社員総会や社内懇親会などのイベントの担当を任されて
「初めてイベントを企画するけど、どこから手をつければいいのかわからない…」
「準備するべきことを整理したいけど、見落としがないか不安…」
「本番中にトラブルがあったらどうしよう…」
このように悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
イベント開催の成功は、「段取り8割」とも言われるように、準備段階での計画的な段取りが欠かせません。この記事では、イベントの企画から当日の運営まで、主催者として必要な準備と実践的なノウハウを、4つのステップに分けてわかりやすく解説します。
これからイベントを開催する方は、ぜひ参考にしてください。
初めてのイベント開催でご不安な方は、当ブログを運営している会場探しサイト「会場探しコーディネーター」にご相談ください。
最適な会場のご提案はもちろん、イベント開催に必要な準備のサポートまで、経験豊富なスタッフが丁寧にアドバイスさせていただきます。
イベント開催には大きく分けて「企画」「準備」「実施」「振り返り」の4つのフェーズがあります。
企画フェーズでは目的設定や基本計画の立案を行い、準備フェーズでは会場手配や各種準備が必要です。
また、実施フェーズは当日の運営、振り返りフェーズでは成果の検証と改善点の洗い出しを行います。
この4つのフェーズを意識しながら計画的に準備を進めることで、スムーズなイベント運営が可能になるでしょう。
特に企画時点での入念な準備が、その後の作業をスムーズにする重要な要素となります。
イベントを成功に導くためには、以下の3つの要素が重要です。
| イベント成功のための３つのポイント |
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イベントを実施する際は、まずは開催する目的を明確にしましょう。
ここでの計画作りが、イベント開催までの準備の土台になります。
目的はイベントごとに異なり、社内イベントであれば社員の士気向上や情報共有、外部向けイベントであれば商品PRや顧客との関係強化など、目的に応じて内容や運営方法が変わってきます。
「なぜそのイベントを開催するのか」「どのような成果を期待するのか」を明確にすると、準備の方向性が定まりやすくなるでしょう。
企画を立てる際、主催者目線だけで場所や内容を決めてしまうのは失敗のもとです。
参加者が何を求めているのか、そのニーズに対してどのような体験を提供できるのかを考えましょう。
例えば、参加者がイベントに参加しやすいように、会場アクセスや快適性なども考慮に入れる必要があります。
参加者のニーズや期待に応える内容・場所を用意することで、満足度の高いイベントとなります。
企画が決まったら、本番に向けて準備や段取りを進めていきます。
当日のタイムスケジュールをはじめ、会場の手配やレイアウト決め、時間の配分、必要な機材、スタッフの役割分担など、細かな部分まで事前に検討し準備することで、当日のスムーズな運営が可能となります。
特に重要なのは、事前に作成した準備スケジュールとその進捗管理、そして関係者間での情報共有です。
チーム一丸となって同じ方向を向き、滞りなく進めていくことで、トラブルのない運営が実現できます。
会場探しや当日のレイアウトの準備などは、会場担当のサポートを受けながら進めていくとスムーズです。
「会場探しコーディネーター」なら、ご希望条件の会場のご提案から、レイアウトや各種機材・ケータリングなどの手配のご相談も承ることが可能です。
イベント開催では様々なトラブルが発生する可能性があります。
代表的なものとしては、以下のようなトラブルが挙げられます。
| よくあるトラブル |
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会場設備のトラブルに関しては、事前の下見でスペックを確認したり、リハーサル時の動作確認が重要です。
特に音響や映像機器は当日の動作確認だけでなく、演出内容によって外部からの持ち込みや予備機材の準備も検討しましょう。
進行の遅れは発生するものと想定し、余裕を持ったタイムスケジュールを組むことが大切です。
