人事・総務担当をされている方は、研修等の社内イベントなどの企画を任されるケースもあるでしょう。
急遽社内でイベントの企画から運営を任されることになったけど、ノウハウを全く持っていない
イベント準備をすることになったけど、当日を安心して迎えられるか心配
本業務も忙しく、慣れないイベント準備が業務を圧迫している
このように考えていらっしゃる方も多いのではないでしょうか？
本記事では「イベントの企画と運営の基礎知識や、実施に向けて注目すべきポイント」について解説しています。
記事の後半では、イベント担当者の方の負担軽減となる方法についても紹介していますので、ぜひ最後まで読んでイベント準備をスムーズに行える体制を作っていきましょう。
イベントを開催するまでには大きく分けて「企画」と「運営」という2つの重要な要素があります。
企画は「何を」「どのように」実施するかを決める準備段階、運営は実際に「どうやって」実施するかを具体化する実行段階です。
この2つは密接に関連していますが、それぞれ異なる専門性や視点が必要になります。
イベントを成功させるためには、企画段階で目的や対象を明確にし、それに基づいた具体的な実施計画を立てることが重要です。
その計画に沿って、運営段階で実際の準備や当日の進行管理を行っていきます。
企画と運営それぞれの業務内容について、詳しく解説します。
イベント企画においては、事前のターゲット選定や目的を明確にしていくことが重要です。
具体的には、以下の7つのステップを順番に検討していくことで、効率的に準備を進めることができます。
順番に見ていきましょう。
イベントを企画する際、まずは誰に向けて実施するのかを明確にしましょう。
イベントの参加者像を明確にすることで、その後の企画内容がブレることなく決められるからです。
例えば、新入社員向けなのか、管理職なのか、全社員に向けたイベントなのかによって、開催内容や必要な準備、注意すべき点が大きく変わってきます。
採用活動の中で行うイベントであれば、次年度の新卒向けなのか、中途採用なのかでも変わるでしょう。
参加する人の興味や関心を引く内容にしていくためにも、ターゲットは必ず具体的に決めるのが定石です。
そもそもなぜこのイベントを開催するのか、イベントを実施することでターゲットとなる人にどのような成果をもたらすのかを明確にします。
例えば、新入社員研修であれば、早く活躍できる人材になってもらうために、ビジネスマナーの基礎を身に着けてほしい、会社に慣れてもらうために参加者同士での交流を促進したいなどです。
一方で、会社の内部でチームごとの横のつながりに課題を感じている場合は、部署間を越えた全社的な交流を促したいなどが挙げられます。
こういった目的は対象となる人の悩みや会社としての課題を解決することを前提に考えると、ブレずに決めることができるでしょう。
目的が曖昧だと、面白そうだからといった基準で決めようとして企画内容がブレたり、成果の測定が難しくなったりするため、あらかじめ明確に決めておくのが大切です。
ターゲットと目的を決めたら、具体的に何をしていくかを決めていきます。
コンテンツを決める際はターゲットとなる人が参加しやすい仕組みを考えるのに加え、設定した目的を達成できるように計画していくのが大切です。
新入社員向けの研修なら、ビジネスマナー研修を実施したり、会話や交流が生まれるようにワークショップを取り入れたり、懇親会を企画するケースもあるでしょう。
自社商品を対外向けにPRするイベントであれば、設定したターゲットの性別や年代に合わせたトレンドを取り入れたり、サンプリングなどで商品に触れる機会を作ったりと、ターゲットとなる人の興味関心を引くコンテンツが必要になります。
なお、企画を考える際は、無理にゼロから考える必要はありません。
他社の成功事例など、うまくいっているものを取り入れることで、スムーズに効果を発揮できるイベントが企画できる可能性があります。
当メディアを運営している「会場探しコーディネーター」なら、運営物件で年間約1,000件のイベントサポートの実績から、イベント企画に役立つ会場の使用例などもご紹介可能です。
開催する会場でできることの中から、コンテンツを決められる主催者様も多くいらっしゃいます。
まずはいくつか会場を見て、インスピレーションを受けてみるのはいかがでしょうか。
開催日を決める際に考慮すべきポイントは、以下のような点が挙げられます。
基本的にはターゲットが参加しやすい日時を選択するのが、参加者を最大化するのには大切です。
例えば、採用系のイベントであれば求職者の活動に合わせて開催すべきですし、競合がイベントを実施している場合はターゲットや時期の重複がないかなども考慮すべき視点です。
屋外で実施するイベントであれば、台風や梅雨を避けた天候の安定する時期、季節に合わせた内容ならシーズンに合わせることが必要でしょう。
他にも社内の繁忙期を避けたり、他の重要な会議やイベントと重ならないよう、会社のスケジュールにも無理がないかを確認しながら決定するのがおすすめです。
会場選びは、参加するターゲットとなる人たちを考慮して選ぶのが基本です。
具体的には、以下のポイントが挙げられます。
アクセスは特に参加者のモチベーションを左右する、重要なポイントといえます。
