採用活動やマーケティング活動の中でイベントを企画することになった際、
「イベントの企画書の書き方がわからない」
「イベントで他社との差別化を図るにはどうすればいいの？」
「社内で通りやすい企画書を作るポイントを知りたい」
このように考える方も多いのではないでしょうか。
本記事では、10年以上のイベント会場運営の経験や知識を踏まえ、成功につながる企画書の書き方を具体的に解説します。
企画書の基本構成から実践的なポイント、具体的な企画書作成のコツがわかります。
企画書は、イベント成功させるためには欠かせない要素です。
なぜなら、企画書は単なる計画書ではなく、関係者に対してイベントの価値を伝えるコミュニケーションツールだからです。
企画書は、社内で予算承認を得るための説得材料となり、関係者との認識共有や協力体制構築にも不可欠です。
実際に、綿密な企画書を作成することで、予算超過や当日のトラブルを未然に防ぎ、スムーズな運営が可能になったという事例もあります。
そのため、企画書作成には十分な時間と労力を投資する価値があります。
では、成功するイベント企画書に必要な要素とは何でしょうか？
効果的な企画書を作成するためには、6つの基本要素を押さえることが重要です。
それぞれの要素について、具体的に解説していきます。
企画書の表紙は、イベントの顔ともいえる存在です。
読み手が一目で内容を理解できる、シンプルでわかりやすい表紙を作りましょう。
必要な要素は、以下の３点です。
特にタイトルは、読み手の興味を引く「入口」となるため、イベントの魅力が伝わる表現を心がけましょう。
また、フォントの大きさや配置にもこだわり、見やすさを重視することで、読み手に好印象を与えることができます。
作成日や版数をきちんと記載しておくことで、修正を重ねる場合でも、どの版を見ているのか一目で分かり、関係者との混乱を防ぐことができます。
開催概要では、イベントの基本情報を簡潔かつ具体的に示すことが重要です。
目的は「なぜこのイベントを開催するのか」を明確に説明し、ターゲットは年齢層や職種など具体的な属性で示します。
目的については具体的に言えば、
などが挙げられます。
開催日時は対象となるターゲットが参加しやすい候補日を複数提示し、場所は収容人数や交通アクセスを考慮した会場を提案しましょう。
開催概要は意思決定者が最初に目を通す箇所であり、イベントの全体像を把握するための重要な材料です。
情報は簡潔に、かつ具体的な数字や事実を盛り込んで、判断しやすく分かりやすい記述を心がけましょう。
決裁者などに対してイベントの成功イメージを持たせるためには、企画段階でもある程度詳細な計画が重要です。
重要な要素は、以下の通りです。
コンセプト設計では、他のイベントの差別化ポイントを、自社ならではの特徴や、参加者が得られる価値、開催する意義などを端的明瞭に記載するのが大切です。
また、コンテンツ企画については、オープニングからクロージングまでの流れを各セッションの所要時間などとともに記載します。
参加者の動線計画なども明示しておくと、ユーザーがイベントを体験する一連の流れが見えやすくなります。
スケジュールは準備段階から当日までの進行はもちろん、実施後の効果測定までを含めて提案すると全体の動きが見えやすいです。
また、予算案は会場費や機材費、人件費や外注費、予備費も含めて計上しておくと安心です。
運営体制は社内だけでなく、外注先の会社なども含め全体を明記しておき、責任の所在や連絡経路などもわかりやすくなります。
企画段階では決まっていない内容も当然多くありますが、全体像を明確にしておくことでチーム全員が同じビジョンを共有できるようになります。
具体的であるほど、予算や運営体制にも説得力が増すため、妥当性を判断する材料として十分に機能を発揮するでしょう。
効果的な集客を実現するには、事前の宣伝計画と適切な情報発信が重要です。
集客プランでは、ターゲット層へのリーチ方法を具体的に提示します。
宣伝媒体はそれぞれ特徴が異なるため、企画するイベントやターゲットとの親和性などを鑑みて候補を決めていくとよいでしょう。
告知の際には、早期申し込み特典や、限定コンテンツの提供、紹介プログラムなど、ユーザーの行動を促すプランを設計すると、効果的に集客を促進できるでしょう。
また、宣伝用の素材制作やLPの準備、申し込みフォームの設置などの準備段階から、どれくらいの頻度で情報発信をするのか、効果測定のスパン、追加施策の検討時期など、全体のスケジュールもわかるようにするのもおすすめです。
なお、目標設定については、現実的な数値目標を設定することで、進捗を適切に管理可能です。
イベントの成功を客観的に評価するためには、イベントの目的に応じた明確な指標とその計測方法が重要です。
以下の要素を考えていくのが良いでしょう。
KPIについては参加者数や満足度、SNSでの拡散数など、測定可能な具体的数値目標を設定します。
また、売上や認知度向上などビジネス面での効果も予測し、投資対効果（ROI）を示すことで、予算承認の根拠となります。
定性的な効果についても、アンケート項目や測定方法を明確にすることで、イベント後の効果検証が可能となるでしょう。
開催した後の効果検証まで検討しておけば、次回以降も見据えたより戦略的な計画が立てられます。
参考データなどの資料は、企画の実現可能性を裏付ける重要な要素です。
企画段階では決まっていない要素が多いですが、過去の類似イベントのデータや、会場のレイアウト図、装飾イメージなどを添付することで、具体的なイメージを共有できます。
