「発表会の会場、どこから探せばいいんだろう...」
「人数に合った会場を選ぶのが不安...」
「予算内で適切な会場が見つかるかわからない...」
そう悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
会場選びに迷った際は、まず発表会の目的と規模を整理することがポイントです。その上で、主催者側の視点と参加者の視点の両方から会場を評価することで、最適な選択ができます。
この記事では、発表会の規模ごとに会場を比較する際の重要ポイントを解説します。
発表会を成功させるためには、参加者にとっても主催者にとっても適切な会場選びが不可欠です。
特に重要な3つのポイントを押さえておくことで、会場選びのミスを防ぎ、満足度の高い発表会を実現できます。
すべての要素を完璧にそろえることは難しいですが、バランスよく考慮すれば、理想に近い会場を見つけられるでしょう。
発表会の会場選びでは、参加者となるメディアの方々がどれだけ会場に足を運びやすいかが重要です。
新製品発表会などは、いかにメディアに取り上げてもらえるかが、販売開始後の売れ行きを大きく左右するためです。
理想的には最寄り駅から徒歩10分以内の会場が望ましく、特に雨天時や夏季は参加者の負担を考慮する必要があります。
また、主要路線からのアクセスの良さも重視すべきポイントです。
特に都内であれば、山手線沿線内の会場が好まれる傾向にあります。
周辺環境も含め、立地条件は特に優先されるでしょう。
会場のキャパシティは、単なる最大収容人数だけではなく、必要な設備や備品を設置した後の実質的なレイアウトに即した収容人数で考えるべきでしょう。
基本的に会場HP上に公開されている収容人数は、消防法などに基づき作成されたベーシックな内容がほとんどです。
開催内容や演出機材の持ち込み有無などによっても、レイアウトは大きく変わり、収容可能な人数は変動します。
特に発表会では、前方にスチール撮影エリアや、会場後方にムービーのカメラ代を設置するなど、メディア向け特有のレイアウトになりやすく、収容人数は減りがちです。
発表会の利用実績のある会場であれば、過去のレイアウトを参考に現実的な最大収容人数を算出してくれます。
実態に即した内容を想定し、想定人数よりも多めの人数が収容できる会場を選ぶのが安心でしょう。
発表会では、プロジェクターやスクリーン、マイク、スピーカーなどの機材は必須となります。
他にも、写真や映像への映り方も気にする必要があるため、照明機材も必要になるでしょう。
さらに、より演出をしっかりと作りこむためには、プロジェクターの解像度や輝度など、機材スペックにもこだわる必要が出てきます。
また、昨今はインターネットでの配信も必須になってきているため、専用回線の有無も気になるポイントです。
会場既存の設備で対応可能な場合は、運搬費や設置費等がかからないケースが多いため、コストを抑えて実施可能です。
会場選びで重要なのは、発表会の規模に合わせて最適な空間を確保することです。
参加者数によって必要な設備や配慮すべきポイントが異なるため、それぞれの特徴を踏まえた選定が必要です。
規模別に適した会場を選べば、予算の効率的な活用と参加者の満足度向上ができるでしょう。。
以下では、それぞれの規模に合った会場選びのポイントを解説していきます。
小規模発表会の特徴は、比較的アットホームな雰囲気で、参加者同士の距離が近いことです。
会議室やレンタルスペースなど、フレキシブルな空間を活用することで、コストを抑えながら目的に合った会場設営が可能です。
スクリーンやプロジェクターなどの基本的な視聴覚設備が整っていれば、追加の機材レンタルも最小限に抑えられます。
一方で、狭すぎる会場は避けるべきです。
プレゼンテーションの見やすさを確保するため、最前列と最後列の距離にも配慮が必要です。
特にメディア向けの場合は、カメラスペースの確保も重要なため、想定されるカメラ台数なども考慮すべきでしょう。
中規模の発表会では、参加者の快適性と運営効率の両立が課題となるでしょう。
ホテルの宴会場や専門のイベントホールなどが適していますが、以下の点に注意が必要です。
特に、映像がしっかり見えるかは重要で、スクリーンの視認性確保のために、天井高は最低でも3メートル以上あることが望ましく、スクリーンも大きいほど安心です。