設備や備品などは、開催したいイベントに役立つものが揃っているかを確認しておくと、会社や外部レンタルして持ち込む必要がなくなるので、イベント準備する際の手間を減らせるポイントとなります。
予算や参加者の都合、準備の段取りなどを考慮して、社内施設を使用するのか、外部会場を借りるかの判断も、この段階で行う重要な決定事項です。
予算は、必要経費を把握して、積み上げて設定していく形になります。
必要経費として具体的にかかってくるのは、以下のような項目です。
開催の目的などに合わせて、予算をかけるべきポイントは変わってきます。
収入がある場合は収支バランスを見ながら、実施可否を判断していくのがよいでしょう。
ここまで検討してきた6つの項目をまとめる形で、企画書を作成していきます。
企画書には、目的、対象者、日時、会場、予算、スケジュール、必要な準備物などを詳細に記載します。
なお、会場によっては内容の審査が必要な場所も存在するため、会場の検討段階でもある程度の情報をまとめた企画書を求められるケースもあります。
例えば、当社が運営している渋谷キャスト ガーデンなど、公開空地と呼ばれる屋外スペースでは、東京都の「しゃれた街並みづくり推進条例」に基づき運営しているケースがあるため、事前審査が必須となります。
審査に必要となる企画書の内容については、会場担当者に確認するのが良いでしょう。
具体的な企画書の書き方については、「成功するイベント企画書の書き方とは？会場運営のプロが教える6つのポイントも解説」でも紹介しています。
企画段階で決定した内容を実現するため、具体的な準備と実行を行うのが運営の役割です。
具体的には、以下の業務内容があります。
それぞれ確認していきましょう。
来場者にとって快適なイベントを実現していくためには、会場の動線やレイアウトが重要です。
会場のレイアウトは、参加者の人数、イベント形式などによって大きく変わってきます。
例えば、講演会なら椅子だけのシアター形式、ワーク型のセミナーなら机・椅子の必要なスクール形式、パーティなら円卓を利用した立食形式など、様々なスタイルが存在します。
参加者の動線や快適性を考慮し、机や椅子の配置、受付の位置、プロジェクターやスクリーンの設置場所などを決定します。
イベントの演出内容によって、必要な機材が変わってきます。
セミナーなら、マイクやスピーカーの他、映像を投影するならプロジェクターが必要です。
登壇者へスポットライトを当てるなら、照明機材も必要になるでしょう。
会場備え付けの機材を使えるなら、搬入出や設営の手間が省けるので、使用可能なら積極的に活用するとよいでしょう。
なお、不足している機材などは、外部発注も視野に手配を検討します。
大きな会場ほど、運営スタッフの人数や配置は非常に重要です。
受付、案内、機材操作など、必要な役割を洗い出し、適切な人数のスタッフを配置します。
その際、各スタッフの役割と責任を明確にし、シフト表の作成なども必要になるでしょう。
なお、社内の人員だけでは不足がある場合、警備・運営会社に委託するなどの方法が考えられます。
イベント開催の際には、参加者がスムーズに参加、イベント体験をしてもらうためにも制作物の準備は非常に効果的です。
案内状、名札、配布資料、看板など、必要な制作物をリストアップし、準備を進めます。
印刷物など自社で対応できるものから、看板やパネル制作が必要な場合は外注することも視野に入れて検討していきます。
特にデザインが関わるものは制作に時間がかかるものも多いため、早めに手配の段取りをすすめていくことが重要です。
イベント参加の人数を最大化させるためには、事前の告知活動が要になってきます。
社内イベントであっても、業務の調整などが必要になるため、早めの情報提供が欠かせません。
社内メールや掲示板など、適切な告知手段を選択し、必要な情報を漏れなく伝えます。
1度の周知で終わらせず、直前のリマインドなども含めて複数回実施するのがよいでしょう。
イベント後の改善に活かすため、参加者アンケートを準備します。
満足度や改善点など、必要な項目を検討し、回答しやすい形式で作成するのがポイントです。
例えば、イベントの満足度は5段階評価で選択してもらう形式にしたり、改善点なども予想されるものは選択式にすると回答を促しやすくなります。
具体的な意見を記入できる自由記述欄も設ければ、より具体的なフィードバックも得られるでしょう。
なお、アンケートの回答率を高めるためには、回答時間は5分～10分以内に終わるボリュームにしておくのをおすすめします。
運営マニュアルは、イベントを円滑に進行するために非常に重要な役割を担います。
イベントに関わる人は自社だけでなく、外注先の協力会社など多岐にわたります。
スタッフ全員が同じ方向を向き、一貫性のある運営を実現するためには不可欠です。
記載内容はタイムスケジュール、役割分担、緊急時の対応など、必要な情報をまとめていきます。
トラブル発生時の連携手段など、突発的な事象にも冷静に判断をしていくためにも、各役割の明確化や、緊急時の対応フローを明記することは重要です。
イベント当日は、全体の進行がスケジュール通りに進んでいくように時間管理をするのも運営の重要な役割です。
プログラムの遅延は参加者の満足度を下げるだけでなく、後の予定にも支障をきたす可能性があるからです。
