると、社内の表記もそろいます。
社内向けの案内文は、件名で会の名前と日付を示し、本文では6項目を短く並べる形が読みやすくなります。
社内なら時候の挨拶は省き、要件から書き始めて問題ありません。
例文の〇〇は、自社の情報に置き換えて使えます。
件名：【〇月〇日開催】〇〇部 懇親会のご案内
〇〇部の皆さま
お疲れさまです。
総務部の〇〇です。
下記のとおり、新メンバーの歓迎を兼ねた懇親会を開催します。
部署を越えて話せる機会ですので、皆さまのご参加をお待ちしています。日時：〇月〇日（〇）19時〜21時（受付18時45分〜）
場所：〇〇（〇〇ビル〇階、〇〇駅〇番出口から徒歩〇分）
会費：〇,〇〇〇円（当日受付にて現金でお預かりします）
服装：仕事帰りの服装で構いません
出欠：〇月〇日（〇）までに、本メールへのご返信をお願いします
チャットで送る場合は、1行目に「懇親会のご案内」と日時を置き、出欠はスタンプや投票機能で答えてもらうと集計が楽になります。
短く送る場合は日時・場所・会費・締切の4行に絞り、地図や注意事項はメールや共有資料へのリンクで補いましょう。
取引先を招く案内文は、時候の挨拶と日頃のお礼から始め、会費の扱いと返信方法をはっきり書きます。
社外向けは、社内向けより一段丁寧な言葉づかいでそろえましょう。
件名：懇親会のご案内（〇月〇日）
株式会社〇〇
〇〇部 〇〇様拝啓 〇〇の候、貴社ますますご清栄の段、お慶び申し上げます。
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
日頃の感謝をお伝えしたく、下記のとおり懇親会を開催いたします。
ご多用中とは存じますが、ご出席いただけますと幸いです。
敬具日時：〇月〇日（〇）18時30分〜20時30分
場所：〇〇（住所、最寄り駅からの道順）
会費：ご招待のため、会費はいただきません
ご返信：〇月〇日（〇）までに、本メールへのご返信にてお知らせいただけますと幸いです
社内向けとの違いは3点あります。
時候の挨拶と結びの言葉を入れる
招待か会費制かを明記する
返信の方法を先方が迷わない形で示す
招待か会費制かが書かれていないと、先方に確認の手間をかけてしまいます。
案内は開催の1か月前から3週間前を目安に送り、出欠の締切は料理の人数を会場へ伝える期限より前に置きます。
案内を出すには日時と場所が決まっている必要があるため、会場の仮押さえが段取りの起点になります。
会場の決め方は、後半の「懇親会の会場はどう選ぶ？」を確認しましょう。
出欠の締切は、会場へ料理の人数を確定して伝える日から逆算して決めます。
イベントホールでは、開催の2週間前から1週間前ごろまでに料理の人数を確定する流れが一般的です。
締切の数日前と開催の前日にリマインドを送ると、返信漏れと当日の迷子を防げます。
リマインドには、会場の地図と受付の場所をもう一度載せておくと親切です。
返信がない人には個別に声をかけ、人数の確定を遅らせないようにしましょう。
会社の懇親会は、案内に指定がなければ仕事の日と同じ服装が基本で、会場の雰囲気に合わせて調整します。
懇親会は仕事の延長の場のため、普段の職場で浮かない服装を選べば大きく外れません。
一方で、ホテル宴会場と社内の会議室では、場になじむ服装の改まり具合が変わります。
案内の服装の指定、会場の種類、時間帯の3点を確かめてから服装を決めましょう。
案内に「平服」とあれば普段着ではなく略式の服装を、「服装自由」でも仕事着を基準に選びます。
「平服」は礼服ほど改まらない服装を指す言葉で、普段着の意味ではありません。
男性ならスーツやジャケットにシャツ、女性ならワンピースやジャケットを合わせた装いが目安です。
「服装自由」の場合も、会社の懇親会では普段の出勤時の服装を基準に考えると安心できます。
オフィスカジュアルの会社なら、清潔感のあるシャツやパンツで十分です。
幹事は会場スタッフや参加者とやり取りする立場のため、参加者よりやや改まった服装を選ぶと、受付や挨拶の場面でも頼りにされます。
