イベントの進行表作りがはじめてで、何を書けば良いのか分からず不安を感じていませんか？
この記事では、進行表の基本的な書き方から、作成する際の注意点まで解説します。
進行表をしっかり準備することで、イベント当日のトラブルを未然に防げます。
ぜひ、最後まで読んで、スムーズな運営を実現しましょう。
イベント進行表は、イベント全体の流れを時系列順に沿って記載された資料で、当日のスムーズな運営には欠かせない計画書です。
時間の流れに合わせて、「何を」「誰が」「どこで」行うのかを詳細に記した手引書になります。
進行表を作成することで得られる具体的なメリットは、以下の通りです。
逆に進行表なしにイベントを進めてしまうと、スタッフ間の連携不足やスケジュールの遅れなど、様々なトラブルが発生するリスクがあります。
とりわけ大規模なイベントでは、関わる人数が多いため、情報を正確に共有することがより一層大切になります。
効果的な進行表には、以下の5つの要素が不可欠です。
それぞれ解説していきます。
まずは、イベントの全体像を把握するための概要を記載します。
イベント概要は、イベント関係者全員が同じ認識を持つために必要な情報です。
具体的には、イベントの目的や開催日時、会場情報の他、参加人数や対象者の情報、主催者と関係者の連絡先などを記載します。
なお、本番時間や会場の利用時間なども併せて記載しておくと、全体スケジュールの大枠がつかみやすくなります。
タイムスケジュールは、時間の流れに沿って全体の動きを把握するために重要です。
時間通りの進行や、円滑な運営のためには必須の情報になります。
会場の利用スタートから搬入、設営、リハーサル、プログラムの実施スケジュール、休憩、予備時間、撤去、搬出と、全体の流れがわかるように時系列に沿って記載していきます。
なお、記入の際は、プログラムごとの所要時間を明記するほか、休憩時間や準備時間の確保を明記しておきましょう。
また、予備時間を設定しておくと、万一のトラブルや進行遅延の際に調整しやすくなります。
役割分担表では、担当者名と各担当者の業務内容を明確に記載します。
スタッフ全員がお互いの役割を理解していれば、助け合いながらスムーズに動けるからです。
具体的には、役職、担当者氏名、主な役割、連絡先を明記しましょう。
例）
|
役職 |
担当者 |
主な業務 |
連絡先 |
|---|---|---|---|
|
統括責任者 |
山田●● |
全体進行管理 |
090‐XXXX‐XXXX |
|
ディレクター |
鈴木△△ |
ステージ進行管理 |
080‐XXXX‐XXXX |
|
受付担当 |
佐藤■■ |
受付業務 |
090‐XXXX‐XXXX |
大きなイベントになるほど、外部業者との連携も欠かせません。
誰がどの役割をになっているのか、責任の所在を明確にするためにもしっかりと記載しましょう。
会場見取り図は、イベント会場の利用計画を可視化した資料です。
搬入経路やトイレ・控室など、会場の全体像がわかるようにすることで、スムーズな動きや安全確保がしやすくなります。
搬入用のエレベーターやトイレ、消火器の位置などの他、機材関係の配置や電源、コインパーキングや近隣施設の情報も網羅しておくと安心です。
各ブースの配置や来場者動線、非常口なども図示しておくことで、当日の動きが具体的にイメージしやすくなるでしょう。
緊急時のトラブルシューティングや対応フローは、必ず盛り込みましょう。
参加者の安全確保と、迅速な対応のためには全員での共有が必要不可欠だからです。
避難経路や救護体制、関係機関の連絡先など、網羅的に記載しましょう。
また、トラブル発生時の報告フローなども記載して、どのケースで誰と連携すべきかを明確にしておくのが大切です。
効率的に進行表を作成するための手順を、4ステップに分けて説明します。
1つ1つ順を追って作成すれば、迷わずに作れます。
まずは基本の流れを押さえておきましょう。
まずは、イベントの目的や規模を明確にします。
参加者数や会場の大きさによって、必要なスタッフ数や時間配分が変わってきます。
その後、開催日時や場所、参加予定人数などを確定していきます。
主催やスタッフ、出演者など、主要な関係者のリストも作成しておくと次の工程でスムーズです。