また、受付から会場内の座席まで、人の流れをスムーズにする動線設計にも気を配りましょう。
エントランス付近での混雑を避けるため、ホワイエが設けられている施設のほうが参加者の待機スペースを十分に確保できます。
また、メディアの参加者が増えるため、ビデオカメラ用の電源確保やカメラポジションの設定にも配慮しましょう。
大規模な発表会になってくると、安全性と快適性の確保が重要になります。
演出に力を入れた施工を実施したり、参加人数も多くなってくるためです。
希望する演出が叶えるためには、消防法や建築基準法などの法的要件も踏まえた会場選びが必要になります。
例えば、大型スクリーンや音響設備、照明設備など、専門的な設備が整った会場を選ぶことで、追加の機材レンタルや設営コストを抑えることができます。
また、バックヤードの広さも重要で、スタッフの待機場所や機材の保管場所として十分なスペースが必要です。
大規模なメディア対応が予想される場合は、専用の記者エリアや中継設備なども検討しましょう。
緊急時の対応も考慮し、複数の出入り口や避難経路が確保されている会場を選びましょう。
発表会を成功させるためには、単に広さだけでなく、様々な要素の総合的な判断が必要です。
本章では、会場選びの際に特に重要となる5つのポイントについて詳しく解説していきます。
ポイントを押さえておけば、参加者と主催者の双方が満足できる理想的な会場選びができるでしょう。
参加者の集まりやすさは、発表会の出席率に直結します。
発表会では、いかにメディアに取り上げてもらえるかが重要なため、参加率がイベントの成功を大きく左右します。
基本的には駅からの距離は徒歩10分以内が望ましく、カメラクルーなど機材を持ち込む場合は特に雨天時の参加者の負担も考慮したほうが良いでしょう。
また、最寄り駅が主要路線から離れている場合、アクセス方法の詳細な案内が必要です。
特に都内であれば、山手線沿線内の会場が好まれる傾向にあります。
基本的な設備・備品が充実している会場を選ぶことで、追加のレンタル費用を抑えられます。
必須の設備として、プロジェクター、スクリーン、マイク、スピーカーなどの音響機器が挙げられます。
特にプロジェクターは、解像度や輝度が重要なため、会場の明るさや規模に応じた性能のものが設置されているか確認しましょう。
また、インターネット環境（Wi-Fi）の有無や通信速度、電源コンセントの数と配置なども確認が必要です。
オンライン配信を併用する場合は、特に通信環境の安定性が重要になります。
持ち込みを減らせると、運搬費やレンタル料金のコストダウンにつながるだけでなく、既存設備の準備は会場側で設営からオペレーションまで対応しているケースもあるあため、時間や人員配置のコストも削減可能です。
発表会の効果を高めるには、会場内のレイアウトの自由度と、人の流れを考慮した動線設計も重要です。
柱の位置や形状が視界を遮らないか、座席からスクリーンまでの視認性は確保できるかなど、実際に現地で確認することをおすすめします。
また、受付から会場内、控室やトイレまでの動線が複雑に交差しないよう、配置を工夫する必要があります。
特に、芸能人の方など著名なゲストが登壇を予定している場合は、一般動線との明確な区別が必要になるでしょう。
スペース内ではステージを設ける場合、登壇者が十分に乗れるスペースがあるか、そのうえで見込める来場者の席を確保できるかなどの検証は必須です。
メディアが多数入る場合、前方にスチール撮影エリアや、会場後方にムービーのカメラ代を設置するなど、メディア向け特有のレイアウトになりやすいため、そのための十分なスペースも確保する必要があります。
イベントホールや貸しスペースでは、会場費以外にも、様々な付帯費用が発生することを念頭に置く必要があります。
基本料金に含まれる設備と、追加料金が必要な設備を明確に区分し、総額を把握することが重要です。
例えば、最大収容人数の机椅子などは基本料に含まれるが、プロジェクターなどの映像機材は別途料金となっていたり、備品はすべて別料金にしていたりと、会場によってルールが異なります。
また、時間外利用料金や、清掃費、ゴミ処理費なども事前に確認しましょう。
他にも、予約時の支払い条件（前金の有無、キャンセル料など）も、会場選びの重要な判断材料となります。