服装に迷う参加者が出そうなときは、案内文に「仕事帰りの服装で構いません」と一言添えると、問い合わせも減らせます。
服装は、会場が改まっているほどきちんとした装いに寄せ、屋外や社内では動きやすさを優先するのが目安です。
| 会場タイプ・時間帯 | 服装の目安 | 注意点 |
|---|---|---|
| ホテル宴会場（夜） | スーツ、ジャケット、ワンピース | カジュアルすぎる靴やサンダルは避ける |
| レストラン貸切・レンタルスペース（夜） | 仕事着、オフィスカジュアル | 着席なら座ったときの丈やしわも確認する |
| イベントホール（表彰式の後） | 表彰式に合わせたスーツやジャケット | 式と懇親会で着替えずに済む服装にする |
| 社内の会議室・休日の屋外（昼） | 動きやすいオフィスカジュアル | 屋外は日差しと気温に合わせた上着を用意する |
立食の会は2時間ほど立ったまま過ごすため、歩きやすく疲れにくい靴を選ぶと最後まで楽に過ごせます。
空調の効き方は会場によって違うため、脱ぎ着しやすい上着が1枚あると温度差にも対応できます。
表彰式の後の懇親会では、受賞者が壇上に上がり写真に残る場面もあるため、写真映りも意識して選ぶと安心です。
会食の席では、露出の多い服や強い香水、音の出る小物のように、周りの人の食事を妨げる装いは避けます。
懇親会は、料理を囲んで人と近い距離で話す場です。
香水の強い香りは料理の香りを邪魔し、近くの人に不快感を与える場合があります。
ジャラジャラと音の出るアクセサリーや大きすぎる帽子も、食事の席では目立ちすぎてしまいます。
服装の判断基準は、職場の同僚や取引先に見られて困らないかの一点です。
丈の短すぎるスカートや胸元の大きく開いた服、ダメージ加工のデニムは、社外の人がいる懇親会では避けておくと無難です。
Tシャツやサンダルは社内の気軽な会でも浮く場合があるため、案内の指定を確認してから選びましょう。
迷ったときは、一段きちんとした服装を選んでおけば失敗しません。
懇親会のマナーの基本は、参加者は時間と節度を守って交流し、幹事は進行と気配りで場を整える姿勢です。
懇親会は楽しむ場であると同時に、職場の人間関係が続く場でもあります。
参加者と幹事では求められる役割が違うため、立場ごとに押さえる点を分けて整理します。
参加者のマナーは、開始時刻に間に合わせ、乾杯までは飲食を控え、お酒の量を自分で調整する3点が基本です。
到着は開始の5〜10分前を目安にし、受付を済ませて乾杯を待ちます。
乾杯の前に料理や飲み物に手をつけると、主催者や主賓に対して失礼にあたります。
歓談の時間は同じ席にとどまらず、普段話さない相手のもとへも足を運びましょう。
お酒は勧めるときも断るときも、相手の意思を尊重するのが基本です。
飲めない人には無理に勧めず、ソフトドリンクを選びやすい雰囲気を作ります。
自分が飲めない場合は「今日はお茶でいただきます」と伝え、乾杯もソフトドリンクで参加すれば問題ありません。
会の終わりには幹事や主催者へ一言お礼を伝えると、次回以降の関係もよくなります。
懇親会で話しやすいネタは、仕事の近況や出身地、休日の過ごし方のように、誰でも答えやすい話題です。
初対面の相手には、相手が答えやすい質問から入ると会話が続きます。
上司や他部署の人とは、担当している仕事や最近の取り組みを聞くと、仕事の理解にもつながります。
| 話しやすい話題 | 避けたい話題 |
|---|---|
| 担当している仕事や最近の取り組み | 給与や評価、人事の噂 |
| 出身地や地元の名物 | 政治や宗教 |
| 休日の過ごし方や趣味 | 容姿や年齢、結婚や家族計画 |
| 最近行ったお店や旅行先 | 欠席している人の悪口 |
| 会場の料理や飲み物 | 自慢話や一方的な仕事の愚痴 |
自分が話すより、相手の話を聞く時間を多めに取ると、初対面でも会話が自然に広がるでしょう。
話題に迷ったら、目の前の料理や会場の雰囲気を話のきっかけにすると、誰とでも会話を始められます。
幹事の心得は席次への配慮、会場スタッフとの段取りのすり合わせ、終了後のお礼の3つです。
