「ミーティング」と「会議」——この2つの言葉の使い分けに迷った経験はありませんか？
同じように思える言葉でも、その目的や特徴には大きな違いがあるのです。
適切に使い分けることで、社内のコミュニケーションはより円滑になっていきます。
それぞれの特徴や違い、目的に合わせた使い分け方や効率的な進め方のコツを分かりやすく解説していきましょう。
後半では社外の会議室選びのポイントもご紹介しています。すぐに実践できる内容ばかりですので、ぜひ最後までお読みください。
多くの企業でミーティングと会議という言葉は、何気なく使われているのではないでしょうか。
一見すると同じ意味のように感じるこの2つの言葉には、実は明確な違いがあります。
それぞれの特徴を理解し、場面に応じて使い分ければ、ビジネスコミュニケーションはより活き活きとしたものになっていきます。
ミーティングは、情報を共有したり、新しいアイデアを出し合ったりするのを目的に、特定の課題やテーマについて少人数で話し合う場です。
基本的には上下関係にとらわれず、参加者全員が自由に発言できる雰囲気の中で対話を進めていくのが特徴です。
形式張らず自由な進め方ができるため、新しい発想が生まれやすく、問題解決に向けた話し合いも活発に行えます。
通常は1時間程度の短時間で行われ、その場で結論を急ぐ必要はありません。
会議は、組織として重要な判断を下したり、大事な案件を検討したりする公式の場となります。
出席者は役職や立場に応じて選ばれ、その議題に関わる関係者が一堂に会します。
あらかじめ決められた議題について、決まった手順で進めていくのが一般的です。
部門会議や経営会議など、目的によって規模は変わりますが、10名以上の大人数で行われることも珍しくありません。
複数の議題を扱うため、時には数時間に及ぶこともあるでしょう。
ビジネスにおけるミーティングは、その目的によって進め方や期待される成果が大きく異なります。
以下では、代表的な4つのミーティングの特徴と活用方法について解説します。
効果的なミーティングの実現には、これらの目的を正しく理解し、適切な形式を選択することが重要です。
発散型ミーティングは、新しいアイデアや解決策を生み出すためのブレインストーミングの場として機能します。
この形式では「質より量」を重視し、参加者の自由な発想を促すことで一人ではなかなか思いつかないようなアイデアの拡張が可能です。
特に新商品企画や課題解決の方向性を探る際に効果的で、出てきた意見を否定せず受け入れるなど、参加者が自由に発言できる雰囲気づくりがポイントとなります。
伝達型のミーティングは、主に業務の進捗報告や情報共有の場として活用されます。
チームメンバー全員が同じ情報を持ち、同じ方向を向いて進んでいくための重要な機会です。
報告は要点を絞って明確にすれば、ダラダラと間延びした時間の浪費を防げるでしょう。
事前の資料の準備や共有、質疑応答の時間を設け、一方通行の情報伝達で終わらないような工夫が必要です。
また、認識の齟齬がないように、重要事項は議事録として記録し共有しておくのが大切です。
判断型ミーティングは、会議とは違い、短時間で結論を出すことを目指します。
話し合いをスムーズに進めるには、入念な下準備が欠かせません。
必要な情報や選択肢を整理し、参加者に事前に共有しておくと、当日の話し合いが実りあるものになりやすいでしょう。
また、より良い結論を導くために、判断の基準を全員で確認し合い、それぞれの選択肢を公平な目で見極めていくことが大切です。
深化型ミーティングは、特定の課題について掘り下げて話し合う場です。
品質改善の取り組みや、組織の改革案を練るときなどに、参加者それぞれの専門知識や経験を活かした意見交換が生きてきます。
実りある話し合いにするには、テーマについてしっかりと下調べをしておくのが大切です。
また、様々な立場からの意見を積極的に取り入れれば、新しい気づきが生まれやすくなります。
議論した内容は整理しながら進め、最終的には具体的な行動計画を立てることを目標に、中身の濃い話し合いを進めていきましょう。
ミーティングや会議で失敗しないためには、適切な「開催場所」選びも重要です。
参加者が快適に過ごせたり、集中できる環境を整えれば、生産性の高い話し合いが実現できます。
