「忘年会っていつ開催するのが一般的なんだろう？」
「会場予約はいつから始めれば良いの？」
そう悩んでいる幹事の方も多いのではないでしょうか。
忘年会の会場予約のタイミングを間違えると、希望の会場が取れなくなってしまう可能性があります。
この記事では、忘年会の一般的な開催時期から具体的な日程予想、会場予約のベストタイミング、さらにはより良い忘年会のための会場選びのポイントまで、幹事が知っておくべき情報を網羅的に解説します。
都内で中規模・大規模な忘年会の開催を検討している方は、【渋谷駅チカ】規模別イベントホール5選｜セミナー・展示会に最適な会場を紹介の記事もご覧ください。
忘年会の開催時期には一定のパターンがあり、多くの企業や団体が同じような時期に集中する傾向があります。
ここでは、最も一般的な開催時期について詳しく解説していきます。
忘年会の開催時期として最も人気が高いのは、12月中旬の金曜日です。
具体的には12月10日から20日頃にかけてが、全国的に忘年会のピークタイムとなっています。
年末が近づくにつれて仕事が忙しくなる企業や都合がつかなくなる人が多いため、ある程度余裕のある前倒しの時期に開催される傾向があります。
また、金曜日の夜であれば翌日が休日となるため、参加者が遅くまで楽しむことができ、翌日の仕事への影響も最小限に抑えられます。
ただし、この時期は会場予約の競争が最も激しくなるため、早めの準備が必要不可欠となります。
近年では、12月中旬の混雑を避けて、11月下旬から12月上旬にかけて忘年会を開催する企業も増加しています。
「早めの忘年会」は、会場予約の選択肢が圧倒的に多い点が一番大きなメリットでしょう。
人気の会場でも比較的予約が取りやすく、希望の条件に合った会場を確保しやすくなります。
また、参加者のプライベートな忘年会とのスケジュール重複を避けられるため、参加率の向上も期待できます。
忘年会の幹事に任命された人は、会場予約のタイミングも気になるところではないでしょうか。
参加人数や希望する会場の種類によって、最適な予約時期は大きく異なります。
10名から30名程度の小規模な忘年会の場合でも、遅くとも開催日の1ヶ月前には会場予約を完了させましょう。
「少人数だから直前でも大丈夫」と考えがちですが、12月は忘年会シーズンのため、小さな居酒屋や個室のある店舗でも予約が埋まりやすくなります。
特に、以下の条件を希望する場合は、より早めの予約が必要です。
人気な条件が重なるほど、予約の難易度は上がります。
1ヶ月より早い段階で検討すれば、会場選択肢が多い状態で、希望日程での開催も叶いやすく、余裕を持った準備ができるでしょう。
また、早期予約割引を提供している店舗もあるため、コスト面でもメリットも会社経費で実施するなら見過ごせません。
50名を超える大規模な忘年会や、ホテルの宴会場、地域で人気の高い飲食店を希望する場合は、開催日の2ヶ月以上前、できれば3ヶ月前からの予約準備を始める必要があります。
特に100名を超える大規模な忘年会では、対応可能な会場自体が限られているため、半年前からの準備が推奨されます。
ホテルの宴会場や専門のイベントスペースなどは、前年同時期から予約を受け付けている場合もあるため、継続的に同規模の忘年会を開催している企業では、年間スケジュールとして組み込むことも重要です。
また、大規模忘年会の予約においては、まず参加予定人数の概算を早期に把握することです。
正確な人数が決まらない段階でも、「80名から120名程度」といった幅を持った人数で仮予約を入れておき、会場規模は確定させたうえで、後日正確な人数で確定させる方法も有効です。
会場確保の心配がないオンライン忘年会であれば、開催日の直前でも十分に対応可能です。
特に、全国配送に対応した料理宅配サービスを利用すれば、急な開催決定でも参加者に統一感のある食事を提供できます。
オンライン忘年会の準備として重要なのは、ZoomやTeams等のオンライン会議ツールの設定、参加者への招待リンクの送付、そして食事や飲み物の手配です。
これらの準備は従来の会場予約と比較して手間が少なく、幹事の負担も大幅に軽減されます。
また、オンライン忘年会なら遠隔地の社員や在宅勤務者も気軽に参加でき、全社的な一体感を醸成しやすいというメリットもあります。
コロナ禍を経験した現在、オンライン忘年会は十分に定着した開催形式として多くの企業で活用されているのではないでしょうか。
都内で中規模・大規模な忘年会の開催を検討している方は、早目に会場を確保していただくために【渋谷駅チカ】規模別イベントホール5選｜セミナー・展示会に最適な会場を紹介の記事もご覧ください。
忘年会の日程調整は、幹事にとって最も頭を悩ませる作業の一つです。
参加者全員が満足できる日程を効率的に決定するための具体的なポイントをご紹介します。
忘年会の日程を決定する際に最も重要なのは、社長や部長などの役職者、重要な取引先担当者など、忘年会に欠かせない「必須参加者」のスケジュールを最優先で確認することです。
具体的な進め方として、まず必須参加者を5名程度に絞り込み、その方々に対して個別にスケジュール確認を行います。
その際、「12月の金曜日で都合の悪い日はありますか」といった聞き方よりも、「12月13日、20日の金曜日のうち、ご都合の良い日はありますか」など、候補日を絞って具体的な選択肢を提示するのが効果的です。
また、必須参加者のスケジュール確認は、他の参加者へのアンケート実施前に完了させておくと、後から日程変更をせずに済みます。