また、アンケート項目案や告知物のデザイン案なども含めることで、イベントの全体像がより明確になります。
ただし、情報過多による混乱を避けるため、ただの情報の羅列にならないよう、本質的な資料の選定を心がけましょう。
効率的に企画書を作成するためには、明確な手順に従って進めることが重要です。
以下、3つのステップに分けて解説します。
企画立案の第一歩は、イベントの本質を見極めることから始まります。
まず「なぜこのイベントが必要なのか」という目的を明確にし、「誰に何を届けたいのか」というターゲット像を具体的に描きます。
市場調査と競合分析を通じて、他にはない独自の価値を見出すことが重要です。
同時に、予算や人員配置の概算、想定されるリスクなども検討し、実現可能性を慎重に見極めます。
この段階で、関係者へのヒアリングや過去の事例研究を行うことで、より実効性の高い企画を作ることが可能です。
集めた情報と検討内容を、説得力のある企画書へとまとめていきます。
まずは企画書全体の構成を決め、各セクションで伝えるべき要点を整理しましょう。
その後、具体的な説明や数値データを加えていき、読み手を意識した分かりやすい文章に仕上げていきます。
企画書では、文章による説明だけでなく、必要に応じてグラフや図表などのビジュアル要素も加えることで、初見の人でもより理解しやすくなります。
完成後は、第三者に読んでもらい、分かりにくい点や改善点がないかチェックしてもらうことで、より企画書の質を上げていくことが可能です。
作成した企画書は、社内の決裁ルートに従って承認を得ていきます。
プレゼンテーションの機会がある場合は、企画のポイントを絞った説明資料を別途用意し、効果的なプレゼンテーションを心がけましょう。
承認プロセスでは、様々な質問や指摘が想定されます。
あらかじめ想定される質問の回答案は用意しつつ、出てきた要望や指摘に対しては誠実に対応しましょう。
必要に応じて企画書の修正を行うことで、企画の質が更に高まります。
最終承認を得た後は、関係者全員で内容を共有し、具体的な実行計画の策定へと移行します。
このように段階的にアプローチすることで、アイデアを確実に実現可能な企画へと発展させることが可能です。
各ステップで丁寧に検討と改善を重ねることが、イベント成功への近道となるでしょう。
なお、企画段階でお困りのことがあった場合、会場担当者に相談するのも１つの手段です。
多くのイベント開催のサポートをしている会場担当者なら、イベント成功のために具体的なアドバイスをもらえます。
効果的な企画書作成のために、実践的なポイントを詳しく解説します。
以下の6つのポイントを意識することで、説得力のある企画書が作成可能です。
イベントの成功には、明確なテーマと具体的なゴール設定が不可欠です。
まず、イベントの目的に沿ったテーマを設定し、そこから派生する具体的なコンテンツを企画します。
例えば、業界動向や参加者ニーズを分析し、競合イベントとの差別化要素を組み込みます。
また、参加者の期待を超える要素や、SNSでの拡散を促すような話題性のある企画も重要です。
実現可能性と独自性のバランスを取りながら、魅力的なコンテンツを設計しましょう。
成功するイベントの裏には、綿密なスケジュール管理があります。
準備期間は予想以上に時間がかかるものです。
そのため、企画書作成の段階から、各タスクの所要時間を適切に見積もり、余裕を持ったスケジュールを組むことが重要です。
特に、外部業者との調整や許認可の取得など、時間を要する作業は早めに着手します。
また、企画書自体も早めに作成し、修正や調整の時間を確保することで、より完成度の高い内容になります。
予算計画は企画書の重要な要素です。
会場費、人件費、広告宣伝費など、想定される費用を項目ごとに詳細に記載します。
特に、見積もりの根拠となる単価や数量を明示し、予備費も適切に計上することが重要です。
また、収入が見込める場合は、チケット価格設定の根拠や収支バランスも示します。
予算の妥当性を説明できる資料を準備することで、承認者の理解を得やすくなります。
説得力のある企画書には、充実した参考資料が欠かせません。
類似イベントの実績データや市場調査結果、会場の詳細情報などを添付します。
特に会場選定では、収容人数や設備、アクセス、費用など、複数の候補地を比較検討した資料があると説得力が増します。
また、実現可能性を示すため、協力会社からの見積書や提案書なども適切に活用しましょう。
イベントの成果を適切に評価するために、具体的な効果測定方法を企画書に含めます。
参加者数や満足度調査だけでなく、SNSでの反応や報道露出、売上への影響など、多角的な評価指標を設定しましょう。
特に、数値目標は具体的かつ現実的な設定とし、測定方法も明確に示してください。
また、測定結果の活用方法や次回への改善点の抽出方法も記載することで、PDCAサイクルを意識した企画となります。
企画書は単なる情報の羅列ではなく、読み手を説得するストーリーとして構成することが重要です。
なぜこのイベントが必要なのか、参加者に対してどのような価値を生み出すのかを、論理的に説明します。
データやグラフを効果的に用いながら、企画の必要性や実現可能性を示し、期待される効果まで一貫したストーリーで展開します。
読み手の立場に立ち、分かりやすい表現と視覚的な要素を適切に組み合わせることで、プレゼン相手を引き込むことが可能です。
ここまで、イベント企画書作成のポイントをご紹介してきました。
成功する企画書で大切なのは、改めてお伝えすると以下の３つです。