会場によっては、平日と休日で料金が異なったり、早朝・夜間の利用に割増料金が発生したりする場合もあるため、事前の確認が欠かせません。
最後に、会場側のスタッフサポートは、発表会の円滑な運営の大きな助けとなります。
設営・撤去時の立ち会いや、機材トラブル時の対応、当日の運営サポートなど、どこまでのサービスが提供されるのか確認しましょう。
特に初めて使用する会場の場合、経験豊富なスタッフのサポートは心強い味方となります。
また、緊急時の対応マニュアルや連絡体制が整備されているかも重要なポイントです。
発表会当日に想定外のトラブルが発生した場合でも、適切なサポート体制があれば迅速に対応できます。
特に大規模な発表会では、専門の技術スタッフが常駐している会場を選ぶことで、安心感が増すでしょう。
会場を実際に選定する際は、システマティックなアプローチで進めることが重要です。
ここでは、会場選定から予約確定までの具体的な手順とチェックポイントを解説します。
適切なプロセスで会場を選ぶことで、当日の円滑な運営が実現し、発表会の成功につながります。
イベント会場を適当に選んでしまうと「思っていたのと違う」と感じてしまう可能性があるため、必ず下見はしておきましょう。
会場の広さや機材は十分だとしても、実際の映像の見え方や、会場までの動線のわかりやすさなどは、実際に体感してみないとわかりません。
下見時に確認できるのであれば、以下の内容はチェックしておくと安心です。
プロジェクターやスクリーンの性能は、実際に投影テストを行って確認するのが理想的です。
また、大型の機材や装飾品を使用する場合は、搬入出経路の確認は必須です。
エレベーターのサイズと積載量、搬入口から会場までの経路の幅と段差、駐車場からの動線などをチェックしましょう。
加えて、養生の必要性や時間帯による搬入制限の有無も確認が必要です。
他にも、発表者や関係者の控室は、本番までの準備や休憩に不可欠なスペースです。
メイン会場との距離と動線、広さと収容人数、備品（机、椅子、ハンガーラックなど）、空調設備の独立性、セキュリティ（施錠可能か）などをチェックしましょう。
可能であれば、外注先のテクニカルスタッフや、ゲスト関係の担当者など、各役割の方も含めて、複数名で下見に行くのがおすすめです。
予約を確定する前に、以下の項目を必ず確認し、書面での確認を取ることをおすすめします。
まず、利用可能時間（準備・撤去時間含む）を明確にしましょう。
設営や撤去の都合で延長が必要になった場合、延長料金や対応可否も確認しておくと安心です。
また、最も重要なのはキャンセルポリシーです。
やむを得ずキャンセルや日程変更が必要となった場合のために、キャンセル料が発生する期日やパーセンテージなど、契約条件を把握しておきましょう。
また、当日の運営サポート体制や緊急時の対応方法、保険の適用範囲についても確認が必要です。
特に発表会では、メディア対応や機材搬入、リハーサルなどに十分な時間を確保する必要があるため、準備時間を含めた利用時間の設定には余裕を持たせましょう。
発表会の成功には、目的と規模に合った会場選びが不可欠です。
当社が運営する会場の中から、発表会に特に適した会場をご紹介します。
アクセスの良さ、設備の充実度、スタッフのサポート体制などを総合的に考慮し、多くの発表会で高い評価をいただいている会場です。
出典：https://kaijosagashi.theatre-workshop.co.jp/hikariehall/hallb/
ヒカリエホールは、渋谷駅直結の複合施設「渋谷ヒカリエ」の9階に位置するワンフロアのイベントホールです。
ホールAは1000名、ホールＢは300名規模でのイベントが可能で、都心の駅チカ会場でありながら、大規模な発表会にも対応できる施設です。
ホールAは広々とした空間で、大規模な企業発表会や新製品ローンチイベントに最適です。
一方、ホールBは親密な雰囲気が魅力で、セミナーや内覧会など、より焦点を絞ったイベントに適しています。
来場者動線と楽屋動線が分かれているため、登壇者や関係者は、来場者と交わることなく準備に集中できる環境が整っており、緊張感あふれる発表会の舞台裏でも安心して準備が進められます。
＼人気施設につき争奪戦必至／
