イベントの成功を左右する会場設営。
「自分たちで準備した方が費用は抑えられるけど、失敗しないか不安…」
そんな悩みを抱えていませんか？
会場設営には、手作りでの準備から専門業者への依頼まで、様々な方法があります。
でも、どの方法を選べばいいのでしょうか。
大切なのは、イベントの規模や目的、そして予算に合わせて最適な方法を見つけること。
この記事では、会場設営を5つのステップに分けて、それぞれの効率的な進め方をご紹介します。
はじめて会場設営を担当する方も、予算と日程を考えながら、ぴったりの方法を見つけることができます。
きっとあなたのイベントにも役立つ情報が見つかるはずです。
一緒に、理想の会場づくりを考えていきましょう。
会場設営には、イベントの形式や目的に応じて様々な作業が発生します。
そのため、適切な会場設営の段取りが、イベントの成功を大きく左右するといっても過言ではありません。
なぜなら、参加者の快適性や安全性、イベントの進行がスムーズに行えるかどうかは、会場設営にかかっているためです。
基本的な作業は、以下のような工程に分かれます。
なお、大規模コンサートや展示会などになってくると、ステージ施工や特殊効果の演出、ブース施工なども加わり、より専門的な設営が必要になります。
会場設営では、規模により複数の関係者が同時に動いていくことになるため、全体の流れを把握して、適切な段取りを組むのが大切です。
会場設営の流れがわかったとして、実際に自分たちでどこまでできるか不安に思う方も多いでしょう。
イベント会場の設営は、必要に応じて外部業者に委託することも可能です。
本章では、自社で対応する場合と外部委託する場合のメリット・デメリットについて解説します。
比較しながら、開催予定のイベントではどちらが合っているかを検討してみてください。
自社での会場設営運営におけるメリットとデメリットは、以下の通りです。
最もインパクトのあるメリットは、コスト削減でしょう。
外部委託と比較すると、イベントそのものにかかる人件費は大幅に減らせます。
また、外部委託の場合には当日の変更が柔軟に判断できない場面でも、自分たちで判断して即座に対応可能です。
さらに、社内で完結させ経験者を増やしていけば、イベント運営に関するノウハウの蓄積委につながり、次回以降のイベント開催をより洗練させていくことが可能です。
一方で、通常業務に加えて設営作業が発生するため、特に規模の大きいイベントでは担当するスタッフに相当な時間と労力が必要となります。
また、専門的な知識や経験が不足している場合、予期せぬトラブルが発生するリスクも高まるでしょう。
特に音響や照明などの技術的な設備の取り扱いには、専門的なスキルが求めらるため、万が一機材トラブルが発生した場合に、即座に対処できないリスクがあります。
イベントに関わるスタッフの習熟度なども、自社で完結させるかどうかの判断のポイントになるでしょう。
会場設営を外部委託する場合のメリットとデメリットは、以下の通りです。
一番の利点は、イベントのプロによる確実な設営が期待できる点です。
経験豊富なスタッフにより効率的に作業が進んでいくため、質の高い会場設営が実現できます。
また、人員や備品・機材の手配も依頼できるため、社内でのリソースも削減可能です。
本来の業務やイベントのコンテンツなど、より重要なタスクに集中できるようになります。
イベント全体の質を高めるのには、外部業者の活用は最適です。
デメリットとしては、まずコストの増加が挙げられます。
規模にもよりますが、自社運営と比べて1.5〜2倍程度の費用が必要となることも珍しくありません。
また、事前の見積内容に含まれていないような細かな要望や当日の急な変更に対して、追加費用が発生する可能性もあります。
加えて、会場との調整や打ち合わせなど、一定のコミュニケーションコストも必要な点には留意しておきましょう。
会場設営を自社で完結させるか、外部委託するかの判断は、イベントの規模や性質によって判断することが重要です。
一般的な目安として、参加者50名未満の小規模なイベントであれば、自社での運営が効率的です。
机や椅子の配置など、基本的な設営作業は少人数でも十分に対応可能だからです。
一方、100名を超える規模のイベントや、展示会のような専門的な設営が必要な場合は、外部委託を検討すべきです。
特に、以下のような場合は、専門業者への依頼したほうが安心でしょう。