プログラムごとに想定所要時間を設定し、全体で10～15%程度の予備時間を確保できるように予定を組むのがおすすめです。
参加者の人数変動に関しては、申込締切後も若干の増減が発生することを想定し、会場のキャパシティや配布物の数には余裕を持たせましょう。
また、登壇者を含めて、急な欠席や遅刻等への対応方針も事前に決めておくことが重要です。
事前に起こり得るトラブルを把握しておき、対応フローや連絡体制を準備することで、万が一の事態でも冷静な対応が可能となります。
イベントを開催するまでには、多岐にわたる準備が必要です。
ですが、すべてを一人で実施するのは難しいでしょう。
本章では、イベント開催に必要な流れを理解できるように、4ステップに分けて解説します。
イベントの成功は、開催する目的と概要を明確にすることから始まります。
目的や方向性を定めることで、その後の準備がスムーズになります。
順番に解説していきます。
イベントの目的は、できるだけ具体的に設定することが重要です。
「社員の親睦を深める」という漠然とした目的ではなく、「部署間のコミュニケーションを活性化し、プロジェクトの円滑な推進につなげる」というように、具体的な成果まで見据えて設定します。
目的が決まったら、その達成度を図るための指標（KPI）を設定します。
例えば、セミナーであれば参加者数や満足度調査の結果、展示会であれば商談件数や資料請求数など、数値化できる指標を決めておきましょう。
これにより、イベント終了後の振り返りが容易になります。
イベントの対象者を具体的に決めるのは、企画内容を検討する上で重要です。
年齢層、職種、興味関心、参加目的など、できるだけ詳しく想定することで、よりターゲットのニーズが明確になり、効果的なプログラムを組むことができます。
また、対象者の特性に応じて、開催時期や時間帯、会場の立地なども考慮する必要があるでしょう。
例えば、ビジネスパーソンを対象とする場合は平日夜や週末の開催が望ましく、学生対象であれば長期休暇期間を考慮するといった具合です。
ターゲットを幅広く設定しすぎてしまうと、企画の方向性も会場選びもかえって難しくなるため、できるだけ細かく設定するようにしましょう。
イベント開催の目的やターゲットが決まったら、実行に必要な予算計画を立てていきましょう。
イベントにかかる経費は、以下の項目を考慮しておきましょう。
| イベント経費 |
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全体予算が決まったら、優先順位をつけて配分を行います。
まず、会場費などの固定費を確定させ、その後、プログラムの内容に応じて可変費の配分を決めていきます。
特に重要なのは、参加者の満足度に直結する要素（メインコンテンツや飲食など）への十分な予算確保です。
また、早期の支払いで割引が適用される項目もあるため、支払いスケジュールも含めた資金計画を立てることをおすすめします。
予期せぬ支出に備え、必ず予備費を確保しておくことも重要です。
他にも、著作権使用料や通信費、記録費用、登壇者への謝礼金など、イベントの内容によっては追加で考慮しておくとよいでしょう。
イベントの目的と概要が定まったら、具体的な実施計画の作成に移ります。
ここでは実現可能性と効率性を考慮しながら、詳細な計画を立てていきましょう。
実施計画では、開催日時の決定から人員体制の構築まで、様々な要素を綿密に検討していく必要があります。
開催日時の決定には、参加者の都合を最優先に考える必要があります。
ターゲット層の生活パターンや繁忙期を考慮し、参加しやすい日時を選びましょう。
また、競合イベントの有無を確認し、同じような催しと重ならないよう注意が必要です。
イベントの規模については、少人数での密なコミュニケーションを重視するのか、多くの方への情報発信を重視するのかなど、目的に応じて適切な規模を設定しましょう。
規模によって必要な準備や予算、選べる会場そのものが大きく変わってくるため、あらかじめ想定しておくのがおすすめです。
上記の条件を踏まえ、第一候補の日程で会場が確保できるかどうかの確認を行いましょう。
イベントを成功させるためには、準備期間の計画的なスケジュール管理が欠かせません。
まずは開催日から逆算して、「いつまでに何を行うべきか」を具体的に決めていきましょう。
