「初めてのイベント会場選び、どこから始めればいいんだろう...」
「予算内で条件に合う会場が見つかるか不安...」
「選んだ会場で当日トラブルが起きないか心配...」
このような不安や疑問を抱える方は少なくないでしょう。
この記事では、イベント会場レンタルの基本知識から実践的な選び方のコツ、会場運営者から視点での見るべきポイントを解説します。
ポイントを押さえれば、条件にぴったり合う会場を見つけ出し、当日のトラブルを未然に防ぐことができるでしょう。
ぜひ最後までお読みください。
イベント成功の決め手となるのは、企画段階での綿密な下準備です。
大量にある会場の選択肢の中から、ご自身の関わるイベントに最適な会場を選ぶためには、あらかじめ条件をしっかりと決めておくのが大切です。
まずは、会場を選ぶ際にまず押さえておきたい重要なチェックポイントについてご紹介します。
会場選びでは、イベントの目的をはっきりさせておくのが一番重要です。
例えば、展示会なら広い展示スペースと使いやすい搬入口が必須ですし、セミナーならどの席からも見やすいレイアウトや質の高い音響設備が欠かせません。
また、懇親会であれば参加者同士が自然に会話できる空間づくりや、料理の提供がスムーズにできるかが重要になってきます。
目的によって、優先すべきポイントは大きく変わるのです。
そのため、まずは以下の点を明確にするのがおすすめです。
特に、企業のブランドイメージと、イベントのグレード感、会場の雰囲気がマッチしているかどうかは、参加者のイベントに対する印象に直結します。
目的が決まったら、イベントの規模や参加人数を決めておく必要があります。
参加人数は、イベント会場の広さに直接かかわるためです。
ただし、単純に総人数で決めるのではなく、以下の要素も考慮に入れましょう。
会場選びでよくある失敗例として、予想以上の申込者数で会場のキャパシティを超えてしまうケースがあります。
また、HP等に掲載されている収容人数だけ見て選んでしまい、来場者間のスペースが十分に確保できないなど、参加人数に対して最適な会場を選べない事例もあります。
歩留まりだけを考慮せず、直前に申し込みが増加した場合の余力を確保しておくのがおすすめです。
会場費は、イベント全体の予算の中でも最も大きな出費の一つといえます。
予算を組む際は、以下の費用項目を必ず確認しておきましょう。
見落としやすい費用として、事前の下見にかかる会場料や、本番前のリハーサルにかかる料金なども覚えておくと安心です。
また、季節や曜日によって料金が変わることも頭に入れておくと、日程選びにも役立ちます。
会場費など最低限かかる費用と、時期や必要に応じて変動する費用を分けて考えておくとよいでしょう。
参加者にとってアクセスや周辺環境は、イベント参加のモチベーションに大きく影響します。
アクセス面では、以下のポイントを押さえておきましょう。
特に、全国から人が集まるなど、遠方からの参加者が多い場合は、新幹線や空港からのアクセスも考慮しておくと、来場者の負担を減らせます。
人気の会場は予約が取りにくく、予約開始と同時に埋まってしまうケースも少なくありません。
リピーターが多い会場ほど、この傾向が顕著になるため、空き状況の確認や予約開始のタイミングの把握は欠かせません。
具体的には、以下のようなイベントシーズンは問い合わせが集中しやすくなる傾向にあります。
大規模なイベント会場では1年以上前から予約解禁している所もあるため、会議室系では2か月前ほどで間に合う内容でも、規模が大きくなる場合は半年～1年前から検討し始めるのがおすすめです。
また、仮押さえの可能な期間や、キャンセルポリシーも事前に確認しておくのが重要です。
会場を選ぶ段階で、どれだけ理想の状態に近い会場を見つけられるかは、事前の準備が欠かせません。
本章では、イベント会場レンタルで場所を選ぶ前に確認すべき事項を紹介します。
会場予約の際、イベント当日や本番時間だけでなく、全体の準備や撤収の時間も含めたスケジュールで利用できるかどうかが重要です。
基本時間外で延長利用できるかどうかは、会場ごとに制限が異なるためです。
最低限、以下のような内容はあらかじめ確認しておくと、希望のスケジュールが実現できるかを判断しやすいでしょう。
特に大掛かりな施工を伴うイベントでは、前日準備ができるかどうかや深夜早朝の利用可否は重要です。
準備日料金で利用できる場合と、深夜早朝の延長対応とでは、利用料金や他のコストが大きく変わります。
全体の利用時間を想定して、対応できる会場を選びましょう。
イベントを実施する際には、机椅子や映像・音響・照明機材、電源など様々な備品や機材、設備が必要になります。