着席の会では上座に役職者や主賓、入口に近い下座に幹事が座るのが基本の席次です。
立食でも主賓が一人にならないよう、話し相手になるメンバーを事前に決めておくと安心できます。
会場にケータリングや当日の運営を頼む場合は、乾杯の合図と料理を出すタイミングを、進行全体の流れとして会場とすり合わせます。
時間の延長、音量の調整、飲み物や景品の持ち込み料は、当日ではなく事前に相談しておきましょう。
終了後は、当日中か翌営業日に参加者へお礼の連絡を入れます。
昨日の懇親会へのご参加、ありがとうございました。
皆さまのおかげで、〇〇さんを温かく迎える会になりました。
今後ともよろしくお願いいたします。
懇親会の会場は、人数と目的で会場タイプの候補を絞り、次に日程と予算で比べると決めやすくなります。
会場を最初から1つずつ見ていくと、比べる数が多すぎて時間がかかります。
先に人数と目的から会場タイプを決めておけば、比べる会場の数を減らせるため、日程と予算の比較にすぐ移れて効率的です。
懇親会の会場は参加人数によって向く会場タイプが変わるため、最初に人数の見込みを固めます。
少人数ならレストラン貸切や個室、中規模ならレンタルスペースやパーティースペースが候補になります。
大人数なら、ホテル宴会場やイベントホールが候補の中心です。
人数の見込みが決まれば、会場探しの検索条件も一気に絞れます。
会場選びの相談でよく聞くのが、人数に対して会場が狭かったケースです。
収容人数の上限ぎりぎりの会場を選ぶと、立食では料理台の前が混み合い、余興の場所も取れません。
人数にはゆとりを持たせて選びましょう。
規模ごとの会場タイプと予算の目安は「懇親会会場を東京で探すなら｜規模別おすすめタイプと相場感」で比較しています。
会場の候補は、会場一覧を人数で絞り込んで確認できます（〜50名／51〜100名／101〜500名）。
立食か着席かは、当日の流れで歓談とスピーチのどちらに時間を割くかから逆算して決めます。
歓談を中心に、多くの人と話してほしい会なら、参加者が自由に動ける立食が向いています。
表彰や新メンバーの紹介のように、全員が前方に注目する時間が長い会なら、着席のほうが落ち着いて聞けるでしょう。
5ステップのうち、どの場面を長く取るかを先に決めると、形式も自然に決まります。
立食は同じ広さでも着席より多くの人が入れる反面、料理の量や動線の確保に工夫が要ります。
年配の参加者が多い会や長時間の会では、立食でも椅子を一部用意しておくと安心です。
立食形式にする場合の料理・設備の見極め方は「立食パーティー会場探しのコツ6選」で解説しています。
懇親会の段取りは、案内文を書くより先に、日時と会場を仮押さえする作業から始まります。
案内文の6項目のうち、日時と場所は会場が決まらないと書けません。
仮押さえ（仮予約）をしておけば、社内の承認を取る間も候補の日程を確保できます。
会場探しの相談の現場では、開催の3か月前を切ると問い合わせが集中する傾向があります。
年間スケジュールが決まっている大規模な会では、半年前や1年前から準備を始めるケースも珍しくありません。
日程に余裕があるうちに動けば、希望に合う会場を選べる可能性が高まります。
仮押さえの期限や本契約後のキャンセル料の条件は会場ごとに違うため、仮押さえの段階で確かめておきましょう。
会場探しコーディネーターは、懇親会の人数・目的・予算を伝えるだけで、合う会場を無料で比較提案してもらえるサービスです。
運営は株式会社シアターワークショップで、年間1,000件以上のイベントサポート実績をもとに会場選びをお手伝いします。
会場探しに本業の時間を取られたくない幹事の方は、候補の比較から相談できます。
会場探しコーディネーターでは、条件に合う会場候補の比較提案と、空き状況や見積もりを相談いただけます。
希望の人数、エリア、予算、立食か着席か、開催日の候補を伝えると、条件に合う会場を絞り込んで提案します。
※現在首都圏を中心に掲載しておりますため、ピンポイントでの会場相談はご案内が難しい場合がございます。