イベントの準備には通常2〜3ヶ月ほどの期間が必要です。
最初に決めるべき重要な日程には、以下の項目が挙げられます。
これらの日程を押さえたら、その間にどのような準備作業が必要かを具体的に洗い出していきます。
準備作業では、関係者との打ち合わせや各種手続きに予想以上の時間がかかることがよくあります。
例えば、外部の業者との打ち合わせや、社内での企画承認には、調整の時間が必要です。
そのため、それぞれの作業には余裕を持った期間を設定しましょう。
具体的な進め方としては、まず週単位で必要な作業をリストアップし、誰が担当するかを決めるのがおすすめです。
準備期間中は、週に1回はミーティングを開いて進み具合を確認するのが安心でしょう。
細かく進捗確認しておくと、進行の遅延などにいち早く気づけるため、リカバリーがしやすくなります。
イベントを滞りなく進めるには、スタッフ一人一人が自分の役割を理解し、チームとして協力できる体制を作ることが大切です。
必要なスタッフの人数は、イベントの規模や内容によって変わりますが、最初に基本となる体制を決めておくことが重要です。
まずは、以下のようなイベント当日に必要な作業を全てリストアップし、それぞれの担当者を決めていきます。
受付係、会場案内係、プログラム進行係など、誰がどの仕事を担当するのかを明確にします。
そして、各担当者の連絡先リストを作成し、情報共有の方法や、問題が起きた時の報告のフローを決め周知しておくと、役割を割り振られたスタッフも安心です。
また、急な病気や不測の事態に備えて、お互いの仕事をカバーできる体制も準備しておきましょう。
特に、休憩を回す順番など、メインのポジションの人が席を外す場合に誰が代わりに対応するのかなども、あらかじめ決めておくと安心です。
可能であれば、スタッフ全員が参加する事前説明会や研修を開催し、実際の動きを確認しておくと当日の動きがスムーズになります。
少なくとも当日の朝に流れを確認する段取りを組んでおくことで、当日は全員がやるべきことに自信を持って業務に取り組めます。
イベントの実施計画が定まったら、次は具体的な準備作業に入ります。
この段階では、会場の選定から必要な機材の手配、参加者への案内まで、実務的な作業が中心となります。
１つずつ着実に進めていくことで、当日のスムーズな進行につながるでしょう。
会場選定は、イベントの成功を大きく左右する重要な要素です。
参加者数やイベントの性質に合わせた広さ、必要な設備を備えているかどうかの確認が必要でしょう。
また、アクセスの利便性も重要な判断基準となります。
最寄り駅からの距離や、公共交通機関の本数、駐車場の有無なども考慮に入れましょう。
会場費用については、基本使用料だけでなく、付帯設備の利用料や時間外料金、清掃費などの諸経費は別途発生するため、必要な内容はすべて含めて総合的に検討する必要があります。
また、搬入出の可能時間や音響制限、飲食の可否など、会場の利用規約も施設によってルールが異なるため、事前に確認しておくことが重要です。
イベントの内容に応じて、必要な備品や機材をリストアップしましょう。
映像・音響機器、案内看板、受付用品、文具類など、細かなものまで漏れなく準備することが重要です。
会場に備え付けの設備を利用する場合は、利用時に操作方法の確認が必要になるでしょう。
また、予備の機材や消耗品も準備しておくと安心です。
準備した備品は、搬入から搬出までのスケジュールを明確にし、担当者を決めて管理します。
イベント運営では、様々な役割のスタッフが必要となります。
イベント内容や規模によって異なりますが、以下の役割が必要となるケースが多いです。
具体的に必要な人数については、イベントの内容や会場の広さによって適切な人数は変動します。
それぞれの役割に必要なスキルや経験も考慮し、適切な人材を配置することが重要です。
すべての業務を自社スタッフで行えると、外部に業務を委託する必要がないため、コスト削減につながります。
一方で、自社ですべて完結させようとすると、普段の業務との調整も難しく、対応しきれないケースもあるでしょう。
自社で対応するか外部委託するかの判断は、いくつかの観点から検討する必要があります。
例えば、専門的なスキルや資格が必要な業務かどうかなどです。