会場の備品や設備を利用する場合と、すべて持ち込む場合ではかかるコストが大きく異なります。
他にも、ケータリング用の準備スペースやキッチン設備、掲示物の設置可能個所など、会場ごとに条件が異なるケースが多いです。
持ち込みが必要な場合は、搬入経路の確認も忘れずに行いましょう。
イベント会場選びでは、本番時間以外の事前準備や撤去までスムーズに行えるかが重要です。
搬入出については、搬入経路やエレベーターのサイズ、荷捌き場や駐車場の利用可能台数や時間制限、搬入経路への養生が必要かどうかを確認しましょう。
また、設営に関しては会場利用のスタート時点で、会場がどのような状態かを確認しておくのがおすすめです。
会議室系の会場であれば、会場備品の机椅子やプロジェクターなどはセッティングされた状態のケースが多いです。
一方で、イベントホールなどでは基本的には、何もない状態から設営をスタートし、撤去時は原状回復させる必要があります。
会場の条件によって、事前準備などの全体のスケジュールも変わってくるため、必ず事前に確認しておきましょう。
イベントごとは、予期せぬトラブルや急な予定変更などによって、キャンセルせざるを得ない状況も起こるでしょう。
会場ごとにキャンセルや日程変更時のキャンセルポリシーが異なるため、必ず確認しておきましょう。
例えば、当社が運営している施設の中の「渋谷キャスト スペース」におけるキャンセル規定は、以下の通りです。
他にも、30日前、7日前、前日、当日などで段階的に分けている会場もあります。
また、天災など外部事由により会場を利用できなくなった場合など、不可抗力での中止によるキャンセル規定なども確認しておくと安心です。
加えて近年では、感染症に伴うキャンセルが相次ぎ、当時施設ごとに独自の体制を設けている事例も多くありました。
現在は緩和されている傾向にありますが、継続して施設ごとの独自ルールが存在する可能性もあるため、必要に応じて確認しておきましょう。
会場の下見で得られる情報は、イベント会場の決定を左右する重要なポイントです。
このセクションでは、見落としがちなポイントを紹介します。
イベント会場選びでは、単純に参加人数が収まるかどうかだけでなく、参加者の視点に立って当日の流れを具体的にイメージするのが重要です。
待機場所が無かったり、入口がわかりにくいなど、ストレスが溜まるポイントがあると、イベントの満足度が下がってしまうためです。
具体的には、最寄駅からのアクセスから、会場内での動きなどを想定しながら、実際に歩いてみましょう。
また、車椅子利用者や高齢者の来場が多い場合、段差の有無や、スロープの設置状況なども必ずチェックしましょう。
他にもファミリーやインバウンド向けのイベントなど、来場者の属性によって見るべきポイントも異なるため、参加者視点は忘れないようにしましょう。
インターネットの利用が当たり前になっている今、会場でも通信環境を整えている所が増えています。
感染症拡大以降、イベントのライブ配信なども主流になってきており、イベントでも通信環境を求める声が強まっているからです。
会場案内時にご利用者様からよく聞かれるポイントは、以下の通りです。
当社の運営している施設などでは、イベント専用の単独回線を引いている会場もあります。
また、イベント内容によっては、さらに回線の増強を求められるケースもあり、イベント用に臨時回線契約を結び、イベント当日に増設する主催者様もいらっしゃいます。
他にも、参加者向けに専用のWi-Fi環境を構築したいといった事例もあり、イベント専用に機材や環境構築の手配をすることも可能です。
特にWi-Fi環境は、スタッフ向けにバックヤードや控室周りのみ整備している会場もあるため、対象エリアなども確認しておくと安心です。
イベントの内容によっては、持ち込み機材が多く、電源容量が必要になるケースもあるでしょう。
特に、映像・音響・照明機器を使用する場合は、機材の消費電力に対応した電源が確保されているかが重要です。
また、参加者が各々PCを持ち込んで作業するようなケースの場合、電源の口数が足りなくなる可能性があるため、電源タップの貸し出しが可能かなども確認しておくとよいでしょう。
なお、容量が不足する場合に関しては、イベント専用の電源盤から電気工事で用意する必要性も生じてきます。
電気工事が必要な場合は、会場の指定業者への発注が必要になるケースもあるため、使用条件なども確認しておきましょう。
人が多く集まるイベントでは、空調の性能が参加者の快適さを大きく左右します。
特に夏季や冬季は体調不良者も出やすいため、空調の調整が容易かどうかは確認しておくとオペレーション上安心です。