各スタッフの専門性や経験を考慮しながら、適切な役割分担を行います。
全体統括以下、必要なセクションを洗い出し、それぞれ割り振りを行いましょう。
割り振りの際、特に重要な判断が必要なポジションには、経験者を配置するのがよいでしょう。
このように適材適所で人員を配置することで、イベント当日の運営がより確実なものになります。
イベントの時間の流れを、始めから終わりまで細かく組み立てます。
プログラムごとの時間配分を明確にし、準備時間や余裕を持たせることで、当日の遅れや混乱を防げます。
以下の要領で時間をすべて書き出していきましょう。
スケジュールを組む際は、15分単位で具体的に記載にしていくと、より精度高く作成可能です。
時間の見える化により、スタッフ全員が同じペースで動け、スムーズなイベント進行につながるでしょう。
記載する情報がすべて整理できたら、誰が見てもわかりやすいフォーマットを作りましょう。
スタッフ全員が一目で理解できる内容であれば、当日の動きがスムーズになり、ミスも防げます。
以下のポイントを抑えておくと、わかりやすい資料が作れます。
わかりやすく整理すれば、当日全員が自信を持って動けるようになります。
イベントの進行表は、作成時に気を付けたいポイントがあります。
進行表は単なる予定表ではなく、スムーズな運営によってイベントを成功させるための大切なツールです。
最大限に活用するために、より実践的で信頼できる資料を作りましょう。
イベントの時間配分では、必ず余裕を持たせましょう。
予定通りに進まないことは当たり前と考え、ゆとりある時間設定が必要です。
たとえば、以下のような設定が望ましいです。
特に会場の使用時間は必ず守らなければならない制限なので、慎重に計画を立てる必要があります。
余裕を持った計画を立てることで、突発的な出来事があっても慌てることなく対応できます。
緊急時の対応手順は、必ず進行表に組み込んでおく必要があります。
イベント中は、予期せぬ事態が起こりがちです。
そのような時に備えて、全スタッフが同じ対応を取れるよう、あらかじめ準備しておくことが大切です。
起こり得る事象ごとに対応策を明確にしておけば、いざというときも落ち着いて行動できます。
進行表は作って終わりではなく、全員で読み合わせをすることが大切です。
書面だけでは伝わりにくい細かな動きや、現場での実際の状況との違いを事前に見つけられます。
また、スタッフそれぞれの経験から、より良い提案が生まれる場合もあるでしょう。
司会なら時間内に案内が終わるか、受付なら参加者の集中する時間を考えた配置か、運営リーダーなら休憩時間の配分は適切かなど、それぞれの役割を全うできる進行になっているかを見ていく必要があります。
全員で見直すことで、当日の動きがより確実になり、チームとしての一体感も生まれます。
イベント進行表は、新しく一から作るより、過去の進行表を土台にすると効率的です。
似たようなイベントの進行表があれば、基本的な構成や注意点はすでに盛り込まれています。
また、過去の改善点や失敗から学ぶことで、イチから考えるより良い進行表が作れます。
前回の進行表の他、反省会の記録を確認したり、同じ会場なら設営手順を流用したりなど、過去の情報は積極的に活用しましょう。
進行表の作成で迷いが生じた際は、遠慮せずにベテランスタッフに相談するのがおすすめです。
経験豊富なスタッフは、書面には表れない現場のコツや、予想外の事態への対処法を知っています。
参加者が多いときの待機動線の作り方の他、過去に起こったトラブル事例など、現場を経験した人にしかわからない情報はたくさんあります。
また、過去に利用したことのある会場であれば、会場担当者に聞けば、より具体的な情報を確認できるでしょう。
経験者の知恵を上手に活用して、トラブルを未然に防ぐ計画が立てられます。
しっかりと準備した進行表があれば、イベントの失敗を避けられる確率は高まります。
参加するスタッフも安心して業務に取り組めるため、参加者の満足度を高めることにもつながるでしょう。
進行表作成や会場選びにお困りでしたら、私たち「会場コーディネーター」へご相談ください。
20施設の運営と年間1000件以上のイベントに携わってきた経験を活かし、皆様のイベントの成功をサポートいたします。