特に、音響・映像機器の操作や、食品の提供、警備業務などは、専門業者への委託を検討すべき業務です。
また、自社スタッフのリソース状況を考慮し、内製化が可能かどうかも判断基準になります。
もし外部委託する場合は、打ち合わせの時間も考慮してスケジュールを組む必要があります。
委託業者との契約内容や責任範囲を明確にし、トラブル時の対応についても事前に取り決めておくことが重要です。
イベントを成功させるには、参加者への適切な情報提供が欠かせません。
まず、開催日時、会場名、アクセス方法、参加費、持ち物といった基本情報を、わかりやすくまとめることが重要です。
特に事前申し込みが必要な場合は、申込方法と締切日を目立つように表示しましょう。
案内文には、当日のスケジュールや参加者が得られる価値も具体的に記載すると、参加意欲を高めることができます。
告知方法は、参加対象者に合わせて選択します。
社内イベントであれば社内メールやイントラネット、外部向けイベントではウェブサイトやSNS、メールマガジンなどを活用します。
早めに情報発信を始め、定期的にリマインドを行うことで、より確実な集客が見込めます。
また、申込状況を見ながら、必要に応じて追加の告知も検討しましょう。
効果的な情報発信により、参加者の期待を高め、イベントの価値を十分に伝えることができます。
イベントを成功させるためには、当日の動きを細かく計画し、スタッフ全員で共有することが大切です。
特に予期せぬトラブルにも対応できるよう、基本的な進行計画だけでなく、緊急時の対応まで準備しておきましょう。
当日のスケジュールは、参加者とスタッフ両方の動きを時間ごとに整理します。
まず、会場の設営から始まり、受付開始、プログラムの進行、後片付けまで、すべての作業を書き出します。
特に受付や休憩の時間は、参加者の人数や会場の広さを考えて、余裕を持って設定します。
また、雨天や電車の遅延などで開始時間が遅れた場合の対応も、あらかじめ決めておくと安心です。
運営マニュアルは、スタッフ全員が共通認識をもって、各自がスムーズに役割を全うするための手引書です。
このマニュアルには、イベントの目的、当日の流れ、各スタッフの役割、連絡方法などを分かりやすく記載します。
特に、参加者対応をする人に対しては、参加者からよくある質問への答え方なども具体的に書いておくと安心です。
また、トラブルが発生した際の報告の流れについても明確にしておきましょう。
マニュアルを使って事前に打ち合わせを行うことで、当日はスムーズな運営が可能になります。
イベント開催中は様々なトラブルが起こる可能性があるため、参加者の安全を第一に考えた対応策を準備しておくことが大切です。
例えば、機材の故障、参加者の体調不良、地震などの自然災害など、起こりうる問題を具体的に想定し、それぞれの状況に応じた対応手順を決めておきます。
特に重要なのは、緊急時の判断基準と連絡体制を明確にすることです。
イベントを続けるか中止するか、救急車を呼ぶかどうかなど、現場で迷わず判断できるよう、基準をあらかじめ決めておきましょう。
災害時の対応については、会場側にも規定が設けられているため、あらかじめマニュアルを共有してもらったり、打ち合わせ時に確認しておくと安心です。
また、現場責任者から医療機関や警備会社までの連絡先リストを作成し、全スタッフで共有します。
会場の非常口、避難経路、AEDの場所なども、事前に確認して全員が把握しておくことで、いざという時に落ち着いて対応することができます。
イベントの成功には、目的や参加者に合った会場選びが大切です。
「どんな会場を選べばいいのか」「予算は適切か」など、特に初めてイベントを主催する方は様々な不安をお持ちではないでしょうか。
そのような方は、ぜひ会場探しコーディネーターへご相談ください。
10年以上のイベント会場運営実績と豊富な経験を活かし、ご希望に合った会場の提案はもちろん、イベントの準備から当日の運営まで、きめ細かくサポートいたします。
イベント会場運営のプロである私たちは、以下のようなサービスをご提供しています。
経験豊富なコーディネーターが、お客様のイベントが成功するよう、親身になってサポートいたします。
ご要望やご不明な点がございましたら、いつでもお問い合わせください。