スペース内で直接調整できる所も多くありますが、会場によっては管理事務所内でしか調整できず、都度調整の依頼が必要な場合もあります。
参加者が快適に過ごせるように、調整方法を事前に確認しておきましょう。
イベント会場の多くは、付帯備品として、様々な備品や機材レンタルを行っています。
テーブルや椅子、演台などのセミナーなどでよく使用する一般備品から、マイク・スピーカーやプロジェクターなどの機材も取り揃えているケースが多いです。
会場備品を利用するメリットは、搬入出の手間や運搬費等のコスト削減ができる点にあります。
また、会場備品の場合はセッティングまで依頼できるケースもあるため、設営の手間も省けます。
あらかじめ必要になる備品や機材はリストアップしておき、下見の時にイメージと相違が無いか確認しておくと安心です。
機材や運営備品の持ち込みがある場合は、必ず搬入出経路は確認しておきましょう。
駐車場や荷捌き場から会場までの経路や、エレベーターのサイズ、入庫可能な車両のサイズなど、持ち込みする物品のサイズや物量によって、細かく確認が必要になります。
特に、大型の機材や装飾物を想定している場合、経路上の狭い箇所など、図面上だけでは確認しきれないポイントもあるため、必ず現地を見るのをおすすめします。
イベント開催時の安全確保は、最優先事項として確認が必要です。
非常口の数や消火器・消火栓の位置、AEDの設置場所など、非常時に必要になるものの場所はあらかじめ把握しておくと安心です。
他にも、施設として救護室の用意がないケースもあるため、控室などを活用して救護室を作るなどの用意も視野に入れておく必要があります。
なお、非常時の対応に関しては、会場ごとにマニュアルや資料を用意しているため、必ず受領しておきましょう。
失敗しないイベントを実現するには、目的に合わせたイベント会場選びが欠かせません。
本章では、目的に応じて適した会場の特徴を、主要なタイプごとに紹介します。
実際に検討しているイベントが、どのケースに当てはまるかを確認してみましょう。
ホテルの宴会場は、周年記念パーティ利用や式典、表彰式など格式の高いイベントに向いています。
内装の豪華さから、比較的フォーマルなイベントで活用されているケースが多いです。
設備が充実しており、音響や映像・照明設備の他、キッチン設備も整っているため、食事の提供もスムーズなのが特徴です。
また、スタッフのホスピタリティが高く、質の高いサービスが魅力でしょう。
加えて、ホテルならではの宿泊利用の併用も可能な点が、遠方からの来場者が集まるイベントに重宝します。
ビジネス目的のイベントには、貸会議室やカンファレンスセンターが向いています。
会議、セミナー利用に特化した、実用的な設備が整っているため、プレゼン利用からグループワークまで、様々な形でのイベントに対応可能です。
シンプルな内装の会場も多く、参加者が集中しやすい環境づくりができます。
一般的に、ホテルや宴会場と比較すると時間単位の利用など、割安で利用可能で、予算管理がしやすいのが特徴です。
セミナー・研修の他、商談会や株主総会、社内会議など、様々なビジネスシーンで利用されています。
イベントスペースや多目的ホールは、自由度の高いレイアウトが組めるのが特徴です。
会議、セミナーの他にも、展示会や展覧会、プレス発表など、イベントジャンルを選ばず、幅広いイベントシーンに対応しているのが大きなメリットです。
多目的ホールの場合は1日単位での利用となるケースが多く、会議室などに比べると割高に感じるケースもありますが、広々とした空間で様々な演出が可能です。
ブランドの世界観を表現したいイベントや、参加者の印象に残る演出がしたい催しに最適です。
カフェやレストランの貸し切りについては、交流など雰囲気を大切にしたいイベントにおすすめです。
店舗ごとに特徴あるインテリアや空間に加え、プロのシェフによる本格的な料理も味わえるため、そのままでも特別感を演出できます。
飲食を前提とした貸し切り利用となるため、社内パーティや懇親会会場として選ばれる場合が多いです。
店舗の魅力を活かして、特別な装飾の持ち込みなどなしに雰囲気のある空間演出ができるのが魅力でしょう。
イベント会場のレンタルは、会場ごとに様々なルールが設けられています。
「会場探しコーディネーター」なら、当社が運営している施設を中心に、イベントホールの運営に精通した専門スタッフが、あなたの検討しているイベント利用に最適なイベント会場をご提案いたします。
会場の空き状況の照会から、内覧対応、イベントレイアウトのご相談など、会場利用に関するご相談を一気通貫でサポートしているため、初めてイベント会場を予約したい人でも安心です。
まずは些細なことでも、お気軽にお問い合わせください。