飲食の持ち込み、音響設備、延長の可否のように会場ごとに違う条件も、比較の材料としてそろえます。
複数の候補を同じ条件で並べられるため、上司への報告や社内の承認に使える比較材料が手元に残ります。
懇親会の進行や当日の運営を丸ごと引き受けるサービスではなく、会場選びに絞った相談窓口です。
初めて幹事を任された方でも、何から決めればよいかを相談しながら進められます。
相談から会場決定までの流れは、問い合わせ、候補の比較提案、内覧と予約の3ステップです。
問い合わせフォームから、人数・目的・予算・希望日をフォームからお送りください。
候補の比較提案で、問い合わせ後当日〜2営業日以内に担当者からご連絡し、条件に合う候補を比べられる形でご案内します。
候補の会場を内覧し、仮予約をしたうえで本契約いただくかご検討いただけます。
※会場ごとにご予約のルールは異なります。
ちなみに、会場が決まった後の準備も、流れを先に知っておくと慌てません。
イベントホールの場合の一般的な流れを表にまとめました。
| 時期の目安 | 主な作業 |
|---|---|
| 約3か月前 | 会場へ問い合わせ、仮予約をして社内で検討する |
| 仮予約の期間中 | 内覧で、ケータリングを持ち込むか会場に頼むか、調理できる場所、搬入経路を確認する |
| 内覧の後 | 本契約を結ぶ |
| 1か月前ごろ | 会場との事前打ち合わせを始め、発注内容を確定する |
| 2週間前〜1週間前ごろ | 料理の人数を確定する |
| 開催の前まで | 館内の申請をはじめ、必要な手続きを済ませる |
| 当日 | 懇親会を開催する |
会議室を使う懇親会なら、全体の期間はもう少し短くなります。
懇親会の言い換えや類似の会との違い、オンライン懇親会、幹事の挨拶、案内の時期と送り方の質問をまとめました。
A. 場面に合わせて「親睦の会」「懇親パーティー」「レセプション」と言い換えられます。レセプションは歓迎や披露のための改まった会に使う言葉のため、社内の気軽な会には懇親パーティーのほうがなじみます。
A. 茶話会（さわかい）はお茶とお菓子を囲んで気軽に話す会で、懇親会は食事やお酒を伴う場合が多い会です。茶話会は昼間に短い時間で開かれやすく、社内の打ち合わせの後や地域の集まりでも使われています。
A. 懇談会は決まったテーマについて打ち解けて話し合う会で、懇親会は親しくなる目的で開く会です。懇談会は意見交換が中心のため、飲食を伴わない場合もあります。
A. オンライン懇親会では、少人数のグループに分かれた歓談や、画面越しでも参加できるクイズで交流します。大人数のまま話すと発言が偏りやすいため、4〜6名ほどの小部屋に分け、時間を区切って入れ替える進め方がおすすめです。
A. 開会は「お礼・会の目的・進行の案内」、締めは「お礼・今後への一言・退出の案内」の3点に絞って短く話します。例文は「会社の懇親会の流れ5ステップ」で紹介しました。
A. 案内は開催の1か月前から3週間前を目安に送ると、参加者が予定を調整しやすくなります。出欠の締切の決め方は「懇親会の案内はいつ送る？」で解説しました。
A. 社内の懇親会なら、Slackをはじめ会社で普段使っているチャットで送って問題ありません。取引先を招く会は正式な案内として残るメールで送り、必要に応じて紙の案内状も用意すると丁寧です。
懇親会は、流れ5ステップを先に決めてから案内文と会場を整えると、初めての幹事でも迷わず進められます。
懇親会とは、食事や歓談を通じて参加者同士が打ち解け、仕事上の関係を深めるための会です。
また、当日は、開会の挨拶、乾杯、歓談と食事、余興やスピーチ、中締めと閉会の5ステップで進むことを解説しました。
中締めの時刻から逆算して進行を組んでおけば、会が盛り上がって時間が押しても慌てなくて済むでしょう。
段取りの起点は、案内文より先に行う会場の仮押さえです。
日時と会場が決まれば、6項目をそろえた案内文をすぐに送れます。
もし会場の候補が絞れないときは、会場探しコーディネーターに相談にご相談ください。
首都圏中心に、貴社のイベントの条件に合う会場を無料でご提案いたします。