スクランブルホールは、渋谷駅直上の複合施設「渋谷スクランブルスクエア」の15階に位置する会員制共創施設「渋谷キューズ」の中に位置するイベントホールです。
世界的に有名な「スクランブル交差点」を眼下に望む大きな窓ガラスからの眺望が大きな特徴で、単なるイベント会場を超えた、感動と創造を生み出す特別な空間です。
窓面には3面の大型スクリーンとプロジェクターも備え付けてあり、縦・横、そして斜めとフレキシブルなレイアウトが可能になっており、多彩な演出に対応しています。
共創施設ならではのイノベーションを生み出す発信拠点として、渋谷から世界に発信していく場にふさわしい会場です。
次世代の発表会にふさわしい、インパクトと革新性を備えた舞台をお探しなら、渋谷スクランブルホールの詳細をぜひご確認ください。
＼イノベーションを感じさせる発表の場をお探しなら／
P.O.南青山ホールは、南青山エリアに新設されたイベントホールです。
青山一丁目駅から徒歩2分の好立地で、南青山エリアの洗練された雰囲気に包まれたこのホールは、ブランド価値を高めたいあらゆる企業・団体の発表会に最適な環境を提供します。
発表会から展示会、さらにはライブコンサートまで、多種多様なイベントに対応可能な設計は、あらゆる演出を実現するフレキシブルさを提供します。
プレゼンテーションから製品のデモンストレーションやパフォーマンスまで、ご希望の演出に対応可能です。
また、1階のロビーと連動での利用も可能となっているため、入口からメインスペースまでの流れをシームレスに設計でき、来場者の体験価値を向上させることができるでしょう。
＼都内の洗練された新しい空間／
渋谷キャスト スペースは、渋谷駅BI出口徒歩1分、人通りの多い明治通り沿いにあるイベントスペースです。
このスペースの最大の特長は、常設された190インチの大型LEDディスプレイです。
従来のプロジェクターと異なり、登壇者がスクリーンを遮ることなく、鮮明で迫力ある映像表現が可能となります。
限られたスペースでありながら、プレゼンテーションのインパクトを最大化し、観客の記憶に深く刻まれる発表会を実現します。
また、スペース内には専用のバーカウンターも併設されており、来場者へのウェルカムドリンクの提供など、ゲストへのおもてなしも演出可能です。
印象的な映像表現と上質なおもてなしを両立させた会場をお探しの方は、渋谷キャスト スペースの詳細をぜひご確認ください。
＼都内の洗練された新しい空間／
Vlag yokohama Hall(フラグヨコハマホール)ホール&スタジオは、横浜駅直結の好立地で都心からの交通アクセスも良好なイベント会場です。
地上160m、7.5ｍの天井高、ガラス張りの眺望を活かした開放的な雰囲気のホールとなっており、明るく前向きな雰囲気の中で発表会を実現します。
地上160mから広がる横浜の街並みと海の景色は、ゲストに強い印象を残し、発表内容をより印象的に演出します。
また、ホールとスタジオを可動式壁で仕切ることで、ホールはイベント利用、スタジオはイベント後の懇親会会場として利用する等、さまざまな用途で利用可能です。
キッチン設備も充実しており、よりグレードの高い飲食を伴うイベントも実現できるでしょう。
横浜エリアでの発表会会場をお探しの方には、特におすすめの会場です。
＼都内の洗練された新しい空間／
発表会の成功には、目的に合った会場選びと、入念な準備が欠かせません。
これまで解説してきた会場選びの基準や、チェックポイントを参考に、理想的な会場を見つけていただければと思います。
参加人数や予算に加えて、アクセスのしやすさ、設備の充実度、スタッフのサポート体制など、様々な要素を総合的に判断することが重要です。
特に初めて発表会を担当される方は、経験豊富な会場スタッフのアドバイスを積極的に取り入れることをおすすめします。
当社では、お客様の発表会を成功に導くため、無料の会場相談サービスを提供しております。
ご要望やご不明な点がございましたら、お気軽にご相談ください。
豊富な実績を持つコーディネーターが、最適な会場をご提案させていただきます。
会場に関するご相談やお見積りのご依頼は、以下のフォームより承っております。ご予算やご希望の日程、参加人数などをお知らせいただければ、3営業日以内に担当者よりご連絡させていただきます。