ただし、イベントごとはトラブルなどのイレギュラーが起こるものです。
不測の事態は想定しつつ、定期的に進行状況を確認し、臨機応変に対応していく必要があるでしょう。
イベントを実施する際には、会場選びが非常に重要です。
会場選びのポイントや、よくある失敗例について解説します。
会場選びは、イベントの成否を左右する重要な要素です。
ホテルや会議室、イベントホール、ライブハウスなど、イベントができる会場は多岐にわたります。
イベントの目的や想定している規模、内容などによって選ぶべき会場は大きく変わります。
以下のポイントを考慮して選定するのがおすすめです。
参加人数が重要なら、収容人数に余裕のある会場を選ぶべきですし、展示物などの作りこみが多く、搬入作業が膨大な場合は、搬入出の条件を見たほうが良いでしょう。
必要な条件を組み合わせて絞り込みをしていき、効率よく探していくのがおすすめです。
会場を選ぶ際は、会場の立地やスペックを見て検討されるケースが多いですが、決定する前に会場を見学するのをおすすめします。
会場を実際に見学することで、図面やウェブサイトだけでは分からない細かな点を確認できるからです。
以下の点などを参考に、不明点などは会場担当者に尋ねてください。
実際に見てみるとイメージと違った、反対に思っていたよりも使い勝手がよさそう、などのギャップは少なからず存在します。
決定後のキャンセルでトラブルにならないためにも、現地に足を運んで疑問を解消しておきましょう。
ここまでイベントの企画から運営まで、イベントを実施するまでに必要な工程を一通り説明してきました。
ご想像の通り、イベントを一人で作っていくことは難しいです。
そのため、適切な協力を得ることが非常に重要で、それは社内だけでなく、必要に応じて社外の協力会社へ依頼することについても検討するべきでしょう。
この章では、イベント実施に向けて、準備の負担を少しでも軽減するために検討できる方法をご紹介します。
社内のイベント担当になる方の多くは、イベント以外の本業務を抱えながら対応することが多いのではないでしょうか？
本業と並行してイベントの準備を進めることは、大きな負担となります。
忙しくて時間が割けない、失敗したくない、できるだけ本業に集中したいという場合は、イベント制作会社に企画から実施までお任せすることが可能です。
当然コストはかかりますが、必要な段取りをすべて対応してくれるため、効率よくイベントを実施したい場合は検討すべきところでしょう。
なお、制作業務の範囲は会社によって異なるため、どこまで対応できるかどうかはあらかじめ確認するのがおすすめです。
企画やコンテンツ作りは自社で対応するけど、当日の運営は人手が足りない、などの課題を抱えている場合は、運営の専門会社に委託することで、当日の進行を任せながらイベントの質の向上が可能です。
運営会社利用の最大の利点は、豊富な経験に基づくリスク管理を行いながらのイベント実施力です。
会場内の誘導や受付スタッフなど、現場に入る人員の手配から教育まで、丁寧に対応してくれるため、安心して任せられます。
急病人の発生や災害時の避難誘導など、冷静な判断や的確な対応がもとめられる場面でも、経験に基づき適切な判断をしてくれるため安心です。
実施に当たっては事前に目的や内容をしっかりとすり合わせたうえで、どこまでを依頼すべきかを明確にしてくのが重要です。
実施の中でも特に大きな負担のかかる運営面を全面的に任せることで、本来注力すべきイベントの企画やコンテンツ作りに注力できるようになるでしょう。
外部の会場を借りてイベントを実施する際には、必ず会場設営や撤収作業が必要です。
社内の人員だけで設営をするのでは、時間が足りなくなる恐れや、他の準備に支障をきたす可能性もあります。
イベント会場によっては、会場準備に関わる業務を請け負うサービスを提供している場合があります。
設営などを会場に依頼しておけば、当日はコンテンツの準備や段取りの確認などに十分な時間を確保できるでしょう。
対応可能な業務範囲や料金は、会場によってルールが異なるため、会場下見の際などに詳しく確認するのをおすすめします。
当ブログを運営している会場探しサイト「会場探しコーディネーター」なら、掲載している会場の中からイベントの企画内容やご希望条件に合ったイベント会場をご提案可能です。
当社が運営にも携わっている会場を中心に掲載しており、どの会場でも会場設営やテクニカルオペレーター、ケータリングの発注など、イベント実施におけるサポートを幅広く提供しています。
企画段階からのご相談も承っておりますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
イベントの企画・運営は、慣れない方にとっては大きな負担となりがちです。
しかし、イベント企画と運営の違いや、実施までの全体像を理解したうえで、適切な外部リソースを活用することで、その負担を大幅に軽減することができます。
会場探しコーディネーターは、イベント主催者様のイベント準備をトータルでサポートいたします。
会場運営の経験や知識を活かして、会場選びから当日の運営に関わるアドバイスまで、プロフェッショナルのサポートを提供いたします。
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