必須参加者のスケジュールを踏まえて、全参加予定者に対してアンケートを実施します。
既に必須の参加者でスケジュールが絞られているため、他の参加者も迷わず選択できるでしょう。
なお、アンケート実施時は、明確な回答期限を設定するのがおすすめです。
例えば、「来週金曜日までに」といった曖昧な表現ではなく、「11月20日（水）17時まで」のように具体的な日時を指定します。
また、期限の3日前と1日前にはリマインドメールを送信すれば、回答率も上がるでしょう。
大人数の日程調整を効率化するためには、日程調整ツールをうまく活用しましょう。
具体的には、「調整さん」「LINEスケジュール」「Doodle」などが挙げられます。
ツールを使用することで、アンケートの作成・配信から回答の集計まで、すべて自動化が可能です。
特に「調整さん」は日本語インターフェースで使いやすく、URLを共有するだけで簡単に日程調整が手軽にできます。
回答状況もリアルタイムで確認でき、未回答者への個別リマインドも効率的に行えます。
また、回答結果は自動的にグラフ化されるため、最適な日程の判断も容易になります。
忘年会の満足度を高めるには、会場選びも重要です。
参加者全員が満足できる会場を確保するためのポイントと、多様な選択肢について詳しく解説します。
忘年会で大切なのは、年齢・性別・嗜好の異なる参加者全員が楽しめる環境を提供することです。
料理のジャンルが重要な場合、和食・洋食・中華などの幅広いメニューが揃ったビュッフェ形式や、複数のコースから選択できるレストランが理想的です。
また、飲み放題プランについては、アルコール類だけでなく、ソフトドリンクの種類も豊富な会場を選択しましょう。
近年はお酒を飲まない参加者への配慮も重要になっており、ノンアルコールカクテルやフレッシュジュースなどの選択肢が豊富な会場が好まれています。
少人数の場合は個室など、プライベートな空間で開催することで、参加者同士の交流が深まり、普段話す機会の少ない部署間のコミュニケーションも促進されます。
加えて、駅から近い会場かどうかも、参加者の行き帰りに関わるため、確認しておきたいポイントです。
50名を超える大規模な忘年会では、ホテルの宴会場や専門のイベントスペースの利用が最適です。
これらの会場は大人数の収容能力があるだけでなく、プロフェッショナルなサービススタッフによる高品質なサービスを提供しています。
音響・映像機器も充実しており、会社紹介のプレゼンテーションや表彰式、余興での動画上映なども スムーズに実行できます。
マイクやプロジェクター、スクリーンなどの基本的な機材は会場に常設されているため、外部から持ち込む必要もないのは大きなメリットです。
また、ホテル併設の会場であれば、遠方からの参加者の宿泊手配も同時に行えるメリットもあります。
さらに、忘年会後の二次会会場も同じ建物内で確保できる場合が多く、移動の手間も省けます。
料理についても、ホテル直営のレストランが提供する本格的なコース料理を楽しむことができ、参加者の満足度向上に大きく貢献するでしょう。
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外部会場の予約が困難な場合には、自社オフィスでの開催も選択肢に入るでしょう。
オフィス開催の最大のメリットは、会場費用を大幅に削減できることです。
浮いた予算を料理やドリンクの充実に回すことで、コストパフォーマンスの高い忘年会を実現できます。
ケータリングサービスを利用すれば、料理の準備から片付けまでをプロに任せることができ、雰囲気を壊すことなく幹事の負担を大幅に軽減できます。
なお、オフィス開催時の際は、テーブルや椅子のレイアウト変更、音響機器の準備、ゴミの処理方法などを事前に確認しておくのがおすすめです。
また、近隣のオフィスへの騒音配慮や、セキュリティ面での対策も検討しましょう。
準備を適切に行えば、アットホームで温かい雰囲気の忘年会を開催できます。
在宅勤務の普及や全国に支社・営業所を持つ企業では、オンライン忘年会が新たな選択肢として挙げられます。
オンライン忘年会のメリットは、場所にとらわれず参加者に統一感のある体験を提供できることです。
技術的な準備も比較的シンプルで、ZoomやTeamsなどの一般的なオンライン会議ツールがあれば開催可能です。
ブレイクアウトルーム機能を活用すれば、小グループでの歓談時間も設けることができ、大規模な参加者でも意図的に密度の濃いコミュニケーションが実現できます。
忘年会を成功させるためには、開催時期の把握、計画的な会場予約、効果的な日程調整の3つの要素が重要です。
一般的な開催ピークは12月中旬の金曜日ですが、混雑を避けて11月下旬から12月上旬に開催するケースも増加しています。
会場予約については、少人数でも1ヶ月前、大規模な忘年会では2ヶ月以上前の予約が必須です。
また、日程調整では役職者の都合を最優先し、日程調整ツールを活用することで幹事の負担を大幅に軽減できます。
忘年会の開催会場も多様化しており、従来のホテルや専門イベントスペースに加えて、オフィスでのケータリング活用やオンラインも有力な選択肢となっています。
参加人数や予算、目的に応じて選ぶ会場は変わってくるでしょう。
選択肢をうまく活用することで、幹事の負担を軽減しながら、参加者全員が満足できる思い出に残る忘年会を実現できます。
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