50〜100名規模のイベントについては、会場が提供する基本的な設営サービスを利用しながら、追加の設営作業を自社で行うハイブリッド型の対応も効果的です。
この場合、専門的な作業は会場スタッフに任せつつ、装飾や案内表示の設置など、比較的簡単な作業を自社で行うことでコストを抑えることができます。
自社で対応する場合も、外部へ委託する場合も、会場設営の段取りを知っておくのは大切です。
流れを理解しておけば、社内外共に適切な指示出しができるようになるためです。
本章では、会場設営に必要な手順を5ステップに分けて説明します。
イベント会場の設営は、会場の備品をどこまで使えるかや、会場側での設営可否の確認を先にしておくと安心です。
多くの会場では、基本的な机や椅子、音響設備などが備え付けられていますが、利用可能な範囲は会場によって大きく異なります。
まずは会場の設備リストを入手し、必要に応じて実際に現地で確認するのが大切です。
また、会場側でどこまで対応可能かの確認も必須です。
基本レイアウトの設営は会場側で行ってくれる場合もあれば、完全に主催者側での対応が必要な場合もあります。
当社の運営している施設では、イベントホールでは設営専門スタッフの手配していたり、主催者様ご自身で設営する際のサポートをしていたり、会場規模によって最適な対応をしています。
また、看板の設置や装飾に関する規制、搬入出の可能な時間帯なども、この段階で確認しておきましょう。
搬入・搬出経路の確認は、備品搬入や施工物の持ち込みの際に特に重要です。
利用する会場でどのようなイベントを行うか、具体的なイメージを持ちながら、必要な確認をしていきましょう。
会場の基本情報を把握したら、具体的なレイアウトの作成に移ります。
参加人数に応じたレイアウトを決める際は、単に机や椅子の配置を考えるだけでなく、参加者の動線を意識しましょう。
受付から座席までの導線、休憩時のトイレや喫煙所がどこにあるのか、緊急時は避難経路を使って対応するのかなど、様々な動きを想定した設計が必要です。
また、受付周辺の混雑具合や、飲食があるイベントでは作業スペースや、転換時の参加者の待機場所なども考慮するのがおすすめです。
加えて、イベント内容に応じて会場ごとに消防法上で定められた通路幅を守るなど、会場のルールにも従う必要があります。
例えば、シアター形式で客席を配置する場合、椅子を固定連結させる必要があったり、横並びの客席数に応じて前後の椅子の通路幅を設定したりと、細やかな指定があるケースもあります。
他にも、来場者には見えない部分で、登壇者の控室や運営スタッフの休憩所、荷物置き場などの配置も頭に入れておきましょう。
会場のレイアウトが作成出来たら、レイアウトを設営していくために必要となる備品をリストアップしていきましょう。
一般的なセミナーなどのイベントにおける、必要な備品は以下の通りです。
まずは会場で保有している備品を優先的に使用していく想定で考え、不足している分を外部調達すると、備品にかけるコストを最小限に抑えられるでしょう。
会場の備品を使用すれば、レンタル料金が発生したとしても、運搬費や運搬のための人件費はかからないため、時間的にもコスト的にも節約につながります。
なお、外部調達する場合は、レンタル、購入、持ち込みなど、コストと使用頻度を考慮して選択します。
レイアウトイメージや必要な備品が決まったら、設営にかかるスケジュールを検討しましょう。
まずは、会場の利用可能時間を把握しましょう。
早朝搬入が可能か、前日設営が可能かなどによって、スケジュールは大きく変わってきます。
また、他の利用者との共有スペースがある場合は、その利用時間も考慮に入れる必要があります。
そのうえで、効率的に会場設営していくためには、本番・リハーサル時間から逆算して考えていくのが大切です。
当社の運営している施設での設営時間は、リハーサルまで2時間程度を見込んでいただくケースが多いです。
また、備品を持ち込む場合は、搬入出の時間も想定に入れておく必要があります。
基本的な備品は会場のものを使用し、ステージや客席を並べることを優先して進行していきます。
ステージが組みあがり次第、音響や映像関係の調整、全体が出来上がってきたら順次、受付回りなどの運営に関わる準備を進めていくのが良いでしょう。
なお、スケジュールを組み際は、トラブルが発生することも考慮して、予備時間は確保しておくと安全です。
本番当日は、設営が予定通りに進んでいるかの進行管理が欠かせません。
設営作業をする前に、事前に決めたレイアウトが最新の情報かどうかは、設営に関わるメンバー間でしっかりと共有・すり合わせを行いましょう。