ここでは、会議やミーティングの場所選びについて、重要なポイントについて解説します。
ミーティングの目的に応じて、求められる会議室の要件は大きく異なります。
例えばブレインストーミングなどアイデアを出したい場面では、自由な発想を促すためにホワイトボードや大型ディスプレイなどの設備があったほうが議論が活発化しますし、開放感ある空間のほうが独創的なアイデアも生まれやすいです。
また、動きやすい空間や、リラックスできる雰囲気づくりも重要でしょう。
一方、報告が中心となるミーティングでは、資料共有のための映像投影などができる環境だと同じ方向を向いて情報共有がしやすくなります。
スピーディな判断や深い議論が必要なミーティングでは、集中して議論を進めるために、コの字型や島型のレイアウトだと参加者同士の顔を見ながら話し合いが可能です。
同じ会議室でも、必要な備品や環境は変わってくるため、「目的を達成するためには何が必要か」を考えて場所を選ぶのがおすすめです。
会議室は参加人数に合わせて、適度な広さの空間を選びましょう。
ただし、参加人数に比べて広すぎる会議室は避けたほうがよいでしょう。
必要以上の広さがあると、集中力が散漫になったり、かえってお互いの声が届きにくくなったりするケースがあります。
逆に狭すぎると、参加者が窮屈な思いをして、自由な発想が生まれにくくなってしまいます。
また、部屋のレイアウトも大切な要素の一つです。
スクール形式、ロの字型、島型など、話し合いの目的に合わせた座席配置ができる広さがあるかどうかも、会議室選びの決め手となるでしょう。
昨今のビジネス環境では、対面とオンラインを組み合わせたハイブリッド形式のミーティングが一般的となっています。
このような形式に対応するためには、以下の設備や機能が重要となります。
また、ハイブリッド開催では、対面参加者と遠隔参加者の間で情報格差が生じないよう、照明や音響にも配慮が必要です。
特に、遠隔参加者の発言機会を確保するための工夫として、発言を促すファシリテーターの配置なども検討すべきポイントとなります。
ハイブリッド開催では、配信環境がイベントの質に直結するため、場所選びが重要になります。
希望する環境が整えられるかどうか、しっかりと確認しましょう。
せっかく良い環境を用意したとしても、ミーティングや会議の生産性を下げてしまう要因が存在します。
ここでは、生産性が下がりやすい主な原因と具体的な対策について解説します。
なぜ効率が下がってしまうのか、またどうすれば防げるのか。
形だけのミーティングで大切な時間を無駄にしないよう、一緒に見ていきましょう。
参加メンバーが多すぎると、一人一人の発言機会が減り、ただ座っているだけの人が出てきがちです。
特に、議題と直接関係のない人が多いと、発言を控える人が増えていきます。
その結果、話し合いも盛り上がらず、中心となるメンバーのやる気まで下がってしまいます。
解決策は意外とシンプルで、議題に直接関わる人だけを集め、それ以外の人には議事録で内容を共有するようにしましょう。
人数の目安として、新しいアイデアを出し合う場合は5〜6名程度、情報を伝える場合でも10名程度が適当です。
この基準を意識すると、より適切なメンバー選びができるはずです。
見学者として参加する人がいる場合も、なぜその人の参加が必要なのか、基準をはっきりさせておきましょう。
ミーティングの目的が不明確なまま進行すると、議論が本題から大きく逸れてしまったり、具体的な成果を得られないまま終了してしまいます。
また、参加者同士のゴールイメージがズレていると、議論が噛み合わない事態も発生するため注意が必要です。
基本的には目的は1つにしぼり、ミーティングのはじめにゴールイメージを全員に周知するのが大切です。
ただブレインストーミングでアイデアをたくさん出してほしいのか、ある程度の方向性まで固めたいのか、目的達成の判断基準を事前に決めておくと参加者もブレずに議論に参加できるでしょう。
時間管理をしないミーティングでは、重要な議題に十分な時間が割けなかったり、逆に些末な議論に時間を費やしてしまったりする可能性があります。
結果として、予定時間をオーバーするだけでなく、結論が導き出せずに次回に持ち越しになるなど、メンバーの貴重な時間を奪うことにもなりかねません。
対策としては議題ごとの時間配分を事前に決めておいたり、タイムキーパーの役割を設けるなどが挙げられます。
また、時間オーバーは原則禁止として、時間内に終わらせる意識を持ったほうが、建設的な議論につながるでしょう。
事前準備が不十分なまま開催されるミーティングでは、その場での情報収集や資料確認に時間を取られ、本来の議論に充てる時間が減少してしまいます。
また、参加者も準備が不足するため、その場での意見も出にくくなり、建設的な議論が難しくなります。
遅くとも1営業日前の午前中までにはアジェンダを共有しておき、全体像を把握しておいてもらうことに努めましょう。
参加メンバーによる資料の事前確認の徹底や、当日の議論のポイントをあらかじめ明確にしておくことで、当日スムーズに議論に入ることが可能です。
もし当日までに参加者側の準備が必要な場合は「〇〇についてアイデアを考えておく」など、具体的に指示をしましょう。
もし1つでも当てはまるものがあれば、適切な対策を講じることで、ミーティングの生産性は大きく向上します。
ぜひ積極的に取り入れて、満足度の高いミーティングを実施しましょう。
上手なミーティングの進め方には、いくつかのコツがあります。
実際の現場で使える工夫を、具体的な例を交えながらご紹介していきます。
明日から使える便利な進行のポイントを、分かりやすくまとめました。
ミーティングをスムーズに進行するためには、進行役となるファシリテーターの存在が重要です。
ファシリテーターの役割は、単なる時間管理にとどまりません。
参加者の意見を上手に引き出し、話し合いを実りある方向へ導く役目を担います。
うまく活用すれば、参加者の意見も活発になり、スムーズな進行が期待できます。
進行役に慣れている人材がチームにいれば、率先して依頼するのが良いでしょう。
話し合いを実りあるものにするには、決められた議題に沿って進めることが大切です。
ただし、決めた順序通りの進行にこだわりすぎて、形だけのミーティングになってしまっては本末転倒です。
状況に応じて、柔軟に対応するのも必要でしょう。
なお、その日の議題とは異なる大事な話題が出てきた場合は、別の機会を設けるのがおすすめです。
最初にミーティングのゴールをはっきりさせ、時々話の方向性を確認しながら進めることで、本筋から外れることなく話し合いを進められます。
全員が積極的に参加できる環境づくりは、ミーティングの質を大きく左右します。
特に、立場や経験の異なるメンバーが参加する場合は、「心理的安全性」と呼ばれる、誰もが安心して発言できる雰囲気づくりが大切です。
発言者の意見を否定せず受け入れたり、黙っている参加者には適切なタイミングで発言を促したりと、工夫が必要でしょう。
また、聞き手側も発言者の意見に対して、相づちや質問するなどして理解度を示すと、安心して発言できるようになります。
参加メンバー同士の接点があまりない場合は、アイスブレイクを活用して、心理的安全性の確保から始めるのもよいでしょう。
ミーティングの成果をしっかりと出すには、会話の記録と共有が不可欠です。
議事録は単なる発言の記録ではなく、決定事項や次のアクションを明確にするためのツールとして機能します。
決定事項と検討中の事項は明確に区別し、次にやるべき内容が決まった場合は、担当者と期限を明記するなど、誰が見ても把握しやすい内容を心がけましょう。
なお、最近ではAIを活用してスピーディに議事録や要約の作成が可能になっているため、チーム内での情報共有もよりスムーズに進められるでしょう。
ここまで、ミーティングと会議の違いから、効果的なミーティングの実践方法まで解説してきました。
会議は会社の意思決定の場である一方、ミーティングには「アイデア創出」「情報共有」「意思決定」「課題解決」という4つの主要な目的があります。
目的に応じて適切な形式を選択し、それに合わせた会議室や進行方法を選べば、より効果的な成果が得られます。
会議やミーティングの目的に応じて最適な外部会場をお探しの場合は、「会場探しコーディネーター」へご相談ください。
ミーティングの目的や参加人数に応じた最適な会場を、会場運営のプロの視点からご提案させていただきます。
最適な会場を選び、効果的なミーティングを実施してチーム間の関係性強化や効率的な業務推進をすすめていきましょう。