良くある事例として、外部業者に設営を依頼する際に、最新のレイアウトが共有されずに、古いレイアウトのまま設営されてしまった、などのトラブルは起こりがちです。
また、テクニカル関係は、動作チェックなどを行い、不具合が無いかを1つずつチェックしていきましょう。
担当領域のスタッフとコミュニケーションをとりながら、スムーズに設営していきましょう。
なお、本番終了後の撤収の段取りも事前にスタッフへ共有しておくと、スムーズに撤去作業ができます。
備品の返却場所や方法、ごみの分別、処理の可否、原状回復の基準など、チェックリストにしておくと安心です。
ちなみに、会場管理の視点では、非常口や消火設備を設置物で塞いでいないかなど、安全管理にもぜひ配慮をしていただきたいです。
当日万が一、火災や地震などの災害で避難が必要になった場合、動線阻害されていると適切な対処ができず、人命にかかわるからです。
会場スタッフとも協力しながら、安全安心の会場設営を心がけましょう。
会場設営の段取りができたら、自社ですべて対応するのか、外部スタッフに依頼するのかなどを判断していきましょう。
しかし、設営スタッフの手配といっても、方法は様々です。
最後に、設営スタッフの手配の方法やそれぞれの特徴などについて解説していきます。
自社の業務の中でアルバイトスタッフを単発で採用していたりする場合は、直接採用する方法が考えられるでしょう。
ただし、バイトスタッフの活用は、コスト面で効率的ですが、適切な人員選びと指示が重要です。
なぜなら、普段の業務に対応したスタッフが、必ずしもイベントに慣れているとは限らないためです。
そのため採用時には、イベント設営経験者を優先的に選ぶようにしましょう。
未経験者を採用する場合は、作業内容を具体的に説明し、体力的な負担があることを事前に伝えておく必要があります。
人数の目安として、100名規模のイベントの基本的な設営では、4〜6名程度のバイトスタッフがいるでしょう。
なお、複雑なレイアウトが必要な場合は、より多くの人員が必要になることもあるため、作業内容を洗い出して、適切な人数を決めるのがおすすめです。
設営スタッフの手配は、利用する会場に直接依頼する方法もあります。
会場スタッフに依頼できるメリットは、会場機材や備品に精通しているスタッフが対応するため、初めて対応するスタッフより少人数でも効率的に設営対応が可能な点です。
会議室では基本レイアウトは事前に設営してもらえるケースが多いですが、イベントホールなどの場合は別途料金となる場合もあります。
また、追加作業が発生したり、拘束時間が長くなる場合は追加の料金が発生する可能性もあります。
会場担当者との打ち合わせの際に、作業内容や作業可能時間などは事前に確認しておくと安心です。
会場備品以外にもたくさんの備品を持ち込むことが想定されるような場合は、イベント設営の専門会社に依頼するのも1つの方法です。
イベント設営に精通したスタッフが対応するため、大規模イベントや特殊な設営が必要な場合に適しています。
また、持ち込みの備品を使った設営などは、会場側は設営を請けられないケースもあるため、そのようなシーンでも活躍するでしょう。
他にも、運営会社へ本番時のスタッフ派遣を依頼している場合は、会場設営も一緒に対応してもらえる可能性もあるため、相談してみるのもおすすめです、
なお、見積もりを依頼する際は、イベント規模や作業時間、作業内容などを詳しく伝えましょう。
複数社から見積もりを取りつつ、サービス内容や金額を比較検討してみてください。
「初めてでどこに依頼したらいいかわからない」といった場合は、当社にご相談ください。
会場設営には、予想以上の労力と専門知識が必要です。
本記事でご紹介したように、設営方法の選択から実際の作業まで、考慮すべきポイントが数多くあります。
特に初めて担当される方にとっては、どの部分を自社で行い、どの部分を外部に依頼すべきか、判断が難しい場合も多いでしょう。
そんな不安や悩みを抱えるみなさまに、朗報があります。
当社の「会場探しコーディネーター」は、数多くのイベントをサポートしてきた会場運営の経験者が揃っています。
お客様の予算や目的に合わせて、最適な会場選びから効率的な設営プランまで、きめ細やかなサポートが可能です。
会場探しコーディネーターにご相談いただければ、設営に関する様々な課題を解決し、スムーズなイベント運営を実現することができます。
まずはお気